Implantação › Clínica pequena/média
🏥 Implantação — Clínica pequena/média
🧩 Novo — Pré-requisitos de cadastro: antes de cada cadastro, veja o que precisa existir antes e o caminho completo no menu (ex.: Produto exige Tipo de Produto + Fornecedor + Fabricante + Princípio Ativo).
Modelo para clínicas com 3 a 10 profissionais, atendendo convênios e particular. Cobre o sistema inteiro, com peso em convênios, tabelas de preço, agenda multi-profissional e faturamento TISS.
Meta de tempo: ~1 a 2 semanas. Filosofia: a implantação vive ou morre pela qualidade dos convênios e das tabelas de preço. Invista aí — o faturamento correto depende disso.
Visão do porte
- Quem é: clínica com recepção, vários profissionais e mix de especialidades. 1 unidade (às vezes 2).
- Recebimento: combinação de particular e vários convênios, com faturamento por guia (TISS) e lotes mensais.
- Equipe: recepcionistas, profissionais de saúde, financeiro/faturamento e um gestor.
- O que mais importa: convênios bem cadastrados, tabelas de preço corretas, agenda de vários profissionais e o ciclo de faturamento fechando sem glosa por erro de cadastro.
Ordem de cadastro recomendada
A ordem respeita as dependências entre módulos (ex.: operadora antes de convênio; convênio + serviço antes da tabela de preço).
- Empresa e Unidade — Configurações → Empresas e Unidades. CNPJ, razão social, logo. Dia 1.
- Locais / Salas e Equipamentos — Configurações → Locais e Equipamentos. Consultórios, salas de exame e aparelhos que entram na agenda. Dia 1.
- Operadoras — Configurações → Operadoras. Unimed, Bradesco, Amil etc. Dia 1–2.
- Convênios + prazos — Configurações → Convênios. Um por operadora, com planos, prazo de pagamento/retorno/entrega de guias e limite de glosa. Dia 2.
- Tipos de Serviço e Serviços/Procedimentos — Configurações → Serviços. Catálogo de procedimentos da clínica. Dia 2–3.
- Tabelas de preço — por convênio (importar via Excel ou manual) e a tabela particular interna. Vincule cada procedimento ao valor de cada convênio. Dia 3–4.
- Colaboradores + especialidades (CBOS) + grade — Configurações → Colaboradores. Vincule cada profissional aos convênios que atende (credenciamento) e defina a grade de horário. Dia 4–5.
- Financeiro base — Contas e Caixas, Tipos de Pagamento, Categorias, Centro de Custo e regras de repasse por colaborador. Dia 5–6.
- Parâmetros e Documentos — Parâmetros do sistema, Tipos de Documento de Atendimento (receita/atestado/laudo), Tipos de Código (TUSS/CBHPM), Tipos de Impressão, Taxas. Dia 6–7.
- Estoque básico (se usar insumos) — Fornecedores, Fabricantes, Tipos de Produto, Produtos com estoque inicial e mínimo, Depósitos. Dia 7.
- Usuários e permissões por perfil — recepção, profissionais, financeiro/faturamento e gestor, cada um com o acesso mínimo. Dia 8.
- Testes de validação — rodar os cenários (agendamento particular, agendamento convênio, faturamento/lote, bloqueio, relatórios, permissões). Dia 8–9.
Cuidado com dependências. Não dá para cadastrar convênio sem operadora, nem tabela de preço sem serviço, nem agendar sem colaborador com grade. Se pular a ordem, você trava mais à frente. Consulte a tabela de dependências no guia mestre.
