🏥 Rotina de Recepção no Rabi
O dia inteiro da recepção — da abertura ao fechamento — mapeado tela a tela no Sistema Rabi.
📌 Ficha da rotina
Quem executa: recepcionistas / atendentes de balcão.
Quando: todos os dias de atendimento, da abertura da clínica ao fechamento.
Objetivo: nenhum paciente entra sem estar em ordem (cadastro, autorização/orçamento, pagamento) e nenhuma pendência passa para o dia seguinte.
Telas principais: Agenda /portal/agenda · Acolhimento /portal/agenda/acolhimento · Fila /portal/fila-de-atendimento · Pacientes /portal/pacientes · Financeiro /portal/financeiro/registros · Contas Caixa › Turnos por atendente /portal/financeiro/contas-caixa (quando a clínica usa o controle de caixa).
🌅 Fase 1 — Abertura do dia
Antes do primeiro paciente, a agenda do dia precisa estar "limpa": todo mundo confirmado, autorizações resolvidas e nenhum agendamento parado em Pendente.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Abrir o seu caixa ✅ Novo — 12/10/2026 | Menu Financeiro → Contas Caixa, aba Turnos por atendente/portal/financeiro/contas-caixa Novo — out/2026 (desde 22/10 o menu "Caixa" saiu; o botão "Abrir caixa" leva para cá) |
Se a clínica ligou o controle de caixa (Parâmetros › Financeiro › Caixa por atendente — ele vem Desligado), comece o dia em Abrir o seu caixa (Financeiro › Contas Caixa › aba Turnos por atendente): escolha a conta caixa e informe o troco inicial. No modo Aviso, receber sem caixa aberto abre a janela "Abrir o caixa" (Abrir caixa e continuar ou Seguir sem abrir); no modo Bloqueio, só recebe com caixa aberto. A agenda avisa "Você não tem caixa aberto…" com o botão Abrir caixa. Abriu por engano? Cancele com o motivo "Aberto por engano". | Só existe um caixa aberto por atendente e conta. Se a clínica não ligou o controle, siga recebendo normalmente — mas anexe os comprovantes (Fase 7). |
| Abrir a agenda do dia | Menu Agenda/portal/agenda |
Visualize o dia corrente. ✅ Novo — 03/10/2026 Se uma grade foi inativada ou mudou, os agendamentos dela aparecem no fim da lista com o aviso "Fora da grade atual" — continuam valendo, só não há horários livres nem encaixe ali. O board mostra os agendamentos por status: Aguardando, Pendente, Confirmado, Acolhido, Em Atendimento, Atendido, Cancelado, Remarcado — e, para serviços que exigem pagamento parcial (#604), Pendente de Pagamento (ver Fase 5). | Use o filtro por profissional/unidade para revisar uma agenda de cada vez, sem se perder. |
| Caçar os "Pendentes" | Board da agenda/portal/agenda |
Agendamento em status Pendente significa que falta orçamento ou autorização. Abra cada um e resolva (ou acione a equipe de Autorização e Orçamento). | Zere os Pendentes do dia LOGO na abertura — resolver com o paciente na frente do balcão é muito pior. |
| Conferir autorizações do dia | Board da agenda (colunas de Autorizações) e Agenda → Autorização /portal/agenda/autorizacao |
O board separa autorizações pendentes das aprovadas. Confira também os avisos "faltam X de Y" de produtos controlados e os avisos visuais na grade. | A tela de Autorizações mostra o farol consolidado e o status (pendências como Aguardando autorização e Prazo vencido; Autorizado/Agendado; Negado) — não precisa abrir agendamento por agendamento. (Correção 30/09: os nomes AGUARDANDO/AUTORIZADA/NEGADA vinham do planejamento e não existem no sistema.) |
| Confirmar retardatários | Agenda → Confirmação/portal/agenda/confirmacao |
Quem ainda estiver Aguardando deve ser confirmado agora: use a confirmação em massa ou ligue para os que não responderam ao lembrete automático. | A 1ª onda de confirmação é da véspera (veja a Rotina de Confirmação); de manhã sobra só o resto. |
⛔ Regra de ouro
Nenhum paciente entra para atendimento com pendência aberta: sem autorização válida (convênio) ou sem orçamento aprovado/pagamento confirmado (particular). O Rabi ajuda a impor isso — o status Pendente e os bloqueios parametrizáveis por convênio existem exatamente para isso. ✅ Novo — 26/09/2026 Orçamento particular com financeiro pode ser agendado sem estar pago, mas não é acolhido sem estar pago — o pagamento é feito ali mesmo, no acolhimento (Fase 3).
