Módulo de Compras e Pedidos
Visão Geral
O Módulo de Compras é um módulo novo do Sistema Rabi. Antes dele, o sistema não possuía um fluxo formal de compras — a clínica controlava a reposição de produtos manualmente. A primeira versão, entregue em agosto/2026, coloca no ar o registro de pedidos de compra e o envio ao fornecedor, com controle de acesso por permissão própria (COMPRAS). A visão completa do módulo — previsão automática do que comprar, cotação de preços e faixas de valor configuráveis por nível de alçada — segue sendo construída nas próximas versões. A aprovação por nível de alçada na Central de Notificações (#559) já está em produção desde 03/09/2026, e o recebimento com NF-e do fornecedor (#391) está em produção desde 08/09/2026 — completo (conferência, parcelas e estorno) desde 09/10/2026 (#629) — ver Notas Fiscais de Entrada.
O objetivo é dar à clínica controle total sobre o que compra, de quem compra, por quanto e quando, evitando falta de produtos essenciais e compras feitas sem critério.
O que já está disponível (1ª versão — ago/2026) ✅ Novo — ago/2026
- Pedidos de compra: criação e gestão de pedidos de compra dentro do sistema.
- Envio ao fornecedor: o pedido pode ser enviado ao fornecedor pelo próprio sistema.
- Permissão própria: novo grupo de permissão COMPRAS, controlando quem acessa o módulo.
- Ajustes e melhorias no módulo (#589, 21/08): pacote de ajustes e melhorias na primeira versão. ✅ Novo — ago/2026 Entregue no ciclo de agosto/2026; se ainda não apareceu no seu ambiente, chega na próxima atualização.
- 2ª rodada de melhorias no módulo (#590, 26/08): mais melhorias no Compras, na sequência do pacote #589. ✅ Novo — ago/2026 Entregue no ciclo de agosto/2026; se ainda não apareceu no seu ambiente, chega na próxima atualização.
Tudo o mais descrito abaixo (previsão automática, cotações, faixas de valor por alçada) é evolução planejada — ainda não está no ar. O recebimento pela NF-e do fornecedor (#391) está em produção desde 08/09/2026 — ver Notas Fiscais de Entrada.
Novidades de outubro/2026 ✅ Novo — 13/10/2026
Conferido no sistema em produção em 13/10/2026.
- Nota Fiscal de Entrada completa (#629) ✅ Novo — 09/10/2026 — conferência antes de confirmar (lote, validade e quantidade por lote, fator de conversão, depósito por item, parcelas), conta a pagar com o valor total da nota e as parcelas do XML, tudo gravado de uma vez, e estorno do recebimento (novo status Estornada). As limitações da 1ª versão não valem mais — ver Notas Fiscais de Entrada.
- Busca do produto pelo EAN ✅ Novo — 02/10/2026 — o EAN passou a ser texto (zeros à esquerda preservados) e a importação da nota encontra o produto por ele — ver Estoque › Códigos do produto.
- Fornecedor em uso não pode ser excluído nem inativado ✅ Novo — 12/10/2026 — quando é credor de um custo extra de convênio ou prestador de "Serviços extras" ativo (#655).
- Pedidos, cotação e conferência da NF de entrada recusam gravar por cima de quem alterou antes: "Este registro foi alterado por outra pessoa. Recarregue a tela antes de alterar." (#640, 02/10).
Novidades de setembro/2026 ✅ Novo — set/2026
Entregue no ciclo de setembro/2026; se ainda não apareceu no seu ambiente, chega na próxima atualização.
- Importação de NF-e de fornecedor ENTREGUE (#391): a etapa de Recebimento ganhou sua peça central — a importação do XML da nota do fornecedor, que carrega o estoque e gera as contas a pagar, vinculando ao pedido quando houver. Saiu do roadmap — ver Notas Fiscais de Entrada (passo a passo). ✅ Atualização 13/10 as limitações da 1ª versão acabaram em 09/10 (#629).
- "Necessidade de Compra" com estoque REAL — a tela de Necessidade de Compra passa a usar o estoque real (e não mais uma projeção). Com isso, acabaram as duplicidades e os itens que ficavam presos na lista mesmo fora de ruptura.
