👔 Rotina de Liderança de Atendimento no Rabi

A liderança de atendimento supervisiona as rotinas operacionais — Recepção, Sucesso do Paciente, Confirmação de Agenda e Autorização e Orçamento — para que funcionem como um sistema integrado. A regra: nada cruza para o dia seguinte pendente e sem justificativa. O Rabi dá à liderança o que nenhum quadro branco dá: visão em tempo real (board e dashboards), controle formal de exceções (aprovações por alçada) e rastreabilidade total (relatórios e logs de auditoria). Liderar no Rabi é ler os painéis, aprovar o que só a liderança pode aprovar e cobrar com números.

📌 Ficha da rotina

Quem executaLíder/coordenador de atendimento (em clínicas menores, o gestor ou o próprio dono)
QuandoTodos os dias: abertura (panorama), ao longo do dia (monitoramento + aprovações), fim de dia (fechamento e consolidação)
ObjetivoZero pendências atravessando o dia; exceções aprovadas com critério; indicadores lidos e cobrados diariamente
Telas principaisDashboard (/dashboard + 7 abas) · Agenda/board (/portal/agenda) · Fila de atendimento (/portal/fila-de-atendimento) · Relatórios (/portal/relatorios) · Logs de auditoria (/portal/relatorios/logs-auditoria) · Contas Caixa, aba Turnos por atendente (/portal/financeiro/contas-caixa) — quando a clínica usa o controle de caixa

1 Abertura do dia — panorama em 10 minutos

PassoOnde no Rabi (menu + rota)Como fazerDica de produtividade
Ler o Dashboard geralDashboard (abre após o login)
/dashboard
O painel tem 7 abas — Principal, Agendamentos, Autorizações, Orçamentos, Produtos, Financeiro e Faturamento. Na abertura, passe por Principal + Agendamentos + Autorizações: é o retrato do dia que começa.As abas respeitam as permissões de cada usuário — a liderança é dos poucos perfis que enxerga todas; use isso para ser quem conecta as áreas.
Checar pendências herdadasBoard da Agenda + Dashboard → Autorizações/Orçamentos
/portal/agenda
Agendamentos Pendentes de ontem? Autorizações liberadas sem agendamento? Orçamentos prestes a vencer? Pendência herdada é a primeira cobrança do dia.Se ontem o fechamento foi bem feito, esta checagem leva 2 minutos. Se levar 20, o problema é o fechamento de ontem — corrija o processo, não só a pendência.
Distribuir prioridades— (reunião rápida com a equipe)Com os números na tela, repasse à equipe: volume do dia, autorizações críticas, mudanças de regra de convênio, avisos.Reunião de abertura com o board projetado: todos veem a mesma fila, ninguém "não sabia".

2 Monitorar a recepção — em tempo real, não no fim do dia

PassoOnde no Rabi (menu + rota)Como fazerDica de produtividade
Acompanhar o board da agendaMenu Agenda
/portal/agenda
O board mostra cada paciente mudando de status ao vivo: Aguardando → Confirmado → Acolhido → Em Atendimento → Atendido. Pacientes parados em Acolhido por muito tempo = espera estourando agora.Deixe o board aberto num monitor visível. Ele se atualiza sozinho — a liderança que só descobre o atraso na reclamação chegou tarde.
Vigiar a fila de atendimentoFila de Atendimento
/portal/fila-de-atendimento
A fila tem uma área de divergências com botão Corrigir — atendimentos com inconsistências (dados, vínculos) aparecem ali. Divergência acumulada de manhã vira problema de faturamento no fim do mês.Meta simples e cobrável: divergências zeradas antes do almoço e antes do fechamento.
Conferir confirmações do dia seguinteAgenda → Confirmação
/portal/agenda/confirmacao
Verifique se a confirmação em massa do dia seguinte foi disparada e como está a taxa de confirmados; os não confirmados precisam de ação (ver Rotina de Confirmação).Os lembretes automáticos por SMS/e-mail da Central de Notificações fazem a primeira onda — a equipe só liga para quem não respondeu.