🤝 Fase 2 — Chegada do paciente (acolhimento humanizado)
Perceba o paciente assim que ele entra, chame-o ao balcão e localize-o no sistema em segundos. Sorriso, cortesia e resolução completa no balcão — o sistema não substitui o acolhimento, ele o acelera.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Localizar o paciente | Busca global (campo no topo de qualquer tela) | Digite nome parcial, telefone, e-mail ou CPF — a busca global encontra o paciente de qualquer tela do sistema. | Enquanto cumprimenta o paciente, já digite as primeiras letras do nome. Não precisa navegar até a lista de pacientes. |
| Conferir e atualizar dados | Pacientes → Editar/portal/pacientes/:id/editar |
Confirme telefone, e-mail, endereço, convênio/plano e carteirinha. Anexe documentos se necessário (até 50 MB por anexo). ✅ Novo — 05/10/2026 Se o paciente usa nome social, preencha o campo próprio — as telas mostram "NOME SOCIAL (nome civil)" e a guia leva o nome social. Se aparecer aviso de carteirinha duplicada ou com número quase igual, confira o número (o aviso não bloqueia). | Telefone e e-mail corretos = lembretes automáticos por SMS/e-mail funcionando. Cada dado errado é uma confirmação manual a mais amanhã. |
| Verificar a elegibilidade do convênio ✅ Novo — 15/10/2026 | Agendamento ou Acolhimento — quadro do convênio do paciente | Se a operadora do paciente tem a Integração TISS ativa no Rabi, aparece o botão Verificar elegibilidade: clique e o sistema pergunta à operadora se a carteira está válida. Resultado: chip Elegível (verde) ou Não elegível: <motivo> (vermelho), com data e hora — fica gravado na carteira. Só aparece com a carteira já salva e para quem tem a permissão de verificar (sem ela, o botão fica cinza). Mensagens comuns: "A carteira do paciente não tem número cadastrado." · "O convênio da carteira não tem operadora vinculada." · "Não foi possível verificar a elegibilidade." Se a operadora não tem integração, a tela fica como sempre — confira pelo portal da operadora. Detalhes → | Verifique ao agendar e de novo no acolhimento: carteira vencida descoberta no balcão é glosa evitada. "Não elegível" = converse com o paciente antes do atendimento (atualizar a carteira ou seguir como particular). |
| Identificar o tipo de atendimento | Agendamento do paciente na agenda/portal/agenda |
Veja no agendamento se é convênio (exige autorização/guia) ou particular (exige orçamento aprovado e pago para acolher — se ainda não foi pago, o pagamento é feito no próprio acolhimento). Isso define o fluxo das próximas fases. | O farol e os avisos do board já entregam a resposta de longe — aprenda a "ler" as cores antes de o paciente chegar ao balcão. |
✅ Fase 3 — Check-in e fila de atendimento
Com tudo em ordem, registre a chegada. O check-in muda o status para Acolhido e coloca o paciente na fila do profissional — a partir daí o consultório assume.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Abrir o acolhimento | Agenda → Acolhimento/portal/agenda/acolhimento |
A tela lista os agendamentos do dia com nome, horário, profissional, especialidade, status e convênio. Localize o paciente por nome ou CPF. | Deixe a tela de acolhimento aberta em uma aba fixa durante todo o expediente. |
| Realizar o check-in | Check-in/portal/agenda/acolhimento/:id/checkin |
Clique no agendamento, confira os dados e clique em "Realizar Check-in". O status muda para Acolhido e o paciente entra na fila do profissional. | Check-in imediato à chegada: o médico vê a fila em tempo real e o tempo de espera passa a ser medido corretamente. |
| Token do convênio ✅ Novo — 15/10/2026 | Mesma tela do acolhimento/check-in | Para convênio que exige token do paciente, o token só é obrigatório no acolhimento — criar ou editar o agendamento não trava mais por falta dele. Peça o token quando o paciente chegar. Se a operadora tem integração TISS, aproveite para verificar a elegibilidade. | Avise na confirmação da véspera: "traga o token do aplicativo do convênio" — evita fila no balcão. |
