Implantação › Clínica grande / rede

🏢 Implantação — Clínica média/grande e rede multiunidade

Modelo para operações com 10 a 50+ profissionais e múltiplas unidades. Cobre o sistema inteiro, com peso em governança, permissões por perfil, dashboards gerenciais e faturamento em escala.

Visão do porte

• Quem é: policlínica, clínica de imagem, grupo com várias filiais ou rede sob a mesma gestão.
• Recebimento: muitos convênios, alto volume de guias, faturamento TISS em lotes grandes e múltiplos centros de custo.
• Equipe: dezenas de usuários com funções bem separadas — recepção, enfermagem, corpo clínico, faturamento, financeiro, estoque, TI e gestão.
• O que mais importa: governança (padronização entre unidades), controle de acesso por perfil, dashboards e relatórios gerenciais e o faturamento fechando em volume sem retrabalho.

Ordem de cadastro recomendada

Trabalhe em ondas: primeiro a padronização central, depois a unidade-piloto, depois a replicação. Nunca cadastre todas as unidades ao mesmo tempo sem um piloto validado.

1. Empresas e Unidades (todas) — Configurações → Empresas e Unidades. Modele a estrutura societária/organizacional real (empresa → unidades). Semana 1.
2. Depósito mínimo por unidade ✅ Corrigido — 24/09/2026 — Estoque → Depósitos (/portal/estoque/depositos; pela API, POST /depositos). Um depósito ativo em cada unidade, só para os locais terem o depósito padrão de saída; a estrutura completa de estoque fica para o passo 13. Semana 1.
3. Locais / Salas por unidade e tipos — Configurações → Empresas e Unidades → Locais (cada local com o depósito padrão de saída da sua unidade) e as tabelas básicas padronizadas (Tipos de Serviço, de Taxa, de Produto, de Atendimento, de Código). Padronize a nomenclatura entre unidades. Semana 1.
4. Operadoras e Fornecedores (catálogo central) — Configurações → Operadoras; Estoque → Fornecedores, Fabricantes e Princípios Ativos. Semana 1.
5. Taxas (catálogo central) — Configurações → Taxas. Antes dos serviços e das tabelas de preço, que dependem delas. Semana 1–2.
6. Produtos (catálogo único) — Estoque → Produtos (exige Tipo de Produto, Fabricante e Depósito). Sem duplicidade entre unidades; entradas de estoque e custos ficam para depois. Classifique os controlados: Lista da Portaria 344/98 e Sujeito a retenção de receita (antimicrobianos e GLP-1) na aba Dados do Produto — ou no Princípio Ativo, que o produto herda. Novo — out/2026 Semana 2.
7. Equipamentos por unidade — Configurações → Equipamentos. Semana 2.
8. Serviços/Procedimentos + Tipos de Código — catálogo único e padronizado (TUSS/CBHPM); subserviços antes dos serviços pais. Evite duplicidade entre unidades. Semana 2.
9. Colaboradores + CBOS — muitos profissionais, alguns atuando em mais de uma unidade. A grade fica para depois dos convênios. Novo — out/2026 Médicos: CPF e especialidade ativa com conselho, número e UF iguais aos do conselho — para o SNCR, só CRM, CRMV ou CRO (o Rabi usa a especialidade mais antiga com um desses conselhos; quem tem mais de um CRM fica com a inscrição mais antiga), e o certificado digital em Minha Conta — checklist do médico para as receitas (SNCR), ligação com a Anvisa ativa desde 23/10/2026; peça a numeração antes de 31/10/2026. Semana 2–3.
10. Convênios (dados, depois abas) + tabelas de preço em escala — primeiro os dados (planos, prazos padronizados), depois as abas de preço (importação via Excel) e o credenciamento dos colaboradores (aba CBOS). Estabeleça governança de reajuste (quem altera, quando) — a ordem tela a tela está no Guia do Implantador de Preços. Deixe vazio o que não tem regra (não use 0,01 como marcador — 0,00 é preço zero de verdade) e marque Utiliza em tudo que o convênio cobre. Valor combinado não é pacote: o valor digitado na linha 🔁 muda só o preço do serviço e os itens continuam somando; para preço fechado, marque Pacote na linha do serviço no convênio e "Zerar valor em pacotes" nos itens inclusos (sintoma "digitei um valor e os itens continuaram somando" → marque Pacote — Guia da clínica). ✅ Novo — 30/09/2026 Convênio já salvo abre em modo consulta (#632): o 1º passo de qualquer alteração é clicar em Liberar para edição (vale só nesta visita). Na governança da rede, lembre: quem tem permissão de alterar convênio pode