📋 Rotina de Autorização e Orçamento no Rabi

O atendente de Autorização e Orçamento garante que nenhum pedido fique parado e nenhum orçamento fique esquecido. A postura é lutar pelo paciente: cada autorização parada é um tratamento atrasado, cada orçamento sem retorno é uma negociação a recuperar. O Rabi organiza esse trabalho em duas filas visíveis — os agendamentos Pendentes (esperando autorização/orçamento) e os status das autorizações e orçamentos — e a rotina do dia é, essencialmente, zerar essas filas.

📌 Ficha da rotina

Quem executa	Atendente de autorização/orçamento (em clínicas menores, recepção ou faturamento acumulam a rotina)
Quando	Todos os dias: manhã (zerar pendentes + enviar pedidos), tarde (acompanhar operadoras + orçamentos), fim de dia (fechamento sem pendências)
Objetivo	Zero pedidos parados na clínica; toda autorização liberada vira agendamento no mesmo dia; todo orçamento com próxima ação definida
Telas principais	Autorizações (`/portal/agenda/autorizacao`) · Orçamentos (`/portal/agenda/orcamento`) · Agenda/board (`/portal/agenda`) · Relatórios (`/portal/relatorios`) · Portais das operadoras (fora do Rabi)

🔗 Rotinas interligadas: Recepção · Sucesso do Paciente · Confirmação de Agenda · Liderança de Atendimento

1 Abertura do dia — a fila de trabalho está no board

O status Pendente do agendamento é a sua caixa de entrada: são pacientes agendados que ainda dependem de autorização ou orçamento. Enquanto estão Pendentes, o trabalho está com a clínica — e isso é o que não pode acontecer.

Passo	Onde no Rabi (menu + rota)	Como fazer	Dica de produtividade
Abrir a fila de Pendentes	Menu Agenda (board) `/portal/agenda`	O board mostra a coluna Pendente e as colunas de autorizações pendentes/aprovadas. Nos itens com produtos controlados, o aviso "faltam X de Y" mostra o que ainda não está garantido.	Trabalhe o board de cima para baixo, começando pelos agendamentos mais próximos da data — são os que viram cancelamento se a autorização não sair.
Listar as autorizações paradas	Agenda → Autorização `/portal/agenda/autorizacao`	Filtre pelas autorizações pendentes (Aguardando autorização, Pendentes de autorização, Pré-solicitação) que ainda não foram pedidas à operadora — o registro do protocolo no Acompanhamento mostra quais já foram. Agrupe por operadora para entrar em cada portal uma vez só. ✅ Novo — 05/10/2026 A lista ganhou as colunas Telefone, CPF, Validade (dias para vencer), Plano, Solicitante, Executante (com filtro) e Orçamento (clicável); dá para esconder e reordenar colunas (fica salvo neste navegador até você sair do sistema — ✅ Atualização 15/10 desde 13/10, sair apaga as colunas escolhidas, que voltam ao padrão), voltar às Colunas padrão e Exportar Excel com todas as linhas do filtro.	Antes de enviar, confira a documentação anexada (prescrição, exames, carteirinha) — pedido incompleto volta e você paga o retrabalho em dobro.
Panorama executivo	Dashboard → Autorizações / Orçamentos `/dashboard/autorizacoes` · `/dashboard/orcamentos`	Veja os totais por status: quantas aguardando, aprovadas, negadas; quantos orçamentos abertos, aprovados, vencidos. ✅ Novo — 05/10/2026 Na lista Agenda → Orçamentos, as colunas Validade, Sessões (usadas × previstas), Valor total e Pagamento (Pago / Parcial / Pendente) e o filtro por Responsável mostram de cara o que precisa de follow-up.	Anote os números da abertura — no fechamento você compara e mostra o que andou.

2 Receber o pedido e montar o orçamento

Todo procedimento particular (e muitos de convênio) começa por um orçamento. No Rabi ele reúne serviços + produtos + taxas + equipamentos, calcula o resultado e mostra o farol — o semáforo que protege a margem da clínica.

