📋 Rotina de Autorização e Orçamento no Rabi
O atendente de Autorização e Orçamento garante que nenhum pedido fique parado e nenhum orçamento fique esquecido. A postura é lutar pelo paciente: cada autorização parada é um tratamento atrasado, cada orçamento sem retorno é uma negociação a recuperar. O Rabi organiza esse trabalho em duas filas visíveis — os agendamentos Pendentes (esperando autorização/orçamento) e os status das autorizações e orçamentos — e a rotina do dia é, essencialmente, zerar essas filas.
📌 Ficha da rotina
| Quem executa | Atendente de autorização/orçamento (em clínicas menores, recepção ou faturamento acumulam a rotina) |
| Quando | Todos os dias: manhã (zerar pendentes + enviar pedidos), tarde (acompanhar operadoras + orçamentos), fim de dia (fechamento sem pendências) |
| Objetivo | Zero pedidos parados na clínica; toda autorização liberada vira agendamento no mesmo dia; todo orçamento com próxima ação definida |
| Telas principais | Autorizações (/portal/agenda/autorizacao) · Orçamentos (/portal/agenda/orcamento) · Agenda/board (/portal/agenda) · Relatórios (/portal/relatorios) · Portais das operadoras (fora do Rabi) |
1 Abertura do dia — a fila de trabalho está no board
O status Pendente do agendamento é a sua caixa de entrada: são pacientes agendados que ainda dependem de autorização ou orçamento. Enquanto estão Pendentes, o trabalho está com a clínica — e isso é o que não pode acontecer.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
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| Abrir a fila de Pendentes | Menu Agenda (board)
/portal/agenda | O board mostra a coluna Pendente e as colunas de autorizações pendentes/aprovadas. Nos itens com produtos controlados, o aviso "faltam X de Y" mostra o que ainda não está garantido. | Trabalhe o board de cima para baixo, começando pelos agendamentos mais próximos da data — são os que viram cancelamento se a autorização não sair. |
| Listar as autorizações paradas | Agenda → Autorização
/portal/agenda/autorizacao | Filtre pelas autorizações ainda não enviadas à operadora (aguardando envio). Agrupe por operadora para entrar em cada portal uma vez só. | Antes de enviar, confira a documentação anexada (prescrição, exames, carteirinha) — pedido incompleto volta e você paga o retrabalho em dobro. |
| Panorama executivo | Dashboard → Autorizações / Orçamentos
/dashboard/autorizacoes · /dashboard/orcamentos | Veja os totais por status: quantas aguardando, aprovadas, negadas; quantos orçamentos abertos, aprovados, expirados. | Anote os números da abertura — no fechamento você compara e mostra o que andou. |
2 Receber o pedido e montar o orçamento
Todo procedimento particular (e muitos de convênio) começa por um orçamento. No Rabi ele reúne serviços + produtos + taxas + equipamentos, calcula o resultado e mostra o farol — o semáforo que protege a margem da clínica.
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| Criar o orçamento | Agenda → Orçamento → Novo
/portal/agenda/orcamento/criar | Selecione paciente, local e profissional responsável; adicione os serviços e, dentro de cada um, os produtos consumidos, taxas e equipamentos. Os preços vêm das tabelas cadastradas. | Também dá para vincular o orçamento a partir do agendamento — se o pedido nasceu na agenda, não recrie nada. |
| Ler o farol antes de enviar | Na própria tela do orçamento | O farol 🟢🟡🔴🟣 avalia o resultado: 🟢 segue, 🟡 alerta, 🔴 bloqueia (resultado abaixo do mínimo) e 🟣 indica erro de preço (item sem custo ou sem receita cadastrados). | Farol roxo não é "problema seu de desconto" — é cadastro de preço faltando. Avise quem cuida das tabelas antes de prosseguir. |
| Desconto e liberação por alçada | Na tela do orçamento (ação de desconto) | O desconto é validado pelo seu nível de alçada. Acima do seu limite — ou com farol 🔴 — o sistema pede aprovação de nível superior: todos os usuários do nível são notificados e a resposta de um resolve para todos. | Não "espere passivamente" a alçada: a solicitação foi para várias pessoas — se demorar, cobre pelo canal interno. O paciente está esperando. |
| Enviar ao paciente | Ação Enviar no orçamento | O Rabi gera o documento e a notificação ao paciente com link para ver e aprovar o orçamento, com prazos. O orçamento fica aguardando aprovação. | Orçamento tem validade (padrão 30 dias) e expira sozinho. Registre a data de envio e programe o follow-up antes do vencimento — não depois. |
| Aprovou? Vira agendamento | Ação Aprovar / Agendar | Ao registrar a aprovação, o sistema gera o agendamento automaticamente (tela pré-preenchida) — sem redigitar. O consumo de sessões pagas × realizadas passa a ser controlado. | Procedimento particular sempre nasce do orçamento aprovado; nunca agende "direto" e deixe o financeiro para depois. |
3 Solicitar a autorização à operadora
Para convênios, o pedido formal vai pela Autorização do Rabi + o portal da operadora. Desde ago/2026 a autorização carrega produtos e taxas (com quantidades e conversão do convênio), além dos serviços — o pedido sai completo e o farol é calculado sobre o conjunto.