liberar com um clique — não há bloqueio automático por tempo nem registro de quem liberou; controle pela permissão de alterar convênio — mas toda alteração gravada aparece no botão Histórico do convênio (#638, desde 02/10). ✅ Novo — 01/10/2026 Depois de alterar, clique em Salvar no cabeçalho do convênio — as abas só gravam aí (a célula pendente fica destacada). Não use "Copiar convênio" para montar um convênio novo (#639). Especialidades (aba Especialidades, coluna Atende): marque as que o convênio cobre antes dos serviços e profissionais — no cadastro do convênio serviço de especialidade não atendida não aceita Utiliza; no agendamento a trava está desligada desde 06/10/2026 (#628). ✅ Novo — 12/10/2026 Se a operadora cobra algo à parte (ex.: taxa administrativa percentual), cadastre na aba Custos extras do convênio — entra só no custo do Farol (veja); e preencha a Conta de recebimento do convênio (aba Dados), usada no Gerar Contas a Receber do lote. Semana 3.
11. Grade de horário ✅ Corrigido — 24/09/2026 — de colaboradores e equipamentos, por unidade, depois dos convênios (a grade lista os convênios aceitos). ✅ Novo — 30/09/2026 Se a rede usa a TalkMe (IA), a grade precisa dos serviços e dos convênios (Incluir/Excluir), o profissional precisa de Atende convênio em cada convênio que atende e o convênio precisa estar ativo na unidade — a IA só oferece o que esses cadastros mostram (consulta única de disponibilidade #633, em produção desde 09/10/2026; o painel Disponibilidade por Convênio da Agenda usa o cadastro Unidades do convênio). Semana 3.
12. Conferência pelo Farol — por convênio, aba Farol › Itens (cada linha mostra só a própria conta) e a seta de expandir nos serviços compostos ou 🔴/🟡 ✅ Novo — 26/09/2026 (#625, concluído: árvore do serviço como sai na guia, com o Motivo de cada item fora da cobrança); em escala, pela API GET /convenios/{id}/farol/itens (traz margem, "conta no total" e motivo) ou, por serviço, /farol/itens/{servicoRaizId}. ⚠️ Produto ou taxa em uso num serviço ativo não pode ser excluído desde 02/10/2026 (#626): o sistema mostra a lista de serviços para substituir o item antes. ✅ Novo — 12/10/2026 O custo do Farol inclui custos extras do convênio, prestadores e o repasse do profissional — cadastre-os antes de conferir; a cor de alguns serviços pode mudar (os valores cobrados não). Mantenha desmarcada a opção de bloqueio por custos extras (Parâmetros › Orçamento) até rodar "Ver serviços que mudam de cor". Regras na árvore de decisão. Semana 3.
13. Estrutura financeira e estoque por depósito/unidade — Contas/caixas por unidade, Categorias, Centro de Custo por unidade/setor, conferência do repasse; ✅ Novo — 12/10/2026 Controle de caixa (nasce Desligado — Configurações › Parâmetros › Financeiro: Desligado / Aviso / Bloqueio; comece em Aviso) e as 9 permissões novas do financeiro em CONTAS CAIXAS, que ninguém recebe sozinho — ver guia mestre, etapa 12. Repasse: cadastre na etapa de colaboradores, com o repasse geral (aba Vínculo e Repasse — veja). Depósitos adicionais, entradas e custos por unidade. Semana 3–4.
14. Pacientes — migração da base por unidade (tela, planilha ou API externa, com histórico). Semana 4.
15. Parâmetros, Documentos, Impressão e matriz de permissões granulares (#395) — padronize modelos de documento e cabeçalhos por unidade; desenhe os papéis (recepção, enfermagem, corpo clínico, faturamento, financeiro, estoque, gestor de unidade, gestor geral) com as permissões granulares: por funcionalidade e por ação (Visualizar, Criar, Alterar, Excluir — e, só em Agendamento/Acolhimento/Confirmação e Atendimentos, as ações elevadas por colaborador: agir em registro de outro colaborador, Cancelar e Excluir em status final), com múltiplos perfis e grupos. (Correção 30/09: Exportar, Imprimir e Autorizar não existem como ações de permissão. ✅ Atualização 13/10: desde 12/10 existe a ação Estornar, uma das 9 ações novas de Contas Caixas do Financeiro.) Documente a matriz antes de criar os usuários. Semana 4.
16. Piloto em 1 unidade — rode a operação real por alguns dias em uma unidade antes de liberar as demais. Semana 4–5.
17. Testes de validação + replicação — valide todos os cenários no piloto, ajuste a padronização e replique para as demais unidades. Semana 5–6.