Passo	Onde no Rabi (menu + rota)	Como fazer	Dica de produtividade
Criar o orçamento	Agenda → Orçamento → Novo `/portal/agenda/orcamento/criar`	Selecione paciente, local e profissional responsável; adicione os serviços e, dentro de cada um, os produtos consumidos, taxas e equipamentos. Os preços vêm das tabelas cadastradas.	Também dá para vincular o orçamento a partir do agendamento — se o pedido nasceu na agenda, não recrie nada.
Ler o farol antes de enviar	Na própria tela do orçamento	O farol 🟢🟡🔴🟣 avalia o resultado: 🟢 segue, 🟡 alerta, 🔴 bloqueia (resultado abaixo do mínimo) e 🟣 indica erro de preço (item sem custo ou sem receita cadastrados). ✅ Novo — 23/09/2026 O cartão do farol refere-se ao orçamento inteiro (consolidado: Σ receita ÷ Σ custo) — para achar o serviço que puxa o resultado, olhe a cor de cada linha. ✅ Novo — 12/10/2026 O custo do Farol passou a incluir, além dos produtos, o custo extra do convênio, os prestadores e o repasse do profissional (sem profissional escolhido, o maior repasse entre quem atende); o tooltip mostra a composição. Esses custos novos mudam a cor, mas só bloqueiam se a clínica ligou a opção em Parâmetros › Orçamento.	Farol roxo não é "problema seu de desconto" — é cadastro de preço faltando. Avise quem cuida das tabelas antes de prosseguir. Um serviço vermelho sozinho não bloqueia se o conjunto fecha verde.
Desconto e liberação por alçada	Na tela do orçamento (ação de desconto)	O desconto é validado pelo seu nível de alçada. Acima do seu limite — ou com farol 🔴 — o sistema pede aprovação de nível superior: todos os usuários do nível são notificados e a resposta de um resolve para todos. ✅ Novo — 26/09/2026 Os pedidos de aprovação (farol, desconto) chegam em tempo real a todos os aprovadores do nível exigido ou superior (pedido de Nível 2 chega ao Nível 2 e ao Nível 3); quando um responde, o pedido some da tela dos demais. A mensagem de aprovação fala do farol consolidado do orçamento inteiro, não de um serviço isolado. ✅ Novo — 06/10/2026 A notificação do pedido de desconto já mostra o paciente e os serviços — não precisa avisar o aprovador por fora.	Não "espere passivamente" a alçada: a solicitação foi para várias pessoas — se demorar, cobre pelo canal interno. O paciente está esperando.
Enviar ao paciente	Ação Enviar no orçamento	O Rabi gera o documento e a notificação ao paciente com link para ver e aprovar o orçamento, com prazos. O orçamento fica aguardando aprovação.	Orçamento tem validade (dias configurados em Parâmetros › Orçamento) e, ao passar, aparece como Vencido. Registre a data de envio e programe o follow-up antes do vencimento — não depois. 🟡 Chegando Status automático (#656): o sistema já mostra os novos nomes (Pago, Agendado, Concluído, Renegociado), mas a troca automática ainda não está ativa; até lá, confira pagamento e sessões abrindo o orçamento, e para refazer um orçamento vencido use Copiar.
Aprovou? Vira agendamento	Ação Aprovar / Agendar	Ao registrar a aprovação, o botão Agendar abre o agendamento pré-preenchido — confira e salve, sem redigitar (desde 08/10 o botão libera para os status aprovados — paciente, convênio, assistência —; Em Negociação não libera). O consumo de sessões pagas × realizadas passa a ser controlado. ✅ Novo — 26/09/2026 Em orçamento com várias sessões (criado a partir de 25/09), todas as sessões usam uma só movimentação financeira, com o valor total do orçamento; o pagamento pode ser feito na tela do orçamento (opcional) ou no acolhimento — pago num lado, aparece pago nos dois. Particular pode ser agendado sem estar pago, mas não é acolhido sem pagamento. Depois de pago, o valor trava (sem alteração de valor nem desconto).	Procedimento particular sempre nasce do orçamento aprovado; nunca agende "direto" e deixe o financeiro para depois. ✅ Novo — set/2026 Com o módulo fiscal ativo, a NFS-e pode ser emitida direto do orçamento (#594).

3 Solicitar a autorização à operadora

Para convênios, o pedido formal vai pela Autorização do Rabi + o portal da operadora. Desde ago/2026 a autorização carrega produtos e taxas (com quantidades e conversão do convênio), além dos serviços — o pedido sai completo e, desde 23/09/2026, o farol é um só, consolidado sobre o conjunto inteiro (Σ receita ÷ Σ custo).

