🏥 Rotina de Recepção no Rabi
O dia inteiro da recepção — da abertura ao fechamento — mapeado tela a tela no Sistema Rabi.
📌 Ficha da rotina
Quem executa: recepcionistas / atendentes de balcão.
Quando: todos os dias de atendimento, da abertura da clínica ao fechamento.
Objetivo: nenhum paciente entra sem estar em ordem (cadastro, autorização/orçamento, pagamento) e nenhuma pendência passa para o dia seguinte.
Telas principais: Agenda /portal/agenda · Acolhimento /portal/agenda/acolhimento · Fila /portal/fila-de-atendimento · Pacientes /portal/pacientes · Financeiro /portal/financeiro/registros.
🌅 Fase 1 — Abertura do dia
Antes do primeiro paciente, a agenda do dia precisa estar "limpa": todo mundo confirmado, autorizações resolvidas e nenhum agendamento parado em Pendente.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Abrir a agenda do dia | Menu Agenda/portal/agenda |
Visualize o dia corrente. O board mostra os agendamentos por status: Aguardando, Pendente, Confirmado, Acolhido, Em Atendimento, Atendido, Cancelado, Remarcado. | Use o filtro por profissional/unidade para revisar uma agenda de cada vez, sem se perder. |
| Caçar os "Pendentes" | Board da agenda/portal/agenda |
Agendamento em status Pendente significa que falta orçamento ou autorização. Abra cada um e resolva (ou acione a equipe de Autorização e Orçamento). | Zere os Pendentes do dia LOGO na abertura — resolver com o paciente na frente do balcão é muito pior. |
| Conferir autorizações do dia | Board da agenda (colunas de Autorizações) e Agenda → Autorização /portal/agenda/autorizacao |
O board separa autorizações pendentes das aprovadas. Confira também os avisos "faltam X de Y" de produtos controlados e os avisos visuais na grade. | A tela de Autorizações mostra o farol consolidado e o status (AGUARDANDO/AUTORIZADA/NEGADA) — não precisa abrir agendamento por agendamento. |
| Confirmar retardatários | Agenda → Confirmação/portal/agenda/confirmacao |
Quem ainda estiver Aguardando deve ser confirmado agora: use a confirmação em massa ou ligue para os que não responderam ao lembrete automático. | A 1ª onda de confirmação é da véspera (veja a Rotina de Confirmação); de manhã sobra só o resto. |
⛔ Regra de ouro
Nenhum paciente entra para atendimento com pendência aberta: sem autorização válida (convênio) ou sem orçamento aprovado/pagamento confirmado (particular). O Rabi ajuda a impor isso — o status Pendente e os bloqueios parametrizáveis por convênio existem exatamente para isso.
🤝 Fase 2 — Chegada do paciente (acolhimento humanizado)
Perceba o paciente assim que ele entra, chame-o ao balcão e localize-o no sistema em segundos. Sorriso, cortesia e resolução completa no balcão — o sistema não substitui o acolhimento, ele o acelera.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Localizar o paciente | Busca global (campo no topo de qualquer tela) | Digite nome parcial, telefone, e-mail ou CPF — a busca global encontra o paciente de qualquer tela do sistema. | Enquanto cumprimenta o paciente, já digite as primeiras letras do nome. Não precisa navegar até a lista de pacientes. |
| Conferir e atualizar dados | Pacientes → Editar/portal/pacientes/:id/editar |
Confirme telefone, e-mail, endereço, convênio/plano e carteirinha. Anexe documentos se necessário (até 50 MB por anexo). | Telefone e e-mail corretos = lembretes automáticos por SMS/e-mail funcionando. Cada dado errado é uma confirmação manual a mais amanhã. |
| Identificar o tipo de atendimento | Agendamento do paciente na agenda/portal/agenda |
Veja no agendamento se é convênio (exige autorização/guia) ou particular (exige orçamento aprovado/pagamento). Isso define o fluxo das próximas fases. | O farol e os avisos do board já entregam a resposta de longe — aprenda a "ler" as cores antes de o paciente chegar ao balcão. |
✅ Fase 3 — Check-in e fila de atendimento
Com tudo em ordem, registre a chegada. O check-in muda o status para Acolhido e coloca o paciente na fila do profissional — a partir daí o consultório assume.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Abrir o acolhimento | Agenda → Acolhimento/portal/agenda/acolhimento |