- Tela Necessidades de Compra otimizada (#610) — a tela de Necessidades de Compra estava lenta e foi otimizada: o carregamento agora é mais rápido. Entregue no ciclo de setembro/2026 (fechada em 17–18/09).
- Editar pedido já criado — agora é possível adicionar e remover itens de um pedido de compra já criado.
- Aprovação de compra na Central de Notificações — a aprovação de compra passa a aparecer na Central de Notificações, unificada com as demais pendências de aprovação por nível de alçada (#559).
- ✅ Novo — 30/09/2026 Busca de fornecedor corrigida — no cadastro de produto e na entrada de estoque, a busca de fornecedor agora lista todos os fornecedores ativos (antes só os 10 primeiros apareciam). Em produção desde 29–30/09/2026.
Previsão Automática de Necessidade de Compra 🟠 evolução planejada
O sistema terá uma engine de previsão que analisa automaticamente três fontes de dados para indicar o que precisa ser reposto:
- Mapa de estoque atual — quanto há disponível de cada produto hoje.
- Consumo histórico — a média de saída de cada produto ao longo do tempo (ritmo de consumo da clínica).
- Lead time do fornecedor — quantos dias o fornecedor leva para entregar após o pedido.
Com base nesses dados, a engine gera uma lista de produtos a repor, contendo, para cada item:
- Quantidade sugerida de compra (calculada para não faltar nem sobrar).
- Data limite para fazer o pedido, considerando o lead time, de modo que a mercadoria chegue antes do estoque acabar.
O orçamentista pode usar essa lista como ponto de partida para gerar pedidos de compra automaticamente.
✅ Novo — set/2026 A tela de Necessidade de Compra já disponível passou a usar o estoque real como base — ver novidades de setembro/2026.
Pedidos de Compra ✅ 1ª versão entregue — ago/2026
A criação de pedidos de compra e o envio ao fornecedor fazem parte da primeira versão entregue em 12/08/2026. O pedido de compra pode ser criado:
- Manualmente — o usuário monta o pedido do zero, escolhendo produtos e quantidades.
- A partir da previsão (🟠 evolução planejada) — o sistema gerará o pedido já preenchido com os itens e quantidades sugeridos pela engine de previsão.
Um pedido de compra pode conter múltiplos itens e, para cada um, o sistema sugere o fornecedor preferencial com base no histórico de compras.
Status do Pedido
O pedido percorre o seguinte fluxo de status (a etapa de Cotação faz parte da evolução planejada; a Aprovação por nível de alçada já está em produção desde 03/09/2026 — #559):
| Status | Significado |
|---|---|
| Rascunho | Pedido em criação, ainda não enviado para cotação ou aprovação. |
| Cotação | Em processo de cotação junto aos fornecedores. |
| Aprovado | Pedido aprovado conforme a alçada hierárquica. |
| Enviado | Pedido enviado ao fornecedor vencedor. |
| Recebido | Mercadoria recebida e conferida; estoque e financeiro atualizados. |
Cotações de Fornecedores 🟠 evolução planejada
Antes de fechar um pedido, o sistema permite solicitar cotação de múltiplos fornecedores para cada item. Os retornos são exibidos em uma comparação lado a lado, considerando:
- Preço por item.
- Prazo de entrega.
- Condição de pagamento.
A escolha do fornecedor vencedor pode ser feita de duas formas:
- Automática — o sistema seleciona o melhor fornecedor segundo o critério configurado.
- Manual — o usuário escolhe o vencedor mesmo que não seja o de menor preço (ex: prefere prazo melhor ou fornecedor de confiança).
Aprovação por Nível de Alçada ✅ Em produção desde 03/09/2026
A aprovação de compras por nível de alçada na Central já está em produção desde 03/09/2026 (#559): as pendências de aprovação aparecem na Central de Notificações para o grupo do nível responsável — um aprovador responde e resolve para todos.
🟠 Evolução planejada (o único ponto pendente da aprovação): faixas de valor configuráveis por nível (ex.: pedidos pequenos aprovados pelo orçamentista, médios pelo coordenador, grandes pelo gerente, críticos pelo diretor), com os limites de cada faixa definidos pela própria clínica.