| Receber o orçamento particular no acolhimento ✅ Novo — 26/09/2026 | Mesma tela do acolhimento/check-in | Se o agendamento vem de um orçamento particular com financeiro ainda não pago, o sistema não deixa acolher ("Não é possível acolher: o orçamento (id N) ainda não foi pago.") — faça o pagamento ali mesmo e siga com o check-in. Todas as sessões do orçamento usam uma só cobrança, com o valor total: pago no acolhimento, aparece pago também no orçamento (e vice-versa). Orçamento só de convênio não entra na regra. | Antes de pago, desconto/ajuste dado no acolhimento vale para o orçamento e todas as sessões. Depois de pago, o valor trava — não dá mais para alterar valor nem dar desconto. |
| Quando o acolhimento bloqueia ✅ Novo — 26/09/2026 | Mensagens do próprio sistema no acolhimento | Para orçamentos criados a partir de 25/09, o acolhimento também bloqueia: sessão sem a movimentação financeira do orçamento; financeiro da sessão diferente do total do orçamento; duas sessões do mesmo orçamento com cobranças diferentes (cobrança em dobro); agendamento ligado a mais de um orçamento com financeiro ("separe as sessões por orçamento"). Trocar o status pelo menu do check-in para um status que só se alcança pelo acolhimento também exige o orçamento pago. Agendamento cancelado ou inativo não pode ser acolhido nem voltar para a fila — crie um novo agendamento para o paciente. | Não tente contornar: o bloqueio existe para evitar paciente atendido sem pagar ou pagando duas vezes. Na dúvida, chame o financeiro. |
| Acompanhar a fila | Fila de Atendimento/portal/fila-de-atendimento |
Acompanhe quem está aguardando e quem está Em Atendimento. A área de divergências tem botão Corrigir para ajustar inconsistências na hora. | Divergência apontada na fila = corrija AGORA pelo botão Corrigir. Divergência ignorada vira glosa no faturamento. |
👤 Fase 4 — Cadastro de paciente novo
Paciente de primeira vez, ou vindo por telefone/mensagem, precisa de cadastro completo antes de qualquer agendamento.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Verificar se já existe | Busca global ou Pacientes/portal/pacientes |
Busque por CPF antes de cadastrar. Evite criar duplicados — se acontecer, eles podem ser mesclados (#546, set/2026), preservando o histórico. | CPF é a chave: busque sempre por ele primeiro. ✅ Novo — set/2026 Se já houver duplicado, agora é possível mesclar os cadastros (#546): o principal mantém os dados pessoais e o histórico é preservado. |
| Cadastrar o paciente | Pacientes → Novo/portal/pacientes/criar |
Preencha dados pessoais (nome, CPF, nascimento; nome social, se houver), contato (celular, e-mail), endereço (CEP preenche o resto), convênio/plano/carteirinha e responsável quando aplicável. ✅ Novo — 29/09/2026 Para paciente menor de idade, o sistema exige os campos do responsável legal (nome, CPF e parentesco) — a idade é calculada pela data de nascimento, por isso preencha a data com cuidado. | Capriche em celular e e-mail: são eles que ligam o paciente à central de notificações (lembretes, links de confirmação e de aprovação de orçamento). |
| Anexar documentos | Ficha do paciente/portal/pacientes/:id |
Anexe documento de identificação, carteirinha e demais documentos (até 50 MB cada), classificados por tipo de anexo. | Documento digitalizado no cadastro = dossiê de faturamento completo sem correria no fim do mês. |
📅 Fase 5 — Novo agendamento e reagendamento
Todo agendamento nasce na mesma tela — e o Rabi valida na hora as exigências do convênio.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Criar o agendamento | Agenda → Novo/portal/agenda/criar |
Informe data, horário, paciente (busca por nome/CPF), convênio/plano, especialidade, profissional, tipo (Normal ou Encaixe), local e equipamentos. Anexe pedidos/guias se houver. ✅ Novo — 02/10/2026 Serviço composto mostra o quadro Subserviços; o campo Autorização do subserviço é opcional hoje. A quantidade do serviço multiplica o valor no financeiro. | O formulário mostra a previsão de estoque dos itens na data e a idade do paciente (anos, meses e dias) — use isso para decidir a data sem sair da tela. |