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| Criar a autorização | Agenda → Autorização → Nova
/portal/agenda/autorizacao/criar | Selecione paciente + convênio/carteirinha (o sistema valida o vínculo ativo); adicione serviços, produtos e taxas com as quantidades; informe o caráter do atendimento; anexe a documentação. | Inclua serviço E produto no mesmo pedido (salvo quando o convênio exigir separado) — o que não for pedido não será faturado. |
| Enviar e registrar o protocolo | Ação Enviar + portal da operadora | Cadastre o pedido no portal da operadora, copie o protocolo e registre no acompanhamento da autorização no Rabi ("solicitado em [data], protocolo [nº]"). O status sai de aguardando envio. | Agrupe os envios por operadora: entre em cada portal uma vez e despache todos os pedidos daquela operadora em sequência. |
| Conferir valores | Lista de autorizações — painel Original vs Convênio
/portal/agenda/autorizacao | A lista mostra lado a lado o valor original e o valor pago pelo convênio. Diferenças grandes são candidatas a revisão de tabela ou negociação. | Use o painel como filtro de prioridade: onde a diferença dói mais, o acompanhamento tem de ser mais duro. |
| Tratamentos longos | Autorização → tratamento continuado (repetir pedido) | Para tratamentos em série, repita o pedido dentro do mesmo prazo sem recriar tudo — e peça o período seguinte no dia em que a autorização atual sair, nunca quando ela acabar. | Ao receber a 1ª autorização de um tratamento longo, calcule já todas as datas dos próximos pedidos e registre no acompanhamento. |
🟠 Em breve — pré-solicitação de autorização (#380): a etapa de validação interna antes do envio à operadora (conferência de procedimentos, carteirinha e caráter por um segundo par de olhos) está no roadmap do Rabi. Enquanto não chega, faça essa conferência manualmente antes de cada envio — é ela que evita glosa.
4 Acompanhar prazos — nada dorme esperando a operadora
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
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| Varredura diária dos status | Agenda → Autorização (filtros por status)
/portal/agenda/autorizacao | Filtre as autorizações aguardando retorno, confira o portal de cada operadora e atualize status + acompanhamento no Rabi. O ciclo é: aguardando → autorizada (ou negada) → utilizada → faturada (automático quando a guia é faturada). | Atualize o Rabi na hora em que ler o portal — o paciente pode acompanhar as autorizações pelo serviço online, e o que ele vê é o que você registrou. |
| Monitorar consumo de sessões | Na autorização (quantidades) | Compare autorizadas × consumidas. Sobrando sessões sem agendamento futuro = tratamento parando; acabando = hora de renovar o pedido. | Lembre: cancelado/não comparecido NÃO consome sessão — o saldo real pode ser maior do que parece pela agenda. |
| Negadas: não desistir | Autorização (acompanhamento) + portal da operadora | Leia o motivo da negativa: erro de preenchimento e falta de documento se corrigem e reenviam; negativa clínica pede relatório médico reforçado e recurso formal. | Registre cada tratativa no acompanhamento da autorização — a timeline é sua memória e sua prova em recurso de glosa. |
| Relatórios da rotina | Relatórios → Relatório de Autorizações e Rotina de Autorização (novo)
/portal/relatorios | O Relatório de Autorizações consolida os pedidos por status/período; o relatório Rotina de Autorização foi feito para este trabalho diário — a lista do que exige ação. | Abra a Rotina de Autorização de manhã e de tarde: é o seu checklist pronto, sem planilha paralela. |
5 Liberar o agendamento — autorização aprovada vira paciente na agenda
Autorização liberada sem agendamento é a pior pendência que existe: o convênio já disse sim e o paciente ainda não está na agenda. O Rabi ataca isso por dois lados — o botão Agendar e o aviso automático.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
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| Agendar direto da autorização | Autorização aprovada → botão AGENDAR | O botão abre o agendamento com os dados já preenchidos (paciente, convênio, serviços). Contate o paciente e marque todas as datas do período autorizado. | Use Repetir agendamento para séries de sessões — a série inteira entra de uma vez. |
| Caçar liberadas paradas | Central de Notificações — aviso de autorização liberada e não agendada | O sistema avisa quando uma autorização aprovada segue sem agendamento. Trabalhe essa lista em conjunto com o Sucesso do Paciente — contato no mesmo dia. | Autorização tem validade: liberada parada = risco de expirar e recomeçar do zero. |