Recebimento ✅ em produção desde 08/09/2026
O recebimento é feito pela importação do XML da nota fiscal do fornecedor (#391 — em produção desde 08/09/2026), na tela Compras › Notas Fiscais de Entrada. Ao confirmar o recebimento, o sistema dá entrada no estoque, cria a conta a pagar, anexa o XML e o resumo, atualiza o pedido de compra e avisa o financeiro. Passo a passo completo abaixo.
Notas Fiscais de Entrada — importar o XML da nota de compra ✅ Novo — 29/09/2026
Em produção desde 08/09/2026 (#391). Menu: Compras › Notas Fiscais de Entrada — rota /portal/compras/nf-fornecedor. O sistema lê a nota, confere os itens e, na confirmação, dá entrada no estoque e cria a conta a pagar.
Passo a passo ✅ Novo — 09/10/2026
- Abra Compras › Notas Fiscais de Entrada.
- Clique em importar e escolha um ou vários arquivos XML. O sistema recusa nota que não é de venda autorizada e nota com assinatura digital inválida. Novo — out/2026 O XML sem o protocolo de autorização da SEFAZ (por exemplo, o arquivo enviado pelo fornecedor sem o protocolo) agora também é importado. ✅ Novo — 13/10/2026 Importação em lote por ZIP: no máximo 200 XMLs por importação ("Limite de 200 XMLs por importação excedido."), até 2 MB por XML descompactado e até 50 MB no total descompactado. Passou disso, divida o ZIP em partes menores.
- Se a compra não teve pedido no sistema, marque Compra avulsa (sem pedido de compra) e escreva a justificativa.
- Se o destinatário da nota não for uma empresa cadastrada, o sistema avisa; confira e, se a nota for mesmo da clínica, marque "O destinatário da nota não é uma empresa cadastrada. Conferi e a nota é desta clínica: importar mesmo assim."
- Abra a nota importada e confira os itens. Para item marcado como sem produto, escolha o produto do cadastro (a busca usa também o EAN); o sistema guarda essa ligação para as próximas notas do mesmo fornecedor.
- Item com aviso de quantidade divergente, valor divergente ou não previsto no pedido precisa da aprovação de um responsável.
- Clique em Confirmar recebimento. Abre a conferência (prévia), onde você revisa:
- Lote, validade e quantidade por lote de cada item (lidos da nota; dá para adicionar e remover lote). Validade que não veio no XML aparece como "Não veio no XML — confira".
- Fator de conversão (com a origem): caixa/pacote entra como caixa; o fator que você informar vira o padrão daquele fornecedor + código.
- Depósito de cada item ("Depósito padrão da nota"), "Motivo da entrada", "Categoria de pagamento" e "Forma de pagamento" ("Sugerida pelo XML").
- Parcelas — vêm das duplicatas do XML e podem ser editadas.
- Os chips "Total da nota", "Entradas no estoque" e "Parcelas" ficam verdes quando fecham. O botão "Confirmar recebimento" só libera quando os totais fecham.
- Na confirmação, tudo é gravado de uma vez (se algo falhar, nada fica pela metade): uma entrada no estoque por lote, com o custo do item = produto + frete + seguro + outras despesas + IPI + ST + FCP-ST + II − desconto; uma conta a pagar com o valor total da nota e as parcelas; o XML e o resumo anexados; o pedido de compra atualizado; o financeiro avisado.
- A nota confirmada mostra os links da conta a pagar (com a situação de cada parcela) e das entradas por lote (com link do produto).
Avisos que o sistema dá
| Aviso | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| Nota já importada | A mesma nota já foi enviada antes. O sistema mostra quando e por quem. |
| Assinatura digital inválida | O arquivo foi alterado depois da emissão. A nota é recusada. |
| Nenhum fornecedor cadastrado com o CNPJ | Cadastre o fornecedor (Estoque › Fornecedores) ou importe como compra avulsa com justificativa. |
| Destinatário não é empresa cadastrada | Confira se a nota é da clínica; se for, marque a opção de importar mesmo assim (passo 4). |
| Itens sem produto mapeado | Falta ligar item da nota a produto do cadastro (passo 5). |
| Itens aguardando aprovação | Há divergência ou item não previsto no pedido sem aprovação (passo 6). |
| "Não veio no XML — confira" | A validade (ou outro dado do lote) não estava na nota: preencha na conferência. |
Situações da nota
Recebida, Conciliada, Divergente, Confirmada, Rejeitada e Estornada ✅ Novo — 09/10/2026.