Módulo × prioridade neste foco

Tempo estimado

Checklist de go-live (robusto)

Governança e padronização (antes de replicar)

• ☐ Estrutura empresa → unidades modelada e conferida
• ☐ 1 depósito mínimo ativo em cada unidade (antes dos locais)
• ☐ Nomenclatura de locais/salas padronizada entre unidades
• ☐ Catálogos únicos de taxas e produtos (antes dos serviços)
• ☐ Catálogo único de serviços/procedimentos (sem duplicidade; subserviços antes dos pais)
• ☐ Política de reajuste de tabelas definida (quem altera, quando)
• ☐ Matriz de permissões por perfil documentada e aprovada
• ☐ Modelos de documento e impressão padronizados por unidade

Cadastros-mestre e financeiro

• ☐ Operadoras e convênios com prazos padronizados
• ☐ Tabelas de preço importadas e conferidas em amostragem na aba Farol › Itens (nenhum item roxo)
• ☐ Colaboradores com CBOS, grade e credenciamento por convênio; médicos com CPF, conselho/número/UF e certificado (checklist SNCR)
• ☐ Contas/caixas por unidade e centro de custo por unidade/setor
• ☐ Repasse de cada profissional cadastrado (com o repasse geral)
• ☐ Controle de caixa decidido por unidade (Desligado / Aviso / Bloqueio) e as 9 permissões novas do financeiro liberadas só para quem precisa
• ☐ Custos extras e Conta de recebimento de cada convênio cadastrados
• ☐ Estoque por depósito/unidade cadastrado (entradas e custos)
• ☐ Base de pacientes migrada/importada por unidade (se houver)

Acesso e segurança

• ☐ Usuários criados por perfil, com permissão mínima (permissões granulares #395: por funcionalidade e ação, perfis múltiplos/grupos)
• ☐ Cada perfil validado em login real (vê só o que deve)
• ☐ Logs de auditoria verificados (ações sendo registradas) e Tela de Auditoria (#185) consultável
• ☐ Política de LGPD revisada (dados pessoais protegidos, acesso restrito). As funções LGPD do sistema — anonimização, portabilidade, consentimento e log de acesso ao prontuário (#596) — estão ✅ em produção desde 28/09/2026 no servidor — sem tela própria: são ações administrativas, pedidas ao time Rabi/administrador (DPO); na tela, o responsável legal do paciente menor. MFA para administradores: a exigência automática foi testada e retirada em 29/09 — hoje não é obrigatória pelo sistema; confirme com o time Rabi a configuração do seu ambiente (o bloqueio por excesso de tentativas continua).

Piloto e replicação

• ☐ Unidade-piloto operando de verdade por alguns dias sem bloqueios
• ☐ Cenários de teste aprovados (agendamento particular e convênio, faturamento/lotes, bloqueio, relatórios, permissões)
• ☐ Dashboards gerenciais exibindo dados corretos (agendamentos, financeiro, faturamento)
• ☐ Ajustes de padronização aplicados a partir do piloto
• ☐ Demais unidades replicadas a partir do padrão validado
• ☐ Dados de teste apagados antes do go-live

Go-live e treinamento por perfil

• ☐ Base de pacientes migrada conferida por amostragem em cada unidade
• ☐ Treinamento por perfil realizado em cada unidade (recepção, corpo clínico, faturamento, financeiro, gestor)
• ☐ Gestores de unidade treinados em dashboards e relatórios gerenciais
• ☐ Data oficial de entrada em produção definida por unidade
• ☐ Acompanhamento pós-implantação agendado (suporte intensivo nas primeiras semanas)