Passo	Onde no Rabi (menu + rota)	Como fazer	Dica de produtividade
Criar a autorização	Agenda → Autorização → Nova `/portal/agenda/autorizacao/criar`	Selecione paciente + convênio/carteirinha (o sistema valida o vínculo ativo); adicione serviços, produtos e taxas com as quantidades; informe o caráter do atendimento; anexe a documentação. ✅ Novo — 02/10/2026 Serviço composto mostra o quadro Subserviços com chips ("Convênio não cobre", "Não pede autorização", "Pede autorização"…) e permite incluir a autorização do subserviço nesta tela ou separada ("+ Autorização"). Desde 03/10 essa autorização do subserviço é opcional (não deixa o agendamento pendente) — confira com a operadora se ela exige o subserviço no pedido.	Inclua serviço E produto no mesmo pedido (salvo quando o convênio exigir separado) — o que não for pedido não será faturado.
Conferir a elegibilidade antes de pedir ✅ Novo — 15/10/2026	Agendamento / Acolhimento — botão Verificar elegibilidade	Se a operadora tem a Integração TISS ativa no Rabi (aba da operadora), verifique se a carteira do paciente está elegível antes de montar o pedido: chip Elegível ou Não elegível: <motivo>, gravado na carteira. Sem integração, o botão não aparece.	Pedido de autorização para carteira não elegível é negativa certa — confira antes e economize uma ida ao portal.
Enviar e registrar o protocolo	Portal da operadora + ícone Acompanhamento da autorização	Cadastre o pedido no portal da operadora, copie o protocolo e registre no acompanhamento da autorização no Rabi ("solicitado em [data], protocolo [nº]"). A autorização segue como pendência até você registrar o resultado. ✅ Correção — 30/09/2026 não existe ação "Enviar" que mude o status no Rabi (o envio por webservice TISS é roadmap, Sprint 14 — épico #618). ✅ Atualização 15/10 a 1ª fase da integração TISS (#619, 15/10) traz só a verificação de elegibilidade no agendamento/acolhimento; a solicitação de autorização por webservice (#622) continua roadmap. ✅ Novo — 15/10/2026 Colocar o protocolo depois não apaga mais os acompanhamentos já registrados, e ao abrir uma autorização pelo agendamento ela aparece destacada no topo com o chip Aberta agora.	Agrupe os envios por operadora: entre em cada portal uma vez e despache todos os pedidos daquela operadora em sequência.
Conferir valores	Lista de autorizações — painel Original vs Convênio `/portal/agenda/autorizacao`	A lista mostra lado a lado o valor original e o valor pago pelo convênio. Diferenças grandes são candidatas a revisão de tabela ou negociação.	Use o painel como filtro de prioridade: onde a diferença dói mais, o acompanhamento tem de ser mais duro.
Tratamentos longos	Autorização → tratamento continuado (repetir pedido)	Para tratamentos em série, repita o pedido dentro do mesmo prazo sem recriar tudo — e peça o período seguinte no dia em que a autorização atual sair, nunca quando ela acabar.	Ao receber a 1ª autorização de um tratamento longo, calcule já todas as datas dos próximos pedidos e registre no acompanhamento.

💰 Como o Rabi chega ao preço? Na conferência de valores, entenda de onde cada número vem: os 3 níveis de conversão por convênio, as 3 linhas de cada item (4 na coluna Valor do serviço, com a Σ — ✅ em produção desde 24/09) e o modo pacote estão explicados de ponta a ponta na nova área Preços e Conversão de Valores.