| Atender às exigências do convênio | Mesma tela/portal/agenda/criar |
Conforme a parametrização do convênio, o sistema exige orçamento e/ou autorização antes de liberar o agendamento e pode bloquear serviços não cobertos. Enquanto faltar algo, o agendamento fica em status Pendente. 🟡 atenção A trava de especialidade do convênio está desligada temporariamente desde 06/10/2026: o sistema não impede agendar um serviço de especialidade que o convênio não atende — confira a cobertura antes de marcar. Autorização cuja guia já foi pré-faturada/faturada não aceita novas sessões ("peça nova autorização"). | Não "dê um jeitinho" fora do sistema: crie a autorização/orçamento pelo caminho normal e o status sai de Pendente sozinho. |
| Retorno dentro do prazo ✅ Novo — 05/10/2026 | Mesma tela/portal/agenda/criar |
Se o paciente teve atendimento do mesmo serviço, no mesmo convênio, dentro do Prazo de Retorno em (Dias) do convênio e o serviço está com Retorno marcado no convênio: com o mesmo profissional, o agendamento vira retorno sozinho e sai com R$ 0 (guia, XML e repasse); com outro profissional, o sistema avisa "Paciente em prazo de retorno…" e não é possível agendar. Mudar a data na edição reavalia o retorno e avisa. Retorno marcado à mão só vale se existir o atendimento anterior no prazo. | A detecção automática não roda nos agendamentos feitos pelo agendamento online e no encaixe — confira esses e marque o retorno à mão. Novo — out/2026 Desde 24/10 os agendamentos feitos pela IA (TalkMe) seguem a mesma regra da recepção (no prazo com outro profissional, a IA recusa e oferece o mesmo profissional). Não existe senha para desmarcar retorno. |
| Remarcar sem perder o histórico | Agendamento → Editar/portal/agenda/:id/editar |
Altere data/horário. O guard de edição avisa se você sair da tela sem salvar. O agendamento remarcado aparece na grade com a cor do status normal. ✅ Novo — 02/10/2026 Se aparecer "Este registro foi alterado por outra pessoa. Recarregue a tela antes de alterar.", outra pessoa mexeu no mesmo agendamento: recarregue a tela e refaça a alteração — nada foi gravado por cima. | Para tratamentos seriados, use Repetir agendamento para gerar todas as sessões futuras de uma vez. |
| Serviço que exige pagamento parcial ✅ Novo — 29/09/2026 | Mesma tela/portal/agenda/criar |
Quando o serviço está configurado com "exige pagamento parcial" (#604, em produção desde 28/09/2026), o agendamento nasce com o status Pendente de Pagamento e segura o horário até o prazo da reserva. Informe ao paciente o valor mínimo (percentual sobre a sessão agendada, não sobre o pacote todo) e o prazo. Quando o paciente pagar, confirme o pagamento manualmente, registrando o valor recebido — nesta versão não há confirmação automática (o link de pagamento é a #409, 🟠 Sprint 14). ✅ Atualização 15/10 com provedor Pix ativo, use o Link de pagamento: o Pix pago confirma o agendamento sozinho. ✅ Novo — 12/10/2026 A confirmação exige Conta caixa e Forma de pagamento (o identificador é opcional), gera um recebimento próprio e o agendamento mostra "Sinal já recebido". Sem pagamento no prazo, o agendamento expira sozinho e libera o horário, as reservas de medicamento e a vaga para a Fila de Espera. Vale também para o agendamento online. Detalhes → | Confira os Pendente de Pagamento na abertura e no fechamento do dia: quem pagou e não foi confirmado perde o horário quando o prazo vence. |
| Mandar o link Pix do sinal ✅ Novo — 13/10/2026 | Aviso do sinal no agendamento Pendente de Pagamento → botão Link de pagamento | Se a clínica cadastrou e ativou um provedor Pix em Configurações › Parâmetros › Pagamentos (links), o aviso do sinal ganha o botão Link de pagamento. A janela mostra o QR Code, Copiar Pix copia e cola e Enviar ao paciente (WhatsApp, SMS ou e-mail — vazio = o contato do cadastro). Quando o paciente paga, o sistema dá baixa sozinho no financeiro e confirma o agendamento sozinho ("Baixa feita no financeiro."). Para desistir: Cancelar link (com motivo). Sem provedor ativo, o botão não aparece — confirme o pagamento manualmente, como na linha acima. Detalhes → | Mande o link ainda com o paciente ao telefone e espere a confirmação na própria janela. Se aparecer "A baixa automática falhou: … Dê a baixa manualmente.", confirme o pagamento à mão — e avise o financeiro (lista Pagos sem baixa). |
