Implantação › Clínica grande / rede
🏢 Implantação — Clínica média/grande e rede multiunidade
🧩 Novo — Pré-requisitos de cadastro: antes de cada cadastro, veja o que precisa existir antes e o caminho completo no menu (ex.: Produto exige Tipo de Produto + Fornecedor + Fabricante + Princípio Ativo).
Modelo para operações com 10 a 50+ profissionais e múltiplas unidades. Cobre o sistema inteiro, com peso em governança, permissões por perfil, dashboards gerenciais e faturamento em escala.
Meta de tempo: ~3 a 6 semanas. Filosofia: aqui a implantação é um projeto, não uma tarefa. Padronize antes de replicar: defina o modelo de dados e de acesso na unidade-piloto e só então expanda para as demais.
Visão do porte
- Quem é: policlínica, clínica de imagem, grupo com várias filiais ou rede sob a mesma gestão.
- Recebimento: muitos convênios, alto volume de guias, faturamento TISS em lotes grandes e múltiplos centros de custo.
- Equipe: dezenas de usuários com funções bem separadas — recepção, enfermagem, corpo clínico, faturamento, financeiro, estoque, TI e gestão.
- O que mais importa: governança (padronização entre unidades), controle de acesso por perfil, dashboards e relatórios gerenciais e o faturamento fechando em volume sem retrabalho.
Ordem de cadastro recomendada
Trabalhe em ondas: primeiro a padronização central, depois a unidade-piloto, depois a replicação. Nunca cadastre todas as unidades ao mesmo tempo sem um piloto validado.
- Empresas e Unidades (todas) — Configurações → Empresas e Unidades. Modele a estrutura societária/organizacional real (empresa → unidades). Semana 1.
- Locais / Salas e Equipamentos por unidade — Configurações → Locais e Equipamentos. Padronize a nomenclatura entre unidades. Semana 1.
- Operadoras e Convênios (catálogo central) — Configurações → Operadoras e Convênios. Muitos convênios; padronize prazos e planos. Semana 1–2.
- Serviços/Procedimentos + Tipos de Código — catálogo único e padronizado (TUSS/CBHPM). Evite duplicidade entre unidades. Semana 2.
- Tabelas de preço em escala — por convênio, com importação via Excel. Estabeleça governança de reajuste (quem altera, quando). Semana 2.
- Colaboradores + CBOS + grade + credenciamento — muitos profissionais, alguns atuando em mais de uma unidade. Vincule convênios que cada um atende. Semana 2–3.
- Estrutura financeira — Contas/caixas por unidade, Categorias, Centro de Custo por unidade/setor, regras de repasse. Semana 3.
- Estoque por depósito/unidade — Fornecedores, Fabricantes, Produtos, e um ou mais Depósitos por unidade. Semana 3.
- Matriz de permissões por perfil — desenhe os papéis (recepção, enfermagem, corpo clínico, faturamento, financeiro, estoque, gestor de unidade, gestor geral) com as 4 ações (VIEW/CREATE/UPDATE/DELETE) por módulo. Documente a matriz antes de criar os usuários. Semana 3–4.
- Parâmetros, Documentos, Impressão e Taxas — padronize modelos de documento e cabeçalhos por unidade. Semana 4.
- Piloto em 1 unidade — rode a operação real por alguns dias em uma unidade antes de liberar as demais. Semana 4–5.
- Testes de validação + replicação — valide todos os cenários no piloto, ajuste a padronização e replique para as demais unidades. Semana 5–6.
Governança em primeiro lugar. Antes de replicar, congele os padrões: nomenclatura de locais, catálogo de serviços, matriz de permissões e política de reajuste de tabelas. Divergência entre unidades é a principal causa de retrabalho em redes.