✅ Atualização 24/09 Regras de preço — série completa em produção (23–24/09). No orçamento e na autorização: taxas, produtos e subserviços sempre entram, cada um com as conversões do convênio; item que o convênio não cobre (sem "Utiliza") entra a R$ 0,00; serviço de preço fixo sem Pacote cobra os itens na quantidade inteira — para o preço fixo ou o valor combinado "já incluir" itens, o convênio precisa de Pacote marcado na linha do serviço (aba Serviços do convênio — não existe pacote no cadastro do serviço) + Zerar valor em pacotes nos itens inclusos (zerar é por item, sem cascata). Se um orçamento "engordou" depois de 23/09, é esse o motivo: acione quem cuida do cadastro do convênio. ✅ Novo — 30/09/2026 Desde 29/09 o convênio abre em modo consulta (#632): você pode abrir o convênio, expandir o serviço e ver o Farol sem risco de alterar nada; para corrigir, quem tem permissão clica em Liberar para edição, altera e clica em Salvar no cabeçalho (desde 01/10 as abas só gravam no Salvar).
✅ regra vigente Valor combinado NÃO é pacote (decisão de 25/09): o valor digitado na linha 🔁 do serviço muda só o preço do serviço; os itens continuam somando por cima. Sintoma "digitei um valor e os itens continuaram somando" → marque Pacote (sem Pacote, o "Zerar" dos itens nem é consultado) — ver o Guia da clínica. ✅ em produção desde 24/09 Na conferência de valores, a coluna Valor do serviço no convênio tem a 4ª linha Σ (total do serviço no convênio = receita do Farol = o que vai no orçamento/guia); a linha ✅ "0,00 (sem preço próprio: itens cobrados à parte)" em serviço que soma itens sem valor combinado não é erro. A explicação do 0,00 aparece ao passar o mouse na linha ✅; um texto visível na própria linha chega no próximo ajuste. A impressão do orçamento agora sai igual à proposta e toda gravação mostra confirmação (#614). Passo a passo na Árvore de decisão de preços.

✅ em produção desde 28/09/2026 ✅ Novo — 29/09/2026 Pré-solicitação de autorização (#380) — agora completa, com tela. A regra e a notificação estão no servidor desde 25/09 e a tela chegou à produção em 28/09. O que é: um acompanhamento registrado na própria autorização (não cria autorização nova; não é "conferência interna antes do envio"). Como usar: na lista de autorizações (Agenda → Autorização), clique no ícone Acompanhamento da autorização e registre a data da pré-solicitação + observação (fica o histórico completo; vale a mais recente). A lista ganhou a coluna Pré-solicitação, com o farol e os dias. O farol segue o prazo de resposta do convênio (campo Prazo de autorização, em dias, no cadastro do convênio): menos de 50% do prazo decorrido = 🟢 verde; de 50% a 90% = 🟡 amarelo ("faltam N dias"); 90% ou mais, ou prazo vencido = 🔴 vermelho + notificação automática ao responsável. Convênio sem prazo de autorização configurado fica sem farol (não é "verde") — peça a quem cuida dos cadastros para preencher o prazo. A conferência de procedimentos, carteirinha e caráter antes de cada envio continua sendo boa prática — é ela que evita glosa. Detalhes →