A tela lista os agendamentos do dia com nome, horário, profissional, especialidade, status e convênio. Localize o paciente por nome ou CPF. | Deixe a tela de acolhimento aberta em uma aba fixa durante todo o expediente. |
| Realizar o check-in | Check-in/portal/agenda/acolhimento/:id/checkin |
Clique no agendamento, confira os dados e clique em "Realizar Check-in". O status muda para Acolhido e o paciente entra na fila do profissional. | Check-in imediato à chegada: o médico vê a fila em tempo real e o tempo de espera passa a ser medido corretamente. |
| Acompanhar a fila | Fila de Atendimento/portal/fila-de-atendimento |
Acompanhe quem está aguardando e quem está Em Atendimento. A área de divergências tem botão Corrigir para ajustar inconsistências na hora. | Divergência apontada na fila = corrija AGORA pelo botão Corrigir. Divergência ignorada vira glosa no faturamento. |
👤 Fase 4 — Cadastro de paciente novo
Paciente de primeira vez, ou vindo por telefone/mensagem, precisa de cadastro completo antes de qualquer agendamento.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Verificar se já existe | Busca global ou Pacientes/portal/pacientes |
Busque por CPF antes de cadastrar. Evite criar duplicados — hoje eles precisam ser corrigidos manualmente. | CPF é a chave: busque sempre por ele primeiro. (A mesclagem de cadastros duplicados de paciente está no roadmap — #546, Sprint 9, 04–11/set.) |
| Cadastrar o paciente | Pacientes → Novo/portal/pacientes/criar |
Preencha dados pessoais (nome, CPF, nascimento), contato (celular, e-mail), endereço (CEP preenche o resto), convênio/plano/carteirinha e responsável quando aplicável. | Capriche em celular e e-mail: são eles que ligam o paciente à central de notificações (lembretes, links de confirmação e de aprovação de orçamento). |
| Anexar documentos | Ficha do paciente/portal/pacientes/:id |
Anexe documento de identificação, carteirinha e demais documentos (até 50 MB cada), classificados por tipo de anexo. | Documento digitalizado no cadastro = dossiê de faturamento completo sem correria no fim do mês. |
📅 Fase 5 — Novo agendamento e reagendamento
Todo agendamento nasce na mesma tela — e o Rabi valida na hora as exigências do convênio.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Criar o agendamento | Agenda → Novo/portal/agenda/criar |
Informe data, horário, paciente (busca por nome/CPF), convênio/plano, especialidade, profissional, tipo (Normal ou Encaixe), local e equipamentos. Anexe pedidos/guias se houver. | O formulário mostra a previsão de estoque dos itens na data e a idade do paciente (anos, meses e dias) — use isso para decidir a data sem sair da tela. |
| Atender às exigências do convênio | Mesma tela/portal/agenda/criar |
Conforme a parametrização do convênio, o sistema exige orçamento e/ou autorização antes de liberar o agendamento e pode bloquear serviços não cobertos. Enquanto faltar algo, o agendamento fica em status Pendente. | Não "dê um jeitinho" fora do sistema: crie a autorização/orçamento pelo caminho normal e o status sai de Pendente sozinho. |
| Respeitar o prazo de retorno | Mesma tela/portal/agenda/criar |
Retorno dentro do prazo do convênio é bloqueado de ser cobrado como nova consulta — o sistema avisa e impede o erro. | Se o sistema bloqueou, é glosa evitada. Explique ao paciente que o retorno está coberto. |
| Remarcar sem perder o histórico | Agendamento → Editar/portal/agenda/:id/editar |
Altere data/horário. O guard de edição avisa se você sair da tela sem salvar. O agendamento remarcado aparece na grade com a cor do status normal. | Para tratamentos seriados, use Repetir agendamento para gerar todas as sessões futuras de uma vez. |
🧩 Fase 6 — Encaixes
Urgências e retornos rápidos entram como Encaixe — com marcação visual própria na grade e, quando a agenda do profissional já está cheia, com liberação do próprio médico.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Criar o encaixe | Agenda → Novo/portal/agenda/criar |
No campo Tipo, selecione "Encaixe" em vez de "Normal". Preencha os demais campos e salve. O encaixe aparece imediatamente na grade, com destaque visual. | Todas as validações continuam valendo (autorização, orçamento, retorno) — encaixe não é atalho para pular regra. |