| Montar a grade do próximo período ✅ Novo — 29/09/2026 | Grade de agenda do profissional ou do equipamento → botão Copiar | Para quem monta grade: o botão Copiar (#616, em produção desde 28/09/2026) abre a criação de uma nova agenda já preenchida com tudo da original, exceto a vigência. Informe as datas, confira e salve — nada é gravado até salvar, e valem as mesmas validações de conflito. Detalhes → | Abra a agenda do mês seguinte em minutos copiando a atual, em vez de redigitar cada horário. |
🧩 Fase 6 — Encaixes
Urgências e retornos rápidos entram como Encaixe — com marcação visual própria na grade e, quando a agenda do profissional já está cheia, com liberação do próprio médico.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Criar o encaixe | Agenda → Novo/portal/agenda/criar |
No campo Tipo, selecione "Encaixe" em vez de "Normal". Preencha os demais campos e salve. O encaixe aparece imediatamente na grade, com destaque visual. | As validações de autorização e orçamento continuam valendo — encaixe não é atalho para pular regra. Atenção: a detecção automática de retorno não roda no encaixe adicional — se for retorno, marque à mão. |
| Pedir liberação ao médico | Encaixe adicional via notificação ao médico | Quando o encaixe extrapola o limite da agenda, o sistema envia uma notificação ao profissional, que autoriza (ou não) o encaixe adicional. Só depois da liberação o encaixe é confirmado. ✅ Novo — 26/09/2026 Se o encaixe adicional não for aprovado no prazo ou for recusado, o agendamento provisório passa a Cancelado, com o motivo ("Encaixe adicional não aprovado dentro do prazo — horário liberado automaticamente." ou "Encaixe adicional recusado.") — e não pode ser acolhido. | Avise o paciente que a vaga depende da liberação do médico — e acompanhe a resposta pelo sistema, não por mensagens paralelas. |
| Usar a Fila de Espera ✅ Novo — set/2026 | Agenda → Fila de Espera (#405) | Horário cheio e o paciente pode esperar? Coloque-o na Fila de Espera. Quando surge um cancelamento, o sistema sugere o próximo da fila e o encaixe sai com um clique no botão "Agendar" da própria fila. | Fila de espera alimentada = nenhum horário vago se perde. Prefira a fila a anotações em papel ou grupos de mensagem. |
| Atendimento sem agendamento Novo — out/2026 | Pacientes → Histórico do paciente → Novo Atendimento | Refeito em 23/10: escolha Unidade, Colaborador responsável, Convênio, Carteirinha (se houver mais de uma), Data do Atendimento (não aceita data futura) e Serviço (só os que o convênio atende). Se o serviço pede autorização prévia, escolha Voltar ou Prosseguir sem autorização (aí ela será exigida no pré-faturamento). A guia sai igual à de um atendimento agendado. Passo a passo e mensagens em Pacientes — Novo Atendimento. | Se aparecer "O paciente não tem carteirinha ativa deste convênio", cadastre o convênio no paciente antes (no Particular a carteirinha é criada sozinha). Quem usa a tela precisa da permissão Convênio – Visualizar. |
💰 Fase 7 — Pagamento particular no caixa
Atendimento particular nasce de um orçamento e termina com o recebimento registrado no caixa da recepção — tudo dentro do Rabi.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Partir sempre do orçamento | Agenda → Orçamento/portal/agenda/orcamento (+/criar) |
Monte o orçamento com serviços, produtos, taxas e equipamentos. O farol 🟢🟡🔴🟣 valida os valores — desde 23/09/2026 ele é consolidado: um só para o orçamento inteiro (a cor de cada linha só orienta). No vermelho o sistema bloqueia e só libera por nível de alçada (liderança/diretoria). | O paciente pode receber o orçamento por notificação com link para aprovar — menos papel, menos ida e volta. |
| Agendar a partir do orçamento | Orçamento aprovado → agendar/portal/agenda/orcamento/:id |