4 Acompanhar prazos — nada dorme esperando a operadora

Passo	Onde no Rabi (menu + rota)	Como fazer	Dica de produtividade
Varredura diária dos status	Agenda → Autorização (filtros por status) `/portal/agenda/autorizacao`	Filtre as autorizações aguardando retorno, confira o portal de cada operadora e atualize status + acompanhamento no Rabi. Status reais: pendências (Aguardando autorização, Pendentes de autorização, Pré-solicitação; Prazo vencido quando o prazo do convênio passa) → Autorizado (libera os agendamentos vinculados) ou Negado; Agendado quando o saldo foi todo usado; Cancelado. ✅ Correção — 30/09/2026 os nomes "autorizada/utilizada/faturada" vinham do planejamento (HU #397) e não existem no sistema.	Atualize o Rabi na hora em que ler o portal — o paciente pode acompanhar as autorizações pelo serviço online, e o que ele vê é o que você registrou.
Varrer a coluna Pré-solicitação ✅ Novo — 29/09/2026	Agenda → Autorização (coluna Pré-solicitação) `/portal/agenda/autorizacao`	Olhe primeiro as linhas 🔴 (prazo do convênio vencido ou acima de 90%) e depois as 🟡 ("faltam N dias"): cobre a operadora e registre cada contato no ícone Acompanhamento (data + observação). As vermelhas também geram notificação automática ao responsável.	A coluna mostra o farol e os dias sem abrir cada autorização — é a sua lista de cobrança do dia.
Monitorar consumo de sessões	Na autorização (quantidades)	Compare autorizadas × consumidas. ✅ Novo — 15/10/2026 Na lista de agendamentos pendentes de autorização, só o saldo de sessões decide a pendência (sobra de produto ou taxa não mantém o agendamento pendente). E no pré-faturamento, Criar Guia agora pede a autorização quando o convênio marca o serviço com autorização prévia. Sobrando sessões sem agendamento futuro = tratamento parando; acabando = hora de fazer o novo pedido (tratamento continuado). Com o saldo todo usado, a autorização fica Agendado.	Lembre: cancelado/não comparecido NÃO consome sessão — o saldo real pode ser maior do que parece pela agenda. ✅ Novo — 26/09/2026 Desde 25/09 a contagem usa o uso real pelos agendamentos: cancelar um agendamento (pela tela de cancelar, pelo cancelamento da autorização ou pelo portal do paciente) devolve a sessão ao orçamento/autorização. ✅ Novo — 08/10/2026 Autorização cuja guia já foi pré-faturada ou faturada sai da aba "Autorizadas" e não aceita novas sessões ("A guia desta autorização já foi pré-faturada/faturada; peça nova autorização.") — faça o novo pedido.
Negadas: não desistir	Autorização (acompanhamento) + portal da operadora	Leia o motivo da negativa: erro de preenchimento e falta de documento se corrigem e reenviam; negativa clínica pede relatório médico reforçado e recurso formal.	Registre cada tratativa no acompanhamento da autorização — a timeline é sua memória e sua prova em recurso de glosa.
Relatórios da rotina	Relatórios → Relatório de Autorizações e Rotina de Autorização (novo) `/portal/relatorios`	O Relatório de Autorizações consolida os pedidos por status/período; o relatório Rotina de Autorização foi feito para este trabalho diário — a lista do que exige ação.	Abra a Rotina de Autorização de manhã e de tarde: é o seu checklist pronto, sem planilha paralela.

5 Liberar o agendamento — autorização aprovada vira paciente na agenda

Autorização liberada sem agendamento é a pior pendência que existe: o convênio já disse sim e o paciente ainda não está na agenda. O Rabi ataca isso por dois lados — o botão Agendar e o aviso automático.

Passo	Onde no Rabi (menu + rota)	Como fazer	Dica de produtividade
Agendar direto da autorização	Autorização aprovada → botão AGENDAR	O botão abre o agendamento com os dados já preenchidos (paciente, convênio, serviços). Contate o paciente e marque todas as datas do período autorizado.	Use Repetir agendamento para séries de sessões — a série inteira entra de uma vez.
Caçar liberadas paradas	Central de Notificações — aviso de autorização liberada e não agendada	O sistema avisa quando uma autorização aprovada segue sem agendamento. Trabalhe essa lista em conjunto com o Sucesso do Paciente — contato no mesmo dia.	Autorização tem validade: liberada parada = risco de expirar e recomeçar do zero.
Fechar o ciclo no board	Menu Agenda (board) `/portal/agenda`	Com o agendamento criado, o item sai de Pendente; nas colunas de autorizações do board ele passa para aprovadas, e o "faltam X de Y" dos produtos zera quando tudo está garantido.	Board limpo no fim do dia = rotina cumprida. É o mesmo painel que a liderança olha.

6 Fechamento do dia

Passo	Onde no Rabi (menu + rota)	Como fazer	Dica de produtividade
Zero pedidos parados na clínica	Agenda → Autorização + board	Nenhuma autorização pode terminar o dia sem envio à operadora; nenhum agendamento Pendente sem tratativa registrada.	"Pendente" no fim do dia significa "parado conosco" — é o único status que não se admite dormir.
Todo orçamento com próxima ação	Agenda → Orçamento `/portal/agenda/orcamento`	Varra os aguardando aprovação e os próximos de vencer: registre contato, negocie, escale à liderança quando precisar de condição especial. Cancelados por engano podem ser reabertos.	"Em negociação" não é estado final — todo orçamento caminha para aprovado ou recusado, com data do próximo contato anotada.
Reportar com números	Dashboard → Autorizações/Orçamentos + relatórios	Compare com os números da abertura: solicitadas, liberadas (com agendamento feito), negadas (com ação), orçamentos enviados/aprovados.	O dashboard conta sozinho — seu relatório à liderança é leitura, não digitação.