Módulo × prioridade neste foco
| Módulo / Cadastro | Prioridade | Observação para este porte |
|---|---|---|
| Empresa / Unidade / Locais / Equipamentos | 🟢 Essencial | 1 unidade; salas e aparelhos que a agenda reserva. |
| Operadoras | 🟢 Essencial | Base dos convênios. Cadastre antes. |
| Convênios + prazos | 🟢 Essencial | Vários. Prazos corretos evitam problemas de recebimento. |
| Tabelas de preço (convênio + particular) | 🟢 Essencial | Ponto mais crítico. Erro aqui vira glosa. Use importação Excel. |
| Serviços / Procedimentos + Tipos de Código | 🟢 Essencial | Catálogo com TUSS/CBHPM para o TISS. |
| Colaboradores + CBOS + grade + credenciamento | 🟢 Essencial | Vincular cada profissional aos convênios que atende. |
| Agenda multi-profissional | 🟢 Essencial | Confirmação em massa, acolhimento/check-in, encaixe, bloqueio. |
| Prontuário + Documentos | 🟢 Essencial | Atendimento clínico e emissão de documentos por modelo. |
| Faturamento TISS + Lotes + Glosas | 🟢 Essencial | Pré-faturamento, fechar/administrar lote, gerar contas a receber, geração de XML. |
| Financeiro (contas, categorias, centro de custo, repasse) | 🟢 Essencial | Repasse por colaborador é comum neste porte. |
| Autorização / Orçamento | 🟡 Importante | Autorização de convênio e orçamento particular convertível em agendamento. |
| Estoque básico | 🟡 Importante | Se usa insumos/medicamentos. Comece simples (1 depósito). |
| Relatórios / Dashboards | 🟡 Importante | Agenda, Ocupação, Fluxo de Caixa, Repasses, Mapa de Estoque. |
| Permissões por perfil | 🟡 Importante | Separar recepção × profissional × financeiro × gestor. |
| Taxas / Tipos de Anexo / Identificação | ⚪ Opcional | Configure conforme surgir a necessidade. |
⚠️ Não configure o que é roadmap. Obrigatoriedade de orçamento/autorização, status "Pendente" na agenda, farol de margem receita/custo, bloqueio de serviço por convênio, notificações por e-mail/SMS e importação/emissão de NF-e/NFS-e ainda não estão disponíveis. Planeje o go-live só com o que está em produção.
Tempo estimado
| Fase | Conteúdo | Duração |
|---|---|---|
| Semana 1 (dias 1–5) | Estrutura, operadoras, convênios, tabelas, serviços, colaboradores | ~5 dias |
| Semana 1–2 (dias 6–7) | Financeiro, parâmetros, documentos, estoque básico | ~2 dias |
| Semana 2 (dias 8–9) | Usuários/permissões + testes de validação | ~2 dias |
| Semana 2 (dia 10+) | Go-live, treinamento por perfil, acompanhamento | 1+ dia |
| Total | ~1 a 2 semanas | |
Checklist de go-live (completo)
Estrutura e cadastros-mestre
- ☐ Empresa e unidade cadastradas
- ☐ Locais/salas e equipamentos criados
- ☐ Operadoras cadastradas
- ☐ Convênios criados com planos e prazos corretos
- ☐ Tabela de preços de cada convênio conferida (sem valores faltando)
- ☐ Tabela de preços particular cadastrada
- ☐ Serviços/procedimentos com códigos (TUSS/CBHPM) vinculados
- ☐ Colaboradores com especialidade, CBOS, grade e convênios credenciados
Operação e financeiro
- ☐ Contas/caixas, tipos e categorias de pagamento cadastrados
- ☐ Centro de custo e regras de repasse por colaborador definidos
- ☐ Modelos de documento (receita/atestado/laudo) prontos
- ☐ Estoque básico cadastrado (se aplicável)
- ☐ Usuários criados por perfil com permissão mínima e validados um a um
Testes (todos devem passar)
- ☐ Cenário 1 — Agendamento particular → atendimento → recebimento
- ☐ Cenário 2 — Agendamento por convênio → atendimento → guia gerada
- ☐ Cenário 3 — Pré-faturamento → fechar lote → gerar contas a receber → XML
- ☐ Cenário 4 — Bloqueio de agenda funciona
- ☐ Cenário 5 — Relatórios (Agenda, Fluxo de Caixa, Repasses) consistentes
- ☐ Cenário 6 — Cada perfil vê apenas o que deve
- ☐ Dados de teste apagados antes do go-live
Go-live
- ☐ Base de pacientes existente migrada/importada (se houver)
- ☐ Treinamento por perfil realizado (recepção, profissionais, financeiro, gestor)
- ☐ Data oficial de entrada em produção definida
- ☐ Acompanhamento pós-implantação agendado (1ª semana)
✅ Pronto para operar em escala. Se a clínica crescer para várias unidades ou muitos profissionais, avance para o modelo Clínica grande / rede, que trata governança, permissões por perfil em escala e dashboards gerenciais.