Agende as sessões vinculadas ao orçamento. O sistema controla quantas sessões foram pagas e quantas foram consumidas — e bloqueia quando acabam. ✅ Novo — 26/09/2026 Todas as sessões compartilham uma só movimentação financeira, com o valor total do orçamento (orçamentos criados a partir de 25/09). A contagem usa o uso real pelos agendamentos: cancelar um agendamento devolve a sessão ao orçamento. ✅ Novo — set/2026 O progresso "x/y" das sessões (ex.: 3/10) aparece direto na agenda (#603). | Nunca agende particular "solto": sem vínculo com orçamento você perde o controle de sessões pagas × consumidas. |
| Registrar o recebimento | Financeiro → Registros → Receber/portal/financeiro/registros/receber/criar |
✅ Novo — 26/09/2026 Para orçamento, receba na própria cobrança do orçamento: na tela do orçamento (opcional) ou no acolhimento — pago de um lado, aparece pago nos dois. Para recebimentos avulsos, crie o registro: receber de PACIENTE, valor, data, conta/caixa da recepção, tipo de pagamento (dinheiro, PIX, cartão) e categoria. Use parcelamento quando aplicável. ✅ Novo — 12/10/2026 Anexe o comprovante pelo botão de anexo da parcela (Agenda › Receber ou Registros Financeiros): abre Comprovantes da parcela, com espaço para vários arquivos, ID da transação / Pix, NSU (cartão), Autorização (cartão) e Recebido por. Recebimento já pago não se exclui: se errou, peça ao líder o Estornar. Novo — out/2026 Desde 22/10: particular avulso só é acolhido pago; pagamento parcial vira parcela paga + saldo em aberto; Atendido pago exige estorno antes de cancelar ou alterar. | Registre o recebimento NA HORA, no caixa correto. É isso que faz o Fluxo de Caixa e a prestação de contas do fechamento baterem sozinhos. |
| Cobrar por link Pix ✅ Novo — 13/10/2026 | Parcela em aberto do registro financeiro → ícone Link de pagamento (Pix) | Com um provedor Pix ativo na clínica, a parcela em aberto ganha o ícone Link de pagamento (Pix): QR Code, Pix copia e cola e envio ao paciente por WhatsApp, SMS ou e-mail. O pagamento confirmado dá baixa sozinho na conta caixa definida no provedor. Só para recebimento e só para parcela ainda não paga ("Esta parcela já está paga."). O link vence no prazo definido no provedor ("O prazo para pagar já terminou." — gere outro). | Paciente que vai pagar depois, de casa: mande o link em vez de anotar "pagará amanhã". A baixa chega sozinha e o fechamento já bate. |
| Descontos | Orçamento (farol + alçada) | Os limites de desconto são parâmetros do sistema. Desconto além do seu nível cai no farol vermelho (o roxo é outra coisa: cadastro incompleto — item sem custo ou sem preço) e vai para aprovação por alçada — que olha o farol consolidado do orçamento inteiro. A recepção não decide desconto por conta própria. ✅ Novo — 26/09/2026 O pedido chega em tempo real a todos os aprovadores do nível exigido ou superior; quando um responde, some da tela dos demais. Desconto só antes do pagamento: orçamento pago trava o valor. | Informe o paciente do prazo de aprovação em vez de prometer o desconto — a resposta chega pelo próprio sistema. |
🧾 Nota fiscal do particular — status atual ✅ Novo — set/2026
A emissão de NFS-e pelo Rabi está em produção (módulo fiscal completo desde 22/09/2026): emissão no ato do pagamento, inclusive direto do agendamento/orçamento — o módulo é opt-in por clínica. ✅ Novo — 26/09/2026 Em orçamento 100% particular com financeiro próprio, a nota das sessões sai pelo orçamento, por parcela paga (sem duplicar); orçamento misto ou sem financeiro próprio segue emitindo pela movimentação. Se a sua clínica ainda não ativou o módulo, emita a nota pelo sistema da prefeitura/emissor atual e registre o número no lançamento financeiro. Links de pagamento Pix ✅ Novo — 13/10/2026 estão em produção (com provedor Pix ativo): ícone Link de pagamento (Pix) na parcela em aberto e botão no aviso do sinal, com baixa automática — ver Fase 5. O pagamento parcial antecipado por serviço (#604, agendamento "Pendente de Pagamento" que segura o horário) está ✅ em produção desde 28/09/2026 — a confirmação do pagamento é manual (ver Fase 5). Veja a rotina Emissão de NF — Particular.