| Pedir liberação ao médico | Encaixe adicional via notificação ao médico | Quando o encaixe extrapola o limite da agenda, o sistema envia uma notificação ao profissional, que autoriza (ou não) o encaixe adicional. Só depois da liberação o encaixe é confirmado. | Avise o paciente que a vaga depende da liberação do médico — e acompanhe a resposta pelo sistema, não por mensagens paralelas. |
💰 Fase 7 — Pagamento particular no caixa
Atendimento particular nasce de um orçamento e termina com o recebimento registrado no caixa da recepção — tudo dentro do Rabi.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Partir sempre do orçamento | Agenda → Orçamento/portal/agenda/orcamento (+/criar) |
Monte o orçamento com serviços, produtos, taxas e equipamentos. O farol 🟢🟡🔴🟣 valida os valores — no vermelho o sistema bloqueia e só libera por nível de alçada (liderança/diretoria). | O paciente pode receber o orçamento por notificação com link para aprovar — menos papel, menos ida e volta. |
| Agendar a partir do orçamento | Orçamento aprovado → agendar/portal/agenda/orcamento/:id |
Agende as sessões vinculadas ao orçamento. O sistema controla quantas sessões foram pagas e quantas foram consumidas — e bloqueia quando acabam. | Nunca agende particular "solto": sem vínculo com orçamento você perde o controle de sessões pagas × consumidas. |
| Registrar o recebimento | Financeiro → Registros → Receber/portal/financeiro/registros/receber/criar |
Crie o registro de recebimento: receber de PACIENTE, valor, data, conta/caixa da recepção, tipo de pagamento (dinheiro, PIX, cartão) e categoria. Use parcelamento e pagamento de sessões quando aplicável. | Registre o recebimento NA HORA, no caixa correto. É isso que faz o Fluxo de Caixa e a prestação de contas do fechamento baterem sozinhos. |
| Descontos | Orçamento (farol + alçada) | Os limites de desconto são parâmetros do sistema. Desconto além do seu nível cai no farol vermelho/roxo e vai para aprovação por alçada — a recepção não decide desconto por conta própria. | Informe o paciente do prazo de aprovação em vez de prometer o desconto — a resposta chega pelo próprio sistema. |
🧾 Nota fiscal do particular — atenção ao status atual
A emissão de NFS-e ainda não é feita pelo Rabi (está no roadmap — Sprint 9, 04–11/set). Por enquanto, emita a nota pelo sistema da prefeitura/emissor da clínica e registre o número no lançamento financeiro. Links de pagamento também estão no roadmap (#409, Sprint 9). Veja a rotina Emissão de NF — Particular.
📆 Fase 8 — Confirmações e preparação do dia seguinte
A preparação do dia seguinte acontece ao longo do dia, não só no fim. As notificações automáticas fazem a primeira onda; a recepção fecha o resto.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Deixar os lembretes automáticos trabalharem | Central de Notificações (SMS + e-mail) | O Rabi envia lembrete/confirmação de agenda com link para o paciente confirmar. A resposta atualiza o status na agenda. | Confira só o resultado: quem confirmou pelo link não precisa de ligação. (WhatsApp como canal é evolução futura; hoje os canais são SMS e e-mail.) |
| Confirmar em massa | Agenda → Confirmação/portal/agenda/confirmacao |
Marque como Confirmado os pacientes que responderam por telefone ou no balcão — vários de uma vez. | Paciente de tratamento seriado presente hoje? Confirme com ele a próxima sessão agora, cara a cara, e registre em massa depois. |
| Conferir pendências de amanhã | Board da agenda (dia seguinte)/portal/agenda |
Navegue para o dia seguinte e confira: nenhum Pendente, autorizações aprovadas, avisos "faltam X de Y" resolvidos. | O detalhamento dessa fase é a Rotina de Confirmação de Agenda — aqui a recepção só garante que nada ficou para trás. |
🔒 Fase 9 — Fechamento do dia
O fechamento é construído ao longo do dia. No fim do expediente, é conferência — não mutirão.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Conferir o board do dia | Board da agenda/portal/agenda |