3 Monitorar os times — cada rotina tem um painel que a denuncia

TimeOnde no Rabi (menu + rota)O que verificarDica de produtividade
Autorização e OrçamentoBoard da Agenda (colunas de autorizações) + Dashboard → Autorizações/Orçamentos
/dashboard/autorizacoes
Coluna Pendente esvaziando ao longo do dia? Autorizações aprovadas virando agendamento? Indicador "faltam X de Y" dos produtos controlados zerando? Orçamentos vencidos subindo? ✅ Novo — 29/09/2026 Na lista de autorizações, a coluna Pré-solicitação (#380, em produção desde 28/09) mostra o farol pelo prazo de resposta do convênio: quantas estão 🔴 (prazo vencido ou acima de 90%) e 🟡 hoje? Vermelho também gera notificação automática ao responsável.O relatório Rotina de Autorização (novo, em /portal/relatorios) é a fila de trabalho do time — abra o mesmo relatório que eles e cobre sobre a mesma lista.
Sucesso do PacienteRelatórios → Relatório de Agenda (status Cancelado/Atendido) + Central de NotificaçõesCancelados de ontem contatados? Avisos de autorização liberada não agendada trabalhados? Campanhas programadas saíram? ✅ Novo — set/2026 E os chamados do paciente (#362) — a fila está sendo respondida no prazo?Compare a série semanal Cancelado × Atendido: resgate funcionando aparece no gráfico, não no discurso.
Recepção (financeiro do balcão) ✅ Novo — 12/10/2026Financeiro → Contas Caixa, aba Turnos por atendente Novo — out/2026
/portal/financeiro/contas-caixa + Financeiro → Registros
Desde 22/10 o menu "Caixa" saiu; dentro de cada conta há Lançamentos e Turnos desta conta, e as sangrias aguardando aceite.
Com o controle de caixa ligado: filtre a Situação (Aberto / Aguardando conferência / Conferido / Divergente / Cancelado) e confira cada caixa — resultado conferido ou divergente ("Descreva a divergência"), com a opção de aceitar a quebra de caixa (gera lançamento); aceite ou recuse as sangrias e suprimentos; Reabrir pede motivo; imprima o fechamento em PDF com as assinaturas. Você nunca confere o próprio caixa. Sem o controle ligado: recebimentos do dia lançados na conta/caixa correta, com comprovante. O sino avisa "Atendido sem recebimento", "Recebimentos sem comprovante" e "Caixa pendente".Ligar o controle é decisão da clínica: ele vem Desligado em Parâmetros › Financeiro › Caixa por atendente — comece em Aviso por algumas semanas antes do Bloqueio. "Líder" do caixa = admin ou quem tem a ação de agir em registro de outro em CONTAS CAIXAS; conferir, reabrir e estornar usam ações próprias que o administrador precisa liberar.
Ponta do estoqueRelatórios → Mapa de Estoque (status CRÍTICO)Produtos críticos para os atendimentos de amanhã (a previsão de estoque no agendamento avisa a recepção, mas a compra é decisão da liderança). ✅ Novo — set/2026 Os relatórios de estoque foram revisados: coluna "Estoque Atual", visão Pacientes em Uso e janela de 180 dias.Item crítico detectado = pedido de compra no módulo Compras no mesmo dia, não "quando der".

4 Aprovações por alçada — o que só a liderança decide

O Rabi formaliza as exceções: em vez de "pode, vai lá", cada exceção vira uma solicitação de aprovação por nível de alçada, registrada e auditável. Todos os usuários do nível são notificados; quando um responde, a pendência se resolve para todos. ✅ Novo — 26/09/2026 Desde 24/09 os pedidos de aprovação de farol, desconto e edição/cancelamento de Atendido chegam em tempo real a todos os aprovadores do nível exigido ou superior (um pedido de Nível 2 chega ao Nível 2 e ao Nível 3); quando um responde, o pedido some da tela dos demais — ninguém aprova o que já foi decidido. Os canais são isolados por clínica.