📆 Fase 8 — Confirmações e preparação do dia seguinte
A preparação do dia seguinte acontece ao longo do dia, não só no fim. As notificações automáticas fazem a primeira onda; a recepção fecha o resto.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Deixar os lembretes automáticos trabalharem | Central de Notificações (SMS + e-mail) | O Rabi envia lembrete/confirmação de agenda com link para o paciente confirmar. A resposta atualiza o status na agenda. | Confira só o resultado: quem confirmou pelo link não precisa de ligação. (WhatsApp como canal é evolução futura; hoje os canais são SMS e e-mail.) |
| Confirmar em massa | Agenda → Confirmação/portal/agenda/confirmacao |
Marque como Confirmado os pacientes que responderam por telefone ou no balcão — vários de uma vez. | Paciente de tratamento seriado presente hoje? Confirme com ele a próxima sessão agora, cara a cara, e registre em massa depois. |
| Conferir pendências de amanhã | Board da agenda (dia seguinte)/portal/agenda |
Navegue para o dia seguinte e confira: nenhum Pendente, autorizações aprovadas, avisos "faltam X de Y" resolvidos. | O detalhamento dessa fase é a Rotina de Confirmação de Agenda — aqui a recepção só garante que nada ficou para trás. |
🔒 Fase 9 — Fechamento do dia
O fechamento é construído ao longo do dia. No fim do expediente, é conferência — não mutirão.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Conferir o board do dia | Board da agenda/portal/agenda |
Todo agendamento do dia deve ter status final: Atendido, Cancelado ou Remarcado. Nada pode "morrer" em Aguardando/Confirmado. | Status certo hoje = faturamento sem retrabalho amanhã. Cancelado/não comparecido não consome sessão da autorização — mas só se estiver marcado certo. |
| Conferir os Pendente de Pagamento ✅ Novo — 29/09/2026 | Board da agenda/portal/agenda |
Veja os agendamentos em Pendente de Pagamento (serviços com pagamento parcial, #604): todo pagamento recebido no dia precisa estar confirmado manualmente com o valor recebido e lançado no caixa. ✅ Atualização 15/10 o que foi pago pelo link Pix se confirma sozinho; se algum "Pendente de Pagamento" foi pago por link e não saiu do status, veja Financeiro › Links de Pagamento › Pagos sem baixa. | Pagamento recebido e não confirmado = horário que expira e paciente sem vaga. |
| Precisou mexer em um Atendido? | Agendamento → botão de edição de Atendido | Agendamento já Atendido não se edita livremente: use o botão próprio, informe o motivo e aguarde a aprovação por alçada. | Descreva o motivo com clareza — quem aprova decide pela sua justificativa. |
| Fechar o caixa ✅ Novo — 12/10/2026 | Financeiro → Contas Caixa, aba Turnos por atendente (ou, dentro da conta, Turnos desta conta)/portal/financeiro/contas-caixa · e Relatórios → Fluxo de Caixa |
Com o controle de caixa ligado: confira a lista sem comprovante (anexe o que faltar até aparecer "Tudo comprovado"), confira o resumo por forma de pagamento e clique em Fechar caixa. A contagem é cega: informe o Dinheiro contado sem ver o esperado; se a diferença passar da tolerância, a Justificativa é obrigatória. Dinheiro tirado da gaveta durante o dia = Registrar sangria (vale depois do aceite do líder). O caixa vai para Aguardando conferência do líder, que confere, aceita ou não a quebra de caixa e imprime o fechamento em PDF. Sem o controle ligado: confira se todo recebimento do dia está lançado na conta/caixa da recepção e bata com o Fluxo de Caixa. | Depois do fechamento a parcela paga não muda — correção só por estorno, feito pelo líder. Se lançou tudo na hora (Fase 7), fechar é só contar a gaveta. |
| Reportar o dia | Relatórios → Rotina de Recepção/portal/relatorios |
Gere o relatório de Rotina de Recepção do dia e trate as pendências apontadas antes de encerrar — cada atendente corrige os próprios erros no mesmo dia. | Pendência não passa para amanhã nem para colega. Errou, corrige — e o relatório do dia seguinte abre limpo. |
📈 Como acompanhar seu trabalho
| Ferramenta | Onde | O que mostra |
|---|---|---|
| Relatório Rotina de Recepção novo | Relatórios → Rotina de Recepção/portal/relatorios |
A conferência diária da recepção em relatório: o que foi feito e o que ficou pendente na sua rotina. Rode no fechamento — e também no meio do dia, para se antecipar. |
| Recebimentos por Atendente ✅ Novo — 12/10/2026 | Relatórios → Financeiro/portal/relatorios |