Estornar um recebimento ✅ Novo — 09/10/2026
- Na nota confirmada, clique em Estornar recebimento e informe o "Motivo do estorno".
- O sistema baixa as entradas de estoque daquela nota (motivo "Estorno de Entrada por NF de Fornecedor") e inativa a conta a pagar. A nota fica Estornada.
Quem pode: quem tem a ação CANCELAR em NOTAS FISCAIS DE ENTRADA (ou o administrador). O estorno é recusado se o lote já foi consumido ou transferido, se há reserva de paciente no lote ou se a conta a pagar já tem pagamento.
Melhorias da #629 — entregues ✅ Novo — 09/10/2026
Antes planejadas para a Sprint 12, entraram em produção em 09/10/2026: lote e validade lidos da nota (inclusive item com mais de um lote), conversão de unidade, parcelas lidas da nota, conta a pagar com o valor total, confirmação em uma única gravação, conferência do destinatário, tela de conferência com os links para conta a pagar e entradas, e estorno controlado.
Veja também Integrações — Notas Fiscais (NF-e e NFS-e).
Rota
O módulo fica sob o caminho /portal/compras/*.
O que segue evoluindo (roadmap)
A primeira versão do épico #393 foi entregue em 12/08/2026 (pedidos de compra + envio ao fornecedor + permissão própria COMPRAS). As demais frentes do módulo seguem em evolução, ainda não entregues:
- Previsão — engine de previsão automática de necessidade de compra.
- Cotação — solicitação e comparação de cotações de fornecedores.
- Faixas de valor por nível de alçada — limites configuráveis pela clínica. A aprovação por nível de alçada na Central de Notificações já está em produção desde 03/09/2026 (#559).
- Recebimento com NF-e — ✅ em produção desde 08/09/2026 a importação da NF-e do fornecedor (#391) está no ar, com atualização de estoque e contas a pagar — ver Notas Fiscais de Entrada.
- ✅ Novo — 09/10/2026 Melhorias da importação de NF de compra (#629) — entregues: conferência, lote/validade, parcelas, valor total e estorno — ver o que entrou.
Fluxo detalhado (visão completa) 🟠 evolução planejada
- Origem — itens faltantes: a partir do estoque mínimo/reposição, o sistema sugere e gera o pedido (itens e quantidade sugerida), com curva ABC.
- Cotação: comparação de vários fornecedores (preço/prazo/condição) antes de aprovar.
- Aprovação por alçada: pedido vai para aprovação de nível 2 ou 3 conforme o valor; sem aprovação, não avança. (A aprovação por alçada na Central já está em produção desde 03/09 — #559; a escolha do nível por faixa de valor configurável é a parte planejada.)
- Recebimento: dá entrada no Estoque por produto, lote e validade, e gera contas a pagar no Financeiro. (Hoje a entrada — por lote e validade, desde 09/10/2026 (#629) — e a conta a pagar já acontecem pela Nota Fiscal de Entrada.)
- Trava de recebimento: só permite receber o que está no pedido; receber diferente (item/quantidade/preço) exige autorização de nível 2. (Hoje, na Nota Fiscal de Entrada, divergência de quantidade/valor ou item não previsto já exige aprovação de um responsável.)
- Conferência de 3 vias: Pedido × Recebimento × Nota Fiscal — divergência bloqueia e exige autorização.
- Documentos: boleto e nota fiscal carregados no sistema (sem exclusão); boleto vira conta a pagar automaticamente.
- Importar XML de NF-e do fornecedor: entrada no estoque com casamento ao pedido. ✅ em produção desde 08/09/2026 — ver Notas Fiscais de Entrada.
Status do pedido: rascunho → aprovação → aprovado → enviado → recebido parcial → recebido total → concluído/cancelado. Recebimento parcial com conferência. Auditoria de todo o ciclo.