👔 Rotina de Liderança de Atendimento no Rabi
A liderança de atendimento supervisiona as rotinas operacionais — Recepção, Sucesso do Paciente, Confirmação de Agenda e Autorização e Orçamento — para que funcionem como um sistema integrado. A regra: nada cruza para o dia seguinte pendente e sem justificativa. O Rabi dá à liderança o que nenhum quadro branco dá: visão em tempo real (board e dashboards), controle formal de exceções (aprovações por alçada) e rastreabilidade total (relatórios e logs de auditoria). Liderar no Rabi é ler os painéis, aprovar o que só a liderança pode aprovar e cobrar com números.
📌 Ficha da rotina
| Quem executa | Líder/coordenador de atendimento (em clínicas menores, o gestor ou o próprio dono) |
| Quando | Todos os dias: abertura (panorama), ao longo do dia (monitoramento + aprovações), fim de dia (fechamento e consolidação) |
| Objetivo | Zero pendências atravessando o dia; exceções aprovadas com critério; indicadores lidos e cobrados diariamente |
| Telas principais | Dashboard (/dashboard + 7 abas) · Agenda/board (/portal/agenda) · Fila de atendimento (/portal/fila-de-atendimento) · Relatórios (/portal/relatorios) · Logs de auditoria (/portal/relatorios/logs-auditoria) |
1 Abertura do dia — panorama em 10 minutos
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
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| Ler o Dashboard geral | Dashboard (abre após o login)
/dashboard | O painel tem 7 abas — Principal, Agendamentos, Autorizações, Orçamentos, Produtos, Financeiro e Faturamento. Na abertura, passe por Principal + Agendamentos + Autorizações: é o retrato do dia que começa. | As abas respeitam as permissões de cada usuário — a liderança é dos poucos perfis que enxerga todas; use isso para ser quem conecta as áreas. |
| Checar pendências herdadas | Board da Agenda + Dashboard → Autorizações/Orçamentos
/portal/agenda | Agendamentos Pendentes de ontem? Autorizações liberadas sem agendamento? Orçamentos prestes a expirar? Pendência herdada é a primeira cobrança do dia. | Se ontem o fechamento foi bem feito, esta checagem leva 2 minutos. Se levar 20, o problema é o fechamento de ontem — corrija o processo, não só a pendência. |
| Distribuir prioridades | — (reunião rápida com a equipe) | Com os números na tela, repasse à equipe: volume do dia, autorizações críticas, mudanças de regra de convênio, avisos. | Reunião de abertura com o board projetado: todos veem a mesma fila, ninguém "não sabia". |
2 Monitorar a recepção — em tempo real, não no fim do dia
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
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| Acompanhar o board da agenda | Menu Agenda
/portal/agenda | O board mostra cada paciente mudando de status ao vivo: Aguardando → Confirmado → Acolhido → Em Atendimento → Atendido. Pacientes parados em Acolhido por muito tempo = espera estourando agora. | Deixe o board aberto num monitor visível. Ele se atualiza sozinho — a liderança que só descobre o atraso na reclamação chegou tarde. |
| Vigiar a fila de atendimento | Fila de Atendimento
/portal/fila-de-atendimento | A fila tem uma área de divergências com botão Corrigir — atendimentos com inconsistências (dados, vínculos) aparecem ali. Divergência acumulada de manhã vira problema de faturamento no fim do mês. | Meta simples e cobrável: divergências zeradas antes do almoço e antes do fechamento. |
| Conferir confirmações do dia seguinte | Agenda → Confirmação
/portal/agenda/confirmacao | Verifique se a confirmação em massa do dia seguinte foi disparada e como está a taxa de confirmados; os não confirmados precisam de ação (ver Rotina de Confirmação). | Os lembretes automáticos por SMS/e-mail da Central de Notificações fazem a primeira onda — a equipe só liga para quem não respondeu. |
3 Monitorar os times — cada rotina tem um painel que a denuncia
| Time | Onde no Rabi (menu + rota) | O que verificar | Dica de produtividade |
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| Autorização e Orçamento | Board da Agenda (colunas de autorizações) + Dashboard → Autorizações/Orçamentos
/dashboard/autorizacoes | Coluna Pendente esvaziando ao longo do dia? Autorizações aprovadas virando agendamento? Indicador "faltam X de Y" dos produtos controlados zerando? Orçamentos expirados subindo? | O relatório Rotina de Autorização (novo, em /portal/relatorios) é a fila de trabalho do time — abra o mesmo relatório que eles e cobre sobre a mesma lista. |
| Sucesso do Paciente | Relatórios → Relatório de Agenda (status Cancelado/Atendido) + Central de Notificações | Cancelados de ontem contatados? Avisos de autorização liberada não agendada trabalhados? Campanhas programadas saíram? | Compare a série semanal Cancelado × Atendido: resgate funcionando aparece no gráfico, não no discurso. |