PassoOnde no Rabi (menu + rota)Como fazerDica de produtividade
Liberar farol vermelho / descontos acima do limiteSolicitação vinda de Orçamento/Autorização (farol 🟢🟡🔴🟣)O farol do orçamento/agendamento/autorização é consolidado (Σ receita ÷ Σ custo do conjunto, desde 23/09): o 🔴 do conjunto bloqueia a operação abaixo do resultado mínimo, e a aprovação por alçada olha esse consolidado — um item vermelho isolado não bloqueia se o conjunto fecha (a cor da linha só aponta onde está o problema). 🟣 roxo (item sem custo ou sem preço) bloqueia sempre. Analise o caso (painel Original vs Convênio ajuda) e aprove ou recuse com critério. ✅ Novo — 26/09/2026 Para entender por que um serviço está vermelho, abra o convênio (Configurações › Convênios › aba Serviços) e expanda o serviço: a árvore mostra o farol, o custo e a receita de cada item, como sai na guia. ✅ Novo — 30/09/2026 O convênio abre em modo consulta desde 29/09 (#632): expandir, ver o Farol e exportar não alteram nada — só depois de Liberar para edição é possível mudar valores. Lembre também: orçamento já pago trava o valor — desconto só antes do pagamento. ✅ Novo — 12/10/2026 O custo do Farol agora inclui custo extra do convênio, prestadores e repasse do profissional (sem profissional definido, o maior repasse entre quem atende) — serviços que antes ficavam sem cor podem aparecer coloridos. Esses custos novos mudam a cor, mas só bloqueiam se a clínica marcar a opção em Parâmetros › Orçamento (rode antes "Ver serviços que mudam de cor"). O pedido de desconto já mostra paciente e serviços (06/10).Farol 🟣 roxo não se aprova — é erro de preço (custo/receita não cadastrados). Devolva para corrigir o cadastro.
Aprovar edição de agendamento AtendidoSolicitação vinda da Agenda (botão de edição de Atendido, com motivo)Agendamento Atendido é bloqueado para edição; a alteração exige motivo e passa pela sua aprovação. Aprovada, a mudança reflete automaticamente na autorização e no restante do fluxo.Leia o motivo de verdade: edição de Atendido mexe com faturamento. Padrões repetidos de "erro de lançamento" são sinal de treinamento faltando, não de aprovação faltando.
Acompanhar as pendências de alçadaNotificações internas do sistemaResponda as solicitações ao longo do dia — não deixe acumular: cada pendência de alçada é uma operação da equipe parada esperando você.Bloco fixo na agenda (ex.: 11h e 16h) para zerar aprovações. ✅ Novo — set/2026 As pendências de alçada já aparecem na Central de Notificações (#559) — combine o aviso com a disciplina do bloco fixo.