Módulo × prioridade neste foco
| Módulo / Cadastro | Prioridade | Observação para este porte |
|---|---|---|
| Empresas / Unidades / Locais (multiunidade) | 🟢 Essencial | Modelagem correta da rede é a base de tudo. |
| Permissões por perfil (governança) | 🟢 Essencial | Matriz documentada; papel + 4 ações por módulo. Princípio do menor privilégio. |
| Operadoras e Convênios (muitos) | 🟢 Essencial | Catálogo central padronizado; governança de reajuste. |
| Tabelas de preço em escala | 🟢 Essencial | Importação Excel; controle de quem altera e quando. |
| Serviços + Tipos de Código | 🟢 Essencial | Catálogo único, sem duplicidade entre unidades. |
| Colaboradores + CBOS + grade | 🟢 Essencial | Profissionais que atuam em várias unidades; credenciamento por convênio. |
| Agenda por unidade | 🟢 Essencial | Alto volume; encaixe, bloqueio, confirmação em massa, acolhimento. |
| Prontuário + Documentos | 🟢 Essencial | Modelos padronizados de documento por unidade. |
| Faturamento TISS em escala + Lotes + Glosas | 🟢 Essencial | Volume grande; equipe dedicada; controle de glosa. |
| Financeiro + Centro de Custo por unidade | 🟢 Essencial | Rateio por unidade/setor; repasses. |
| Relatórios + Dashboards gerenciais | 🟢 Essencial | Produtividade, ocupação, repasses, fluxo de caixa, logs de auditoria. |
| Autorização / Orçamento | 🟢 Essencial | Volume relevante de autorizações de convênio e orçamentos. |
| Estoque por depósito | 🟡 Importante | Um ou mais depósitos por unidade; mapa de estoque. |
| Equipamentos | 🟡 Importante | Reserva de aparelhos na agenda, especialmente em imagem. |
| Logs de Auditoria | 🟡 Importante | Rastreabilidade de ações — importante para governança e LGPD. |
⚠️ Recursos ainda não disponíveis (roadmap). Não planeje a governança dependendo de: permissões granulares (refactor RBAC além de papel + 4 ações), filtros padrão gerais, farol de margem, guard de edição, obrigatoriedades de orçamento/autorização, status "Pendente" na agenda, notificações por e-mail/SMS, NF-e/NFS-e, módulo de Compras e assinatura digital ICP-Brasil. O modelo atual de acesso é papel (Role) + VIEW/CREATE/UPDATE/DELETE por módulo. Os relatórios de produtividade da autorização/orçamento/atendimento estão em homologação (chegando em 1–2 semanas).
Tempo estimado
| Fase | Conteúdo | Duração |
|---|---|---|
| Semana 1 | Empresas/unidades, locais, operadoras, início dos convênios | ~1 semana |
| Semana 2 | Convênios, tabelas em escala, serviços, colaboradores | ~1 semana |
| Semana 3 | Financeiro/centro de custo, estoque, matriz de permissões | ~1 semana |
| Semana 4 | Parâmetros/documentos, criação de usuários, unidade-piloto | ~1 semana |
| Semanas 5–6 | Testes, ajustes de padronização, replicação para demais unidades, go-live e treinamento | ~1 a 2 semanas |
| Total | ~3 a 6 semanas | |
Checklist de go-live (robusto)
Governança e padronização (antes de replicar)
- ☐ Estrutura empresa → unidades modelada e conferida
- ☐ Nomenclatura de locais/salas padronizada entre unidades
- ☐ Catálogo único de serviços/procedimentos (sem duplicidade)
- ☐ Política de reajuste de tabelas definida (quem altera, quando)
- ☐ Matriz de permissões por perfil documentada e aprovada
- ☐ Modelos de documento e impressão padronizados por unidade
Cadastros-mestre e financeiro
- ☐ Operadoras e convênios com prazos padronizados
- ☐ Tabelas de preço importadas e conferidas em amostragem
- ☐ Colaboradores com CBOS, grade e credenciamento por convênio
- ☐ Contas/caixas por unidade e centro de custo por unidade/setor
- ☐ Regras de repasse por colaborador definidas
- ☐ Estoque por depósito/unidade cadastrado
Acesso e segurança
- ☐ Usuários criados por perfil, com permissão mínima (papel + VIEW/CREATE/UPDATE/DELETE)
- ☐ Cada perfil validado em login real (vê só o que deve)
- ☐ Logs de auditoria verificados (ações sendo registradas)
- ☐ Política de LGPD revisada (dados pessoais protegidos, acesso restrito)
Piloto e replicação
- ☐ Unidade-piloto operando de verdade por alguns dias sem bloqueios
- ☐ Cenários de teste aprovados (agendamento particular e convênio, faturamento/lotes, bloqueio, relatórios, permissões)
- ☐ Dashboards gerenciais exibindo dados corretos (agendamentos, financeiro, faturamento)
- ☐ Ajustes de padronização aplicados a partir do piloto
- ☐ Demais unidades replicadas a partir do padrão validado
- ☐ Dados de teste apagados antes do go-live
Go-live e treinamento por perfil
- ☐ Base de pacientes migrada/importada por unidade (se houver)
- ☐ Treinamento por perfil realizado em cada unidade (recepção, corpo clínico, faturamento, financeiro, gestor)
- ☐ Gestores de unidade treinados em dashboards e relatórios gerenciais
- ☐ Data oficial de entrada em produção definida por unidade
- ☐ Acompanhamento pós-implantação agendado (suporte intensivo nas primeiras semanas)
✅ Rede padronizada e sob governança. Com o piloto validado e as unidades replicadas a partir do mesmo padrão, a expansão para novas filiais passa a ser rápida e previsível. Reaplique este checklist a cada nova unidade.