| Recepção (financeiro do balcão) | Financeiro → Registros + Dashboard → Financeiro
/portal/financeiro/registros | Recebimentos do dia lançados na conta/caixa correta; nenhum atendimento particular sem movimentação correspondente. | Confira o Dashboard Financeiro (entradas e saldo do dia) contra a prestação de contas física — divergência se acha no dia, não na conciliação do mês. |
| Ponta do estoque | Relatórios → Mapa de Estoque (status CRÍTICO) | Produtos críticos para os atendimentos de amanhã (a previsão de estoque no agendamento avisa a recepção, mas a compra é decisão da liderança). | Item crítico detectado = pedido de compra no módulo Compras no mesmo dia, não "quando der". |
4 Aprovações por alçada — o que só a liderança decide
O Rabi formaliza as exceções: em vez de "pode, vai lá", cada exceção vira uma solicitação de aprovação por nível de alçada, registrada e auditável. Todos os usuários do nível são notificados; quando um responde, a pendência se resolve para todos.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
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| Liberar farol vermelho / descontos acima do limite | Solicitação vinda de Orçamento/Autorização (farol 🟢🟡🔴🟣) | O 🔴 bloqueia a operação abaixo do resultado mínimo; a liberação exige aprovação do seu nível. Analise o caso (painel Original vs Convênio ajuda) e aprove ou recuse com critério. | Farol 🟣 roxo não se aprova — é erro de preço (custo/receita não cadastrados). Devolva para corrigir o cadastro. |
| Aprovar edição de agendamento Atendido | Solicitação vinda da Agenda (botão de edição de Atendido, com motivo) | Agendamento Atendido é bloqueado para edição; a alteração exige motivo e passa pela sua aprovação. Aprovada, a mudança reflete automaticamente na autorização e no restante do fluxo. | Leia o motivo de verdade: edição de Atendido mexe com faturamento. Padrões repetidos de "erro de lançamento" são sinal de treinamento faltando, não de aprovação faltando. |
| Acompanhar as pendências de alçada | Notificações internas do sistema | Responda as solicitações ao longo do dia — não deixe acumular: cada pendência de alçada é uma operação da equipe parada esperando você. | Bloco fixo na agenda (ex.: 11h e 16h) para zerar aprovações. ✅ Novo — set/2026 As pendências de alçada já aparecem na Central de Notificações (#559) — combine o aviso com a disciplina do bloco fixo. |
5 Indicadores — cobrar com números, decidir com farol
| Indicador | Onde no Rabi (menu + rota) | Como usar | Dica de produtividade |
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| Rentabilidade por médico × convênio | Relatórios com farol — médicos×convênios e serviços×convênio (versão para impressão)
/portal/relatorios | Os cruzamentos mostram, com as cores do farol, onde a clínica ganha e onde perde em cada combinação profissional/convênio e serviço/convênio. | Leve a versão de impressão para a reunião de gestão: vermelho recorrente é pauta de renegociação de tabela, não de bronca na equipe. |
| Ocupação da agenda | Relatórios → Ocupação da Agenda | Ocupação por profissional/unidade — o indicador-fim das rotinas de Recepção e Sucesso do Paciente (meta: agenda cheia). | Buraco de ocupação recorrente no mesmo dia da semana = padrão para atacar com campanha programada de notificações. |
| Produtividade e repasses | Relatórios → Produtividade da Agenda e Repasses Colaborador | Produção por profissional e base de repasse médico — confira antes de fechar qualquer repasse. | Roadmap: relatórios de Acolhimento e Produtividade por usuário (produtividade da equipe administrativa) estão planejados — até lá, use o Relatório de Agenda por status como aproximação. |
| Rotinas da equipe | Relatórios → Rotina de Recepção e Rotina de Autorização (novos) | São os relatórios operacionais das duas rotinas — a mesma lista que a equipe trabalha, agora como instrumento de supervisão. | Cobre pelo relatório, não pela memória: "o relatório das 17h ainda mostra 4 itens" encerra qualquer discussão. |
| Caixa e faturamento | Dashboard → Financeiro/Faturamento + Relatórios → Fluxo de Caixa | Entradas, saldo do dia e situação das guias/lotes — a visão executiva de que o operacional está virando receita. ✅ Novo — ago/2026 A reconciliação do pré-faturamento foi entregue (#568/#569): o sistema cruza autorizado × agendado × atendido × faturado e mostra as divergências em área fixa, com opção de faturar a diferença preservando o histórico. E as glosas agora têm baixa automática do retorno TISS + relatório agregado (#586/#587) — cobre a revisão pelo relatório, não por planilha. | Guia parada no pré-faturamento é atendimento feito e não cobrado — acompanhe com a rotina de Calendário de Faturamento. |
