🚀 Guia de Implantação

🧩 Novo — Pré-requisitos de cadastro: antes de cada cadastro, veja o que precisa existir antes e o caminho completo no menu (ex.: Produto exige Tipo de Produto + Fornecedor + Fabricante + Princípio Ativo).

Roteiro completo para colocar o sistema Rabi em produção: configuração inicial, cadastros, testes e go-live para uma nova clínica.

⚡ Implantação em 30 Minutos — Clínica Simples

Para clínicas com 1 médico e até 2 funcionários, siga estes 6 passos mínimos para começar a usar o Rabi hoje:

Cadastre a empresa
Vá em Configurações → Empresas e Unidades e insira CNPJ, nome e endereço.
Crie 1 local de atendimento
Em Configurações → Locais, adicione "Consultório 01".
Cadastre o médico como colaborador
Em Configurações → Colaboradores, adicione nome, especialidade e CRM/CBOS.
Crie ao menos 1 convênio "Particular"
Em Configurações → Convênios, crie um convênio chamado "Particular" com pagamento no ato = Sim.
Cadastre 1 serviço
Em Configurações → Serviços, adicione "Consulta" com valor na tabela de preços.
Crie o primeiro paciente e agende
Acesse Pacientes → Novo, preencha nome e CPF. Depois vá em Agenda → Novo Agendamento.

Pronto para o primeiro atendimento! As demais configurações (faturamento, relatórios, múltiplos convênios) podem ser feitas gradualmente conforme necessidade.

Introdução

Este guia descreve as etapas necessárias para implantar o sistema Rabi em uma nova clínica. O processo é sequencial — cada etapa deve ser concluída antes de iniciar a próxima, pois os módulos têm dependências entre si (veja o Mapa de Integrações).

⚠️ Respeite a ordem das etapas

Não é possível cadastrar colaboradores sem ter cadastrado a empresa primeiro. Não é possível cadastrar convênios sem ter cadastrado as operadoras. Não é possível agendar sem ter cadastrado profissionais e serviços. A ordem deste guia é obrigatória.

💡 Suporte durante a implantação

A equipe da Rabi Sistemas acompanha o processo. Em caso de dúvidas, acesse o portal do sistema em app.rabisistemas.com.br.

Checklist de Implantação — Visão Rápida

Use este checklist para controlar o progresso da implantação. Cada item é detalhado nas seções seguintes.

Empresa e Estrutura

Dia 1

Cadastrar Empresa/Clínica

Razão social, CNPJ, endereço, logo — em Configurações → Empresas e Unidades

Cadastrar Unidades

Se a clínica tiver mais de um local de atendimento

Cadastrar Locais/Salas

Consultórios, salas de exame — em Configurações → Locais

Cadastrar Equipamentos

Aparelhos médicos que serão vinculados aos agendamentos

Operadoras e Convênios

Dia 1–2

💡 Operadoras antes de Convênios

Cada convênio deve ser vinculado a uma operadora. Cadastre as operadoras primeiro.

Cadastrar Operadoras

Empresas de plano de saúde: Unimed, Bradesco Saúde, Amil, etc. — em Configurações → Operadoras

Cadastrar Convênios

Um convênio por operadora, com seus respectivos planos — em Configurações → Convênios

Configurar prazos do convênio

Prazo de pagamento, prazo de retorno, prazo de entrega de guias, limite de glosa

Configurar Tabela de Preços por Convênio

Importar via Excel ou cadastrar manualmente cada procedimento e seu valor

Configurar Tabela de Preços Particulares

Tabela interna de preços para pacientes sem convênio — em Configurações → Tabela de Preços Internos

Serviços e Procedimentos

Dia 2–3

Cadastrar Tipos de Serviço

Categorias de procedimentos: Consulta, Exame, Cirurgia, etc. — em Configurações → Serviços → Tipos

Cadastrar Serviços/Procedimentos

Todos os procedimentos realizados pela clínica, com nome e tipo — em Configurações → Serviços