Quem deu a baixa, por dia e forma de pagamento, com comprovantes e conciliação — a sua prestação de contas em relatório. |
| Board da agenda | Agenda/portal/agenda |
Termômetro em tempo real: quantos em cada status, autorizações pendentes × aprovadas, avisos "faltam X de Y" de produtos, avisos visuais na grade. |
| Dashboard de Agendamentos | Dashboard → Agendamentos/dashboard/agendamentos |
Visão executiva do movimento: volume, confirmações e evolução da agenda. Bom para conversar com a liderança com números, não com impressões. |
| Relatório de Agenda | Relatórios → Agenda/portal/relatorios |
Lista filtrável por data, especialidade, profissional, status, CPF, celular e unidade, com exportação CSV — ideal para auditar um dia ou um período. |
⚠️ Erros comuns
| Erro | Consequência | Como evitar |
|---|---|---|
| Ver "Ocorreu um erro inesperado. Tente novamente em instantes. (código XXXX)" e só dizer "deu erro" ✅ Novo — 13/10/2026 | O suporte não acha o problema e a resposta demora | Tente de novo em instantes; se repetir, abra o chamado informando o código que aparece entre parênteses — é ele que localiza o erro. |
| Sair do sistema com um rascunho aberto ✅ Novo — 13/10/2026 | Ao sair, o navegador apaga rascunhos, a clínica escolhida e preferências (inclusive as colunas escolhidas nas listas) | Salve antes de sair. Depois de entrar de novo, escolha a clínica e, se preciso, reajuste as colunas das listas. |
| Deixar o paciente entrar com agendamento Pendente | Atendimento sem autorização/orçamento → glosa ou prejuízo direto | Zerar Pendentes na abertura (Fase 1) e nunca fazer check-in de agendamento pendente. |
| Cadastrar paciente duplicado | Histórico espalhado em duas fichas, confusão em convênio e faturamento | Buscar por CPF na busca global antes de qualquer cadastro. ✅ Novo — set/2026 Duplicou mesmo assim? Use Mesclar cadastros (#546) — o principal mantém os dados e o histórico é preservado. |
| Não fazer o check-in na chegada | Paciente invisível na fila; médico não sabe que ele chegou; tempo de espera não medido | Check-in imediato em /portal/agenda/acolhimento, antes de qualquer outra tarefa. |
| Agendar particular sem orçamento | Sem controle de sessões pagas × consumidas; risco de atender sem receber | Fluxo obrigatório: orçamento → aprovação → agendar a partir do orçamento (Fase 7) → pagamento no orçamento ou, no mais tardar, no acolhimento (sem pagamento, o particular não é acolhido). |
| Receber e não lançar no caixa na hora | Fechamento não bate; prestação de contas vira caça ao tesouro | Receber no ato: orçamento pela tela do orçamento ou no acolhimento; recebimento avulso em /portal/financeiro/registros/receber/criar, na conta/caixa correta. |
| Receber o pagamento parcial e não confirmar no sistema ✅ Novo — 29/09/2026 | O agendamento "Pendente de Pagamento" expira no prazo, libera o horário e a vaga vai para a Fila de Espera — com o paciente já tendo pago | Ao receber fora do link, registre o valor recebido na hora (Fase 5) e confira os pendentes no fechamento (Fase 9). Com provedor Pix ativo, prefira o Link de pagamento: ele confirma sozinho. |
| Deixar passar retorno marcado pela IA, pelo agendamento online ou no encaixe | Retorno cobrado como nova consulta → glosa certa do convênio | A detecção automática do retorno vale só para o agendamento feito pela tela da recepção: confira esses agendamentos e marque o retorno à mão. |
| Deixar o dia fechar com status "Aguardando/Confirmado" | Faturamento sem saber o que aconteceu; autorização consumida indevidamente | Fechamento (Fase 9): todo agendamento do dia com status final — Atendido, Cancelado ou Remarcado. |
| Tentar excluir um recebimento já pago ✅ Novo — 12/10/2026 | O sistema bloqueia a exclusão de movimentação com parcela paga | Peça ao líder o Estornar no Histórico da Conta (lança a devolução e mantém a original no histórico). |
| Corrigir um "Atendido" por fora do fluxo | Divergência entre atendimento, estoque e faturamento | Usar o botão de edição de Atendido com motivo + aprovação por alçada. |
🔗 Para se aprofundar
Módulos: Agendamento · Pacientes · Financeiro — Lições completas: Agendamento · Pacientes — Cadastros que precisam existir antes: Pré-requisitos de Implantação. Rotinas interligadas: Confirmação de Agenda · Autorização e Orçamento · Liderança de Atendimento.