6 Fechamento do dia — a liderança fecha por último
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
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| Rodar a Rotina de Fechamento | Relatórios → Rotina de Fechamento
/portal/relatorios | O relatório consolida o que precisa estar resolvido no fim do dia. Cada item aberto: ou é resolvido agora, ou cruza o dia com justificativa e responsável. | Faça do relatório o ritual: equipe só encerra o expediente depois que a Rotina de Fechamento do seu setor está limpa. |
| Checklist das 4 rotinas | Board + telas de cada rotina | Recepção: divergências zeradas e caixa conferido. Sucesso: resgates e avisos trabalhados. Confirmação: dia seguinte 100% confirmado ou com ação. Autorização: zero pedidos parados, liberadas agendadas, orçamentos com próxima ação. | São exatamente as seções de fechamento das outras rotinas — cada atendente fecha a sua; a liderança valida por amostragem, não refaz. |
| Investigar o que "ninguém sabe quem fez" | Relatórios → Logs de Auditoria
/portal/relatorios/logs-auditoria | Filtre por data, usuário e ação — todo registro alterado tem autor e hora. Use para esclarecer, treinar e (quando preciso) responsabilizar. | Log de auditoria é ferramenta de causa raiz, não de caça às bruxas: descubra o porquê antes do quem. |
| Manter as permissões da equipe em dia | Configurações → Colaboradores (perfis e permissões)
/portal/configuracoes/colaboradores | Revise periodicamente: ações por módulo (VIEW < CREATE < UPDATE < DELETE) e níveis de alçada compatíveis com a função. Entrou/saiu gente do time = revisão no mesmo dia. O sistema opera com sessão única por usuário — nada de login compartilhado. | Permissão sobrando é risco; permissão faltando é fila no seu colo (tudo vira aprovação sua). Ajuste a alçada para o time decidir o que é do tamanho dele. |
📈 Como acompanhar seu trabalho — o ritual diário da liderança
- Manhã (10 min): board da agenda (
/portal/agenda) + Dashboard (Principal, Agendamentos, Autorizações) — panorama, pendências herdadas, prioridades distribuídas.
- Ao longo do dia: board aberto em tempo real; divergências da fila de atendimento; blocos fixos para as aprovações por alçada (farol vermelho, descontos, edições de Atendido) — pendência de alçada parada é equipe parada.
- Tarde (15 min): relatórios Rotina de Recepção e Rotina de Autorização + Dashboard Orçamentos — cobrar sobre a mesma lista que a equipe trabalha.
- Fim de dia: Rotina de Fechamento + checklist das 4 rotinas + Dashboard Financeiro/Faturamento. Nada cruza o dia sem justificativa e responsável.
- Semanal: relatórios com farol (médicos×convênios, serviços×convênio) + Ocupação + Produtividade/Repasses — as decisões de gestão (tabelas, grades, campanhas) saem daqui.
⚠️ Erros comuns
| Erro | O que acontece / como corrigir |
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| Aprovar alçada "no atacado" para desafogar | A alçada existe para proteger margem e faturamento. Aprovação sem análise = farol de enfeite. Analise caso a caso; se o volume é grande demais, o problema é preço/alçada mal calibrados — ajuste a configuração, não o critério. |
| Deixar as pendências de alçada acumularem | Cada solicitação parada trava uma operação da equipe (orçamento bloqueado, edição esperando). Blocos fixos de aprovação resolvem; e as pendências de alçada agora aparecem na Central de Notificações (#559, set/2026). |
| Descobrir o problema no fim do dia | Board, fila de divergências e dashboards são tempo real — liderança que só olha às 18h gerencia o passado. Monitor com o board aberto muda o jogo. |
| Gerir por planilha paralela | Planilha desatualiza na hora em que é salva. Os relatórios Rotina de Recepção/Autorização/Fechamento e os dashboards já são o quadro de gestão — cobre por eles. |
| "Uma aba do dashboard sumiu" (para alguém da equipe) | Não é defeito: abas e atalhos são filtrados por permissão (ex.: sem FINANCEIRO → VIEW, sem aba Financeiro). Ajuste o perfil se a pessoa realmente precisa ver. |
| Editar (ou mandar editar) um Atendido "por fora" | Não existe "por fora": Atendido é bloqueado e toda alteração exige motivo + aprovação, com reflexo automático na autorização. É proteção do faturamento — use o fluxo, e investigue padrões repetidos de edição. |
| Logins compartilhados na equipe | O sistema derruba a sessão anterior (sessão única) e o log de auditoria perde o sentido. Cada pessoa com seu usuário, seu perfil e sua alçada. |
| Cobrar produtividade sem fonte | Use Ocupação, Produtividade da Agenda e os relatórios de rotina. A produtividade por usuário administrativo ainda é roadmap — não invente número; diga o que é medido e o que ainda não é. |
🔗 Para aprofundar