Vincular procedimentos às tabelas de convênio

Cada procedimento precisa ter seu valor definido para cada convênio

Cadastrar Tipos de Atendimento

Primeira consulta, retorno, urgência, telemedicina — em Configurações → Tipo de Atendimento

Colaboradores e Agendas

Dia 3–4

Cadastrar Colaboradores

Nome, foto, e-mail, especialidades (com CBOS), empresa — em Configurações → Colaboradores

Vincular especialidades a cada colaborador

Um colaborador pode ter múltiplas especialidades; cada especialidade tem seu CBOS

Vincular colaboradores aos convênios

Definir quais colaboradores atendem cada convênio (credenciamento)

Financeiro e Fiscal

Dia 4–5

Cadastrar Contas e Caixas

Caixa físico, conta bancária, conta digital — em Financeiro → Contas e Caixas

Cadastrar Tipos de Pagamento

Dinheiro, PIX, cartão débito, cartão crédito, transferência, cheque — em Financeiro → Tipos de Pagamento

Cadastrar Categorias de Pagamento

Consultas, Procedimentos, Material de Escritório, Salários, etc. — em Financeiro → Categorias

Configurar Centro de Custo

Departamentos ou áreas para alocação de despesas e receitas

Definir regras de repasse por colaborador

Percentual ou valor fixo de repasse por procedimento

Usuários e Permissões

Dia 5

⚠️ Permissões por perfil de função

Crie os usuários com as permissões mínimas necessárias para sua função. Nunca dê acesso de CONFIGURAÇÕES para recepcionistas ou financeiro para médicos, salvo exceções justificadas.

Criar usuário Administrador

Acesso completo a todos os módulos — restrito ao gestor da clínica

Criar usuários Recepcionistas

Permissões: AGENDAMENTO (VIEW/CREATE/UPDATE) + PACIENTES (VIEW/CREATE/UPDATE)

Criar usuários Médicos/Profissionais

Permissões: ATENDIMENTO (CREATE) + AGENDAMENTO (VIEW) + PACIENTES (VIEW)

Criar usuários Financeiro/Faturamento

Permissões: FINANCEIRO + FATURAMENTO (todos os níveis) + RELATORIOS (VIEW)

Validar acesso de cada usuário

Logar com cada usuário e verificar se vê apenas o que deve ver

Parâmetros e Documentos

Dia 5–6

Configurar Parâmetros do Sistema

Configurações gerais: fuso horário, formato de data, preferências — em Configurações → Parâmetros

Configurar Tipos de Documento de Atendimento

Modelos de atestados, receitas, laudos, encaminhamentos — em Configurações → Tipos de Documento

Configurar Tipos de Impressão

Cabeçalhos e rodapés de documentos impressos

Configurar Tipos de Código

Codificações usadas no faturamento (TUSS, CBHPM, etc.)

Configurar Tipos de Identificação

Documentos aceitos para identificação do paciente (CPF, RG, Passaporte)

Configurar Taxas e Tipos de Taxas

Encargos administrativos, taxas de procedimentos especiais

Estoque (se aplicável)

Dia 6

ℹ️ Opcional para clínicas de consulta simples

O módulo de estoque é mais relevante para clínicas que utilizam insumos, medicamentos ou materiais em seus procedimentos.

Cadastrar Fornecedores

Empresas fornecedoras de insumos e medicamentos

Cadastrar Fabricantes

Fabricantes dos produtos utilizados

Cadastrar Princípios Ativos

Para controle de medicamentos

Cadastrar Tipos de Produto

Categorias: Medicamento, Material, Equipamento, etc.