📈 Como acompanhar seu trabalho

Board da agenda (/portal/agenda): colunas de autorizações pendentes/aprovadas + coluna Pendente + "faltam X de Y" — sua fila em tempo real.
Reconciliação do pré-faturamento ✅ Novo — ago/2026 (#568/#569): o sistema cruza autorizado × agendado × atendido × faturado e mostra as divergências numa área fixa — é onde aparece a autorização que ficou sem faturar (a diferença pode ser faturada preservando o histórico). Em produção desde ago/2026.
Coluna Pré-solicitação ✅ Novo — 29/09/2026 na lista de autorizações: farol pelo prazo do convênio + dias — vermelho = cobrar a operadora hoje.
Relatório Rotina de Autorização (novo, em /portal/relatorios): o checklist diário do que exige ação, pronto.
Relatório de Autorizações: consolidado por status e período — a régua de produtividade da rotina.
Dashboard → Autorizações e Orçamentos (/dashboard/autorizacoes, /dashboard/orcamentos): pipeline executivo (aguardando/aprovadas/negadas; abertos/aprovados/vencidos). Orçamento vencido subindo = follow-up falhando.
Painel Original vs Convênio (lista de autorizações): onde a clínica mais perde valor por convênio — leve os piores casos à liderança.

⚠️ Erros comuns

Erro	O que acontece / como corrigir
Agendar sem autorização aprovada	O agendamento cai (ou permanece) em Pendente — o sistema o segura na fila até a autorização/orçamento existir. Não é defeito: é o controle funcionando. Resolva a autorização, não "force" o agendamento.
Contar sessão de agendamento cancelado como consumida	Cancelado/não comparecido não consome a autorização — o saldo continua disponível. Antes de pedir renovação "porque acabou", confira o consumo real na autorização.
Mudar o pedido depois de enviado à operadora	✅ Correção — 13/10/2026 O Rabi não tem trava de edição "antes do envio" (não existe status de envio). O cuidado é com a operadora: se o pedido mudou depois de enviado, registre no Acompanhamento e refaça o pedido no portal dela. Autorização com guia já pré-faturada/faturada não recebe novas sessões — peça nova autorização.
Contar com a trava de especialidade do convênio	A trava de especialidade do convênio no agendamento e no orçamento está desligada temporariamente desde 06/10/2026: o sistema não impede usar um serviço de especialidade que o convênio não atende. Confira a cobertura antes de pedir a autorização.
Pedir só o serviço (sem produtos/taxas)	O que não entrou no pedido não será faturado. Desde ago/2026 a autorização carrega produtos e taxas com quantidades — use isso e mande o pedido completo.
Aplicar desconto acima da alçada "para agilizar"	O sistema bloqueia e exige aprovação de nível superior — e o farol 🔴 também. Solicite a liberação pelo próprio sistema e cobre a resposta; não negocie por fora.
Achar que orçamento aprovado nunca mais se edita ✅ Novo — 26/09/2026	Desde 25/09, travam a edição só os status Recusado e Aprovado pela Assistência (enfermagem). Aprovado pelo Paciente e Aprovado pelo Convênio continuam editáveis, e Vencido também (para renovar). A impressão/proposta mostra o valor congelado do orçamento; edição ignorada em orçamento travado gera aviso. E, independentemente do status, orçamento já pago não aceita mudança de valor nem desconto.
Deixar orçamento vencer sem follow-up	A validade (dias configurados em Parâmetros › Orçamento) vence sozinha e o orçamento passa a aparecer como Vencido. Programe o contato antes do vencimento; vencido, ele continua editável para ser renovado, mas a negociação esfria.
Não registrar protocolo/tratativas no Rabi	Sem registro, ninguém (nem o paciente no serviço online, nem a liderança, nem você amanhã) sabe o andamento. Cada contato com a operadora vira uma linha no acompanhamento.
Ignorar o farol 🟣 roxo	Roxo = erro de preço (custo ou receita não cadastrados). Não é questão de alçada — corrija o cadastro de preços antes de seguir.

🔗 Para aprofundar

Módulo Autorização · Módulo Orçamento · Módulo Agendamento
Lições da certificação: Autorização (ANS/TISS) · Orçamento de Procedimentos
Pré-requisitos de cadastro (tabelas de preço, convênios e taxas alimentam o farol e os valores do pedido)