Implantação › Clínica pequena/média

🏥 Implantação — Clínica pequena/média

Modelo para clínicas com 3 a 10 profissionais, atendendo convênios e particular. Cobre o sistema inteiro, com peso em convênios, tabelas de preço, agenda multi-profissional e faturamento TISS.

Visão do porte

• Quem é: clínica com recepção, vários profissionais e mix de especialidades. 1 unidade (às vezes 2).
• Recebimento: combinação de particular e vários convênios, com faturamento por guia (TISS) e lotes mensais.
• Equipe: recepcionistas, profissionais de saúde, financeiro/faturamento e um gestor.
• O que mais importa: convênios bem cadastrados, tabelas de preço corretas, agenda de vários profissionais e o ciclo de faturamento fechando sem glosa por erro de cadastro.

Ordem de cadastro recomendada

A ordem respeita as dependências entre módulos (ex.: depósito antes do local; taxas e produtos antes dos serviços; operadora antes de convênio; convênio + serviço + taxa antes da tabela de preço).

1. Empresa e Unidade — Configurações → Empresas e Unidades. CNPJ, razão social, logo. Dia 1.
2. Depósito mínimo (1 por unidade) ✅ Corrigido — 24/09/2026 — Estoque → Depósitos (/portal/estoque/depositos; pela API, POST /depositos). Só para cada local ter o seu depósito padrão de saída; os demais depósitos, entradas e custos ficam para o passo 13. Dia 1.
3. Locais / Salas e tipos — Configurações → Empresas e Unidades → Locais (cada local com o depósito padrão de saída ativo) e as tabelas básicas: Tipos de Serviço, de Taxa, de Produto, de Atendimento e de Código (TUSS/CBHPM). Dia 1.
4. Operadoras e Fornecedores — Configurações → Operadoras (Unimed, Bradesco, Amil etc.) e Estoque → Fornecedores, Fabricantes e Princípios Ativos. Dia 1–2.
5. Taxas — Configurações → Taxas (sala, material, guia…). Vêm antes das tabelas de preço, que dependem delas. Dia 2.
6. Produtos (catálogo) — Estoque → Produtos (exige Tipo de Produto, Fabricante e Depósito). Medicamentos e materiais usados nos serviços; entradas de estoque e custo podem ficar para depois. Classifique os controlados: Lista da Portaria 344/98 e Sujeito a retenção de receita (antimicrobianos e GLP-1) na aba Dados do Produto — ou no Princípio Ativo, que o produto herda. Novo — out/2026 Dia 2.
7. Equipamentos — Configurações → Equipamentos. Aparelhos que entram na agenda. Dia 2.
8. Serviços/Procedimentos — Configurações → Serviços. Catálogo de procedimentos da clínica — subserviços antes dos serviços pais; a composição aponta para produtos e taxas já cadastrados. Em seguida, a tabela de preço interna (preço de produto — antes dos convênios; o preço do particular sai do convênio "Particular"). Dia 2–3.
9. Colaboradores + especialidades (CBOS) — Configurações → Colaboradores. A grade de horário vem depois dos convênios. Novo — out/2026 Médicos: CPF e especialidade ativa com conselho, número e UF iguais aos do conselho — para o SNCR, só CRM, CRMV ou CRO (o Rabi usa a especialidade mais antiga com um desses conselhos; quem tem mais de um CRM fica com a inscrição mais antiga), e o certificado digital em Minha Conta — checklist do médico para as receitas (SNCR), ligação com a Anvisa ativa desde 23/10/2026; peça a numeração antes de 31/10/2026. Dia 3–4.
10. Convênios: dados, depois abas — Configurações → Convênios. Primeiro os dados (planos, prazo de pagamento/retorno/entrega de guias, limite de glosa); depois as abas de preço (Serviços, Produtos, Taxas — importar via Excel ou manual) e o credenciamento dos colaboradores (aba CBOS) — a ordem tela a tela está no Guia do Implantador de Preços. Deixe vazio o que não tem regra (não use 0,01 como marcador — 0,00 é preço zero de verdade) e marque Utiliza em tudo que o convênio cobre. Valor combinado não é pacote: o valor digitado na linha 🔁 muda só o preço do serviço e os itens continuam somando; para preço fechado, marque Pacote na linha do serviço no convênio e "Zerar valor em pacotes" nos itens inclusos (sintoma "digitei um valor e os itens continuaram somando" → marque Pacote — Guia da clínica). ✅ Novo — 30/09/2026 Convênio recém-criado abre liberado; ao voltar a um convênio já salvo para preencher ou corrigir as abas, ele abre em modo consulta (#632) — o 1º passo é clicar em Liberar para edição (vale só nesta visita). ✅ Novo — 01/10/2026 Depois de alterar, clique em Salvar no cabeçalho do convênio — as abas só gravam aí (a célula pendente fica destacada). Não use "Copiar convênio" para montar um convênio novo (#639). Especialidades (aba Especialidades, coluna Atende): marque as que o convênio cobre antes dos serviços e profissionais — no cadastro do convênio serviço de especialidade não atendida não aceita Utiliza; no agendamento a trava está desligada desde 06/10/2026 (#628). ✅ Novo — 12/10/2026 Se a operadora cobra algo à parte (ex.: taxa administrativa percentual), cadastre na aba Custos extras do convênio — entra só no custo do Farol (veja); e preencha a Conta de recebimento do convênio (aba Dados), usada no Gerar Contas a Receber do lote. Dia 4–5.
11. Grade de horário ✅ Corrigido — 24/09/2026 — de cada profissional e equipamento, depois dos convênios (a grade lista os convênios aceitos). ✅ Novo — 30/09/2026 Se a clínica vai usar a TalkMe (IA), cadastre na grade os serviços e os convênios (Incluir/Excluir) e marque Atende convênio no cadastro do profissional em cada convênio que ele atende — a IA só oferece o que esses cadastros mostram (consulta única de disponibilidade #633, em produção desde 09/10/2026; o painel Disponibilidade por Convênio da Agenda usa o cadastro Unidades do convênio). Dia 5.
12. Conferência pelo Farol — em cada convênio, aba Farol › Itens (cada linha mostra só a própria conta) e a seta de expandir em cada serviço composto ou 🔴/🟡 na aba Serviços ✅ Novo — 26/09/2026 (#625, concluído: árvore do serviço como sai na guia, com farol, custo, receita e o Motivo de cada item fora da cobrança). Nenhum item 🟣 roxo. ⚠️ Produto ou taxa em uso num serviço ativo não pode ser excluído desde 02/10/2026 (#626): o sistema mostra a lista de serviços para substituir o item antes. ✅ Novo — 12/10/2026 O custo do Farol inclui custos extras do convênio, prestadores e o repasse do profissional — cadastre-os antes de conferir; a cor de alguns serviços pode mudar (os valores cobrados não). Mantenha desmarcada a opção de bloqueio por custos extras (Parâmetros › Orçamento) até rodar "Ver serviços que mudam de cor". Regras resumidas na árvore de decisão. Dia 5.
13. Financeiro base e estoque — Contas e Caixas, Tipos de Pagamento, Categorias, Centro de Custo e conferência do repasse; ✅ Novo — 12/10/2026 Controle de caixa (nasce Desligado — Configurações › Parâmetros › Financeiro: Desligado / Aviso / Bloqueio; comece em Aviso) e as 9 permissões novas do financeiro em CONTAS CAIXAS, que ninguém recebe sozinho — ver guia mestre, etapa 12. Repasse: cadastre na etapa de colaboradores, com o repasse geral (aba Vínculo e Repasse — veja). Se usar insumos: depósitos adicionais, entradas/saldo inicial e custos dos produtos. Dia 5–6.
14. Pacientes — importar a base existente (tela, planilha ou API externa). Dia 6.
15. Parâmetros, Documentos e Usuários/permissões granulares (#395) — Parâmetros do sistema, Tipos de Documento de Atendimento (receita/atestado/laudo), Tipos de Impressão; usuários de recepção, profissionais, financeiro/faturamento e gestor, cada um com o acesso mínimo, controlado por funcionalidade e por ação (Visualizar, Criar, Alterar, Excluir — e, só em Agendamento/Acolhimento/Confirmação e Atendimentos, as ações elevadas por colaborador: agir em registro de outro colaborador, Cancelar e Excluir em status final). (Correção 30/09: Exportar, Imprimir e Autorizar não existem como ações de permissão. ✅ Atualização 13/10: desde 12/10 existe a ação Estornar, uma das 9 ações novas de Contas Caixas do Financeiro.) Dia 7–8.
16. Testes de validação — rodar os cenários (agendamento particular, agendamento convênio, faturamento/lote, bloqueio, relatórios, permissões). Dia 8–9.