Todo agendamento do dia deve ter status final: Atendido, Cancelado ou Remarcado. Nada pode "morrer" em Aguardando/Confirmado. | Status certo hoje = faturamento sem retrabalho amanhã. Cancelado/não comparecido não consome sessão da autorização — mas só se estiver marcado certo. |
| Precisou mexer em um Atendido? | Agendamento → botão de edição de Atendido | Agendamento já Atendido não se edita livremente: use o botão próprio, informe o motivo e aguarde a aprovação por alçada. | Descreva o motivo com clareza — quem aprova decide pela sua justificativa. |
| Fechar o caixa | Financeiro → Registros e Relatórios → Fluxo de Caixa/portal/financeiro/registros · /portal/relatorios |
Confira se todo recebimento do dia (dinheiro, PIX, cartão) está lançado na conta/caixa da recepção e bata com o Fluxo de Caixa. Entregue a prestação de contas à liderança. | Se lançou tudo na hora (Fase 7), o fechamento é só conferir o relatório e entregar. |
| Reportar o dia | Relatórios → Rotina de Recepção/portal/relatorios |
Gere o relatório de Rotina de Recepção do dia e trate as pendências apontadas antes de encerrar — cada atendente corrige os próprios erros no mesmo dia. | Pendência não passa para amanhã nem para colega. Errou, corrige — e o relatório do dia seguinte abre limpo. |
📈 Como acompanhar seu trabalho
| Ferramenta | Onde | O que mostra |
|---|---|---|
| Relatório Rotina de Recepção novo | Relatórios → Rotina de Recepção/portal/relatorios |
A conferência diária da recepção em relatório: o que foi feito e o que ficou pendente na sua rotina. Rode no fechamento — e também no meio do dia, para se antecipar. |
| Board da agenda | Agenda/portal/agenda |
Termômetro em tempo real: quantos em cada status, autorizações pendentes × aprovadas, avisos "faltam X de Y" de produtos, avisos visuais na grade. |
| Dashboard de Agendamentos | Dashboard → Agendamentos/dashboard/agendamentos |
Visão executiva do movimento: volume, confirmações e evolução da agenda. Bom para conversar com a liderança com números, não com impressões. |
| Relatório de Agenda | Relatórios → Agenda/portal/relatorios |
Lista filtrável por data, especialidade, profissional, status, CPF, celular e unidade, com exportação CSV — ideal para auditar um dia ou um período. |
⚠️ Erros comuns
| Erro | Consequência | Como evitar |
|---|---|---|
| Deixar o paciente entrar com agendamento Pendente | Atendimento sem autorização/orçamento → glosa ou prejuízo direto | Zerar Pendentes na abertura (Fase 1) e nunca fazer check-in de agendamento pendente. |
| Cadastrar paciente duplicado | Histórico espalhado em duas fichas, confusão em convênio e faturamento | Buscar por CPF na busca global antes de qualquer cadastro. (Mesclagem de duplicados: roadmap S7.) |
| Não fazer o check-in na chegada | Paciente invisível na fila; médico não sabe que ele chegou; tempo de espera não medido | Check-in imediato em /portal/agenda/acolhimento, antes de qualquer outra tarefa. |
| Agendar particular sem orçamento | Sem controle de sessões pagas × consumidas; risco de atender sem receber | Fluxo obrigatório: orçamento → aprovação/pagamento → agendar a partir do orçamento (Fase 7). |
| Receber e não lançar no caixa na hora | Fechamento não bate; prestação de contas vira caça ao tesouro | Lançar cada recebimento em /portal/financeiro/registros/receber/criar no ato, na conta/caixa correta. |
| Ignorar o bloqueio de retorno e cobrar nova consulta | Glosa certa do convênio | Confiar no aviso do sistema: retorno dentro do prazo do convênio não é nova consulta. |
| Deixar o dia fechar com status "Aguardando/Confirmado" | Faturamento sem saber o que aconteceu; autorização consumida indevidamente | Fechamento (Fase 9): todo agendamento do dia com status final — Atendido, Cancelado ou Remarcado. |
| Corrigir um "Atendido" por fora do fluxo | Divergência entre atendimento, estoque e faturamento | Usar o botão de edição de Atendido com motivo + aprovação por alçada. |
🔗 Para se aprofundar
Módulos: Agendamento · Pacientes · Financeiro — Lições completas: Agendamento · Pacientes — Cadastros que precisam existir antes: Pré-requisitos de Implantação. Rotinas interligadas: Confirmação de Agenda · Autorização e Orçamento · Liderança de Atendimento.