Cadastrar Produtos

Com estoque inicial, estoque base (mínimo) e valores de custo

Cadastrar Depósitos

Locais físicos de armazenamento dos produtos

Testes de Validação

Dia 7

Execute cada cenário abaixo com dados simulados antes do go-live. Todos devem ser aprovados:

Cenário 1 — Agendamento Particular

Cadastrar paciente → Agendar → Confirmar → Check-in → Atender → Verificar lançamento financeiro

Cenário 2 — Agendamento por Convênio

Paciente com carteirinha → Agendar com convênio → Check-in → Atender → Verificar guia de faturamento

Cenário 3 — Faturamento

Ir para Pré-faturamento → Fechar Lote → Gerar Contas a Receber → Verificar lançamento no Financeiro

Cenário 4 — Bloqueio de Agenda

Criar bloqueio → Verificar que o horário não aparece disponível para agendamento

Cenário 5 — Relatórios

Gerar relatório de agenda e fluxo de caixa com os dados dos testes; verificar consistência

Cenário 6 — Permissões

Logar com cada perfil de usuário e verificar acessos permitidos e bloqueados

Validação dos dados de teste

Após os testes, limpar dados simulados antes do go-live

Go-Live e Treinamento

Dia 8+

Com todos os cenários de teste aprovados, a clínica está pronta para entrar em operação.

Treinamento por Perfil

Realize o treinamento separado por perfil de usuário, focando apenas nos módulos que cada grupo utiliza:

🗓️ Recepcionistas

Login e navegação básica
Cadastro de pacientes (campos obrigatórios e convenio)
Criação e edição de agendamentos
Confirmação de consultas em massa
Acolhimento e check-in de pacientes
Busca de pacientes e histórico

🩺 Médicos e Profissionais de Saúde

Login e acesso à fila de atendimento
Abertura e registro no prontuário eletrônico
Registro de procedimentos realizados
Emissão de documentos (atestados, receitas, laudos)
Finalização do atendimento
Visualização do histórico do paciente

💰 Equipe Financeira e Faturamento

Registros financeiros (contas a pagar e receber)
Gestão de caixas e contas
Processo de pré-faturamento
Fechamento de lotes de convênio
Gestão de glosas
Relatórios financeiros e fluxo de caixa

📊 Gestores e Administradores

Dashboard completo e interpretação de métricas
Relatórios gerenciais (produtividade, ocupação, repasses)
Manutenção de configurações do sistema
Gestão de usuários e permissões
Logs de auditoria

Ações do Go-Live

Definir data oficial de entrada em produção

Migrar/importar base de pacientes existentes (se houver)

Importação via API ou planilha Excel, dependendo do sistema anterior

Realizar treinamento com toda a equipe

Ativar acesso de todos os usuários

Agendar acompanhamento pós-implantação (1ª semana)

Suporte intensivo nas primeiras semanas de operação

Divulgar URL do manual para toda a equipe

O manual interativo fica disponível em: http://app.rabisistemas.com.br/ e pelo link do manual

Diagrama de Dependências

A tabela abaixo mostra quais cadastros precisam existir antes de criar outros:

Para cadastrar	Precisa ter cadastrado antes	Onde configurar
Unidades	Empresa	Configurações → Empresas e Unidades
Locais/Salas	Unidade	Configurações → Locais
Convênios	Operadoras	Configurações → Convênios
Tabela de Preços por Convênio	Convênio + Serviços	Configurações → Convênios → Produtos
Colaboradores	Empresa	Configurações → Colaboradores
Agendamento	Paciente + Colaborador + Serviço + Local	Portal → Agenda → Criar
Atendimento (Prontuário)	Agendamento com check-in realizado	Portal → Fila de Atendimento
Lançamento Financeiro (Convênio)	Convênio configurado + Atendimento realizado	Portal → Financeiro → Pré-faturamento
Usuário com permissão	Colaborador cadastrado	Perfil → Permissões

Tempo Estimado por Porte de Clínica

Porte da Clínica	Característica	Tempo de Implantação
Consultório individual	1 profissional, 1 especialidade, sem convênio ou 1 convênio	1–2 dias
Clínica pequena	Até 5 profissionais, 2–3 especialidades, até 3 convênios	3–5 dias
Clínica média	5–20 profissionais, múltiplas especialidades, 5+ convênios, estoque	1–2 semanas
Clínica grande / Policlínica	20+ profissionais, múltiplas unidades, 10+ convênios, faturamento TISS	2–4 semanas