| Fechar o ciclo no board | Menu Agenda (board)
/portal/agenda | Com o agendamento criado, o item sai de Pendente; nas colunas de autorizações do board ele passa para aprovadas, e o "faltam X de Y" dos produtos zera quando tudo está garantido. | Board limpo no fim do dia = rotina cumprida. É o mesmo painel que a liderança olha. |
6 Fechamento do dia
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
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| Zero pedidos parados na clínica | Agenda → Autorização + board | Nenhuma autorização pode terminar o dia sem envio à operadora; nenhum agendamento Pendente sem tratativa registrada. | "Pendente" no fim do dia significa "parado conosco" — é o único status que não se admite dormir. |
| Todo orçamento com próxima ação | Agenda → Orçamento
/portal/agenda/orcamento | Varra os aguardando aprovação e os próximos de expirar: registre contato, negocie, escale à liderança quando precisar de condição especial. Cancelados por engano podem ser reabertos. | "Em negociação" não é estado final — todo orçamento caminha para aprovado ou recusado, com data do próximo contato anotada. |
| Reportar com números | Dashboard → Autorizações/Orçamentos + relatórios | Compare com os números da abertura: solicitadas, liberadas (com agendamento feito), negadas (com ação), orçamentos enviados/aprovados. | O dashboard conta sozinho — seu relatório à liderança é leitura, não digitação. |
📈 Como acompanhar seu trabalho
- Board da agenda (
/portal/agenda): colunas de autorizações pendentes/aprovadas + coluna Pendente + "faltam X de Y" — sua fila em tempo real.
- Reconciliação do pré-faturamento ✅ Novo — ago/2026 (#568/#569): o sistema cruza autorizado × agendado × atendido × faturado e mostra as divergências numa área fixa — é onde aparece a autorização que ficou sem faturar (a diferença pode ser faturada preservando o histórico). Entregue no ciclo de agosto/2026; se ainda não apareceu no seu ambiente, chega na próxima atualização.
- Relatório Rotina de Autorização (novo, em
/portal/relatorios): o checklist diário do que exige ação, pronto.
- Relatório de Autorizações: consolidado por status e período — a régua de produtividade da rotina.
- Dashboard → Autorizações e Orçamentos (
/dashboard/autorizacoes, /dashboard/orcamentos): pipeline executivo (aguardando/aprovadas/negadas; abertos/aprovados/expirados). Orçamento expirado subindo = follow-up falhando.
- Painel Original vs Convênio (lista de autorizações): onde a clínica mais perde valor por convênio — leve os piores casos à liderança.
⚠️ Erros comuns
| Erro | O que acontece / como corrigir |
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| Agendar sem autorização aprovada | O agendamento cai (ou permanece) em Pendente — o sistema o segura na fila até a autorização/orçamento existir. Não é defeito: é o controle funcionando. Resolva a autorização, não "force" o agendamento. |
| Contar sessão de agendamento cancelado como consumida | Cancelado/não comparecido não consome a autorização — o saldo continua disponível. Antes de pedir renovação "porque acabou", confira o consumo real na autorização. |
| Tentar editar autorização já enviada | A autorização só é editável antes do envio à operadora. Depois, trabalhe pelo acompanhamento (tratativas) ou crie novo pedido, conforme o caso. |
| Pedir só o serviço (sem produtos/taxas) | O que não entrou no pedido não será faturado. Desde ago/2026 a autorização carrega produtos e taxas com quantidades — use isso e mande o pedido completo. |
| Aplicar desconto acima da alçada "para agilizar" | O sistema bloqueia e exige aprovação de nível superior — e o farol 🔴 também. Solicite a liberação pelo próprio sistema e cobre a resposta; não negocie por fora. |
| Deixar orçamento expirar sem follow-up | A validade (padrão 30 dias) expira sozinha. Programe o contato antes do vencimento; expirado, será preciso reabrir/refazer e a negociação esfria. |
| Não registrar protocolo/tratativas no Rabi | Sem registro, ninguém (nem o paciente no serviço online, nem a liderança, nem você amanhã) sabe o andamento. Cada contato com a operadora vira uma linha no acompanhamento. |
| Ignorar o farol 🟣 roxo | Roxo = erro de preço (custo ou receita não cadastrados). Não é questão de alçada — corrija o cadastro de preços antes de seguir. |
🔗 Para aprofundar