Módulo × prioridade neste foco

Tempo estimado

Checklist de go-live (completo)

Estrutura e cadastros-mestre

• ☐ Empresa e unidade cadastradas
• ☐ 1 depósito mínimo ativo por unidade
• ☐ Locais/salas criados (com depósito padrão de saída) e tipos cadastrados
• ☐ Operadoras e fornecedores cadastrados
• ☐ Taxas e catálogo de produtos cadastrados
• ☐ Equipamentos criados
• ☐ Serviços/procedimentos com códigos (TUSS/CBHPM) vinculados (subserviços antes dos pais)
• ☐ Convênio "Particular" configurado (é dele que sai o preço do atendimento particular) e tabela de preço interna (preço de produto), se usar
• ☐ Colaboradores com especialidade, CBOS e grade; médicos com CPF, conselho/número/UF e certificado (checklist SNCR)
• ☐ Convênios criados com planos e prazos corretos, abas de preço preenchidas e colaboradores credenciados
• ☐ Cada convênio conferido na aba Farol › Itens (sem valores faltando, nenhum item roxo)

Operação e financeiro

• ☐ Contas/caixas, tipos e categorias de pagamento cadastrados
• ☐ Centro de custo definido e repasse de cada profissional cadastrado (com o repasse geral)
• ☐ Controle de caixa decidido (Desligado / Aviso / Bloqueio) e permissões novas do financeiro liberadas para quem precisa
• ☐ Custos extras e Conta de recebimento de cada convênio cadastrados
• ☐ Modelos de documento (receita/atestado/laudo) prontos
• ☐ Estoque básico (entradas e custos) cadastrado (se aplicável)
• ☐ Base de pacientes existente migrada/importada (se houver)
• ☐ Usuários criados por perfil com permissão mínima e validados um a um

Testes (todos devem passar)

• ☐ Cenário 1 — Agendamento particular → atendimento → recebimento
• ☐ Cenário 2 — Agendamento por convênio → atendimento → guia gerada
• ☐ Cenário 3 — Pré-faturamento → fechar lote → gerar contas a receber → XML
• ☐ Cenário 4 — Bloqueio de agenda funciona
• ☐ Cenário 5 — Relatórios (Agenda, Fluxo de Caixa, Repasses) consistentes
• ☐ Cenário 6 — Cada perfil vê apenas o que deve
• ☐ Dados de teste apagados antes do go-live

Go-live

• ☐ Base de pacientes importada conferida por amostragem
• ☐ Treinamento por perfil realizado (recepção, profissionais, financeiro, gestor)
• ☐ Data oficial de entrada em produção definida
• ☐ Acompanhamento pós-implantação agendado (1ª semana)