5 Indicadores — cobrar com números, decidir com farol

IndicadorOnde no Rabi (menu + rota)Como usarDica de produtividade
Rentabilidade por médico × convênioRelatórios com farol — médicos×convênios e serviços×convênio (versão para impressão)
/portal/relatorios
Os cruzamentos mostram, com as cores do farol, onde a clínica ganha e onde perde em cada combinação profissional/convênio e serviço/convênio.Leve a versão de impressão para a reunião de gestão: vermelho recorrente é pauta de renegociação de tabela, não de bronca na equipe.
Ocupação da agendaRelatórios → Ocupação da AgendaOcupação por profissional/unidade — o indicador-fim das rotinas de Recepção e Sucesso do Paciente (meta: agenda cheia).Buraco de ocupação recorrente no mesmo dia da semana = padrão para atacar com campanha programada de notificações.
Produtividade e repassesRelatórios → Produtividade da Agenda e Repasses ColaboradorProdução por profissional e base de repasse médico — confira antes de fechar qualquer repasse.✅ Novo — 02/10/2026 O Repasse por Colaborador traz taxas, as colunas Tipo e Origem do repasse (geral ou específico) e os totais por tipo; o repasse de serviço é sobre o valor líquido (total − desconto) e retorno sai com R$ 0. Roadmap: relatórios de Acolhimento e Produtividade por usuário (#382/#385) seguem sem data — use o Relatório de Agenda por status como aproximação. ✅ Atualização 15/10 desde 14/10 existe o relatório Produtividade por Usuário (/portal/relatorios/produtividade-usuario): por colaborador, agendamentos criados, acolhimentos, autorizações solicitadas, atendimentos finalizados e recebimentos registrados, com aba Comparecimento. O Comparecimento por Atendente foi refeito (filtro Local; cancelado não conta mais como falta: % = compareceram ÷ (compareceram + faltaram)). Produtividade de Agendamento/Atendimento passou a contar agendamentos, não serviços — os números caem um pouco. Rotina de Acolhimento (#382) segue sem data.
Rotinas da equipeRelatórios → Rotina de Recepção e Rotina de Autorização (novos)São os relatórios operacionais das duas rotinas — a mesma lista que a equipe trabalha, agora como instrumento de supervisão.Cobre pelo relatório, não pela memória: "o relatório das 17h ainda mostra 4 itens" encerra qualquer discussão.
Resultado do mês (DRE) ✅ Novo — 29/09/2026Relatórios → DRE Gerencial
/portal/relatorios
DRE gerencial (#617, em produção desde 28/09): Receita líquida, Lucro bruto, Resultado operacional, Resultado líquido e % da receita líquida, mês a mês, por competência × caixa, com filtros de Unidade, Convênio, Centro de custo e Categoria; Ver lançamentos abre o detalhe de cada linha; exporta XLSX e imprime.O DRE só é tão bom quanto a classificação: garanta que o financeiro preencheu a coluna "Linha do DRE" em Financeiro › Categorias de Pagamento (sem ela, vale uma regra padrão pelo tipo de movimentação).
Onde está a maior parte do faturamento (regra 80/20) Novo — out/2026Relatórios → grupo Pareto (Curva ABC e 20 análises)
/portal/relatorios/pareto/curva-abc
Desde 21/10: escolha a análise (convênios, serviços, produtos, profissionais, especialidades, unidades, cidades e bairros, pacientes, glosas por motivo/convênio/serviço, despesas, compras, consumo de estoque) e a competência. A frase-resumo diz quantos itens geram 80% (ex.: "3 de 14 convênios (21,4%) geram 80,9% do faturamento"); a tabela mostra a classe A (até 80%), B (até 95%) e C; Exportar XLSX. Use líquido para descontar a glosa. A linha "Não identificado" é cadastro ou lançamento incompleto.Uma vez por mês: os convênios e serviços classe A merecem a negociação de tabela e a conferência de glosa primeiro. Glosas por motivo em classe A = treinar a equipe nesse motivo.
Caixa e faturamentoDashboard → Financeiro/Faturamento + Relatórios → Fluxo de CaixaEntradas, saldo do dia e situação das guias/lotes — a visão executiva de que o operacional está virando receita. ✅ Novo — ago/2026 A reconciliação do pré-faturamento foi entregue (#568/#569): o sistema cruza autorizado × agendado × atendido × faturado e mostra as divergências em área fixa, com opção de faturar a diferença preservando o histórico. E as glosas agora têm baixa automática do retorno TISS + relatório agregado (#586/#587) — cobre a revisão pelo relatório, não por planilha.Guia parada no pré-faturamento é atendimento feito e não cobrado — acompanhe com a rotina de Calendário de Faturamento.

6 Fechamento do dia — a liderança fecha por último

PassoOnde no Rabi (menu + rota)Como fazerDica de produtividade
Rodar a Rotina de FechamentoRelatórios → Rotina de Fechamento
/portal/relatorios
O relatório consolida o que precisa estar resolvido no fim do dia. Cada item aberto: ou é resolvido agora, ou cruza o dia com justificativa e responsável.Faça do relatório o ritual: equipe só encerra o expediente depois que a Rotina de Fechamento do seu setor está limpa.
Checklist das 4 rotinasBoard + telas de cada rotinaRecepção: divergências zeradas e caixa conferido. Sucesso: resgates e avisos trabalhados. Confirmação: dia seguinte 100% confirmado ou com ação. Autorização: zero pedidos parados, liberadas agendadas, orçamentos com próxima ação.São exatamente as seções de fechamento das outras rotinas — cada atendente fecha a sua; a liderança valida por amostragem, não refaz.
Investigar o que "ninguém sabe quem fez"Relatórios → Logs de Auditoria
/portal/relatorios/logs-auditoria
Filtre por data, usuário e ação — todo registro alterado tem autor e hora. Use para esclarecer, treinar e (quando preciso) responsabilizar. ✅ Novo — set/2026 Além dos Logs, o sistema ganhou uma Tela de Auditoria própria (#185), com consulta mais direta de quem fez o quê. ✅ Novo — 02/10/2026 No convênio, o botão Histórico mostra quem alterou cada aba (com "Ver campos alterados"). 🟠 Roadmap Com a #627 (Sprint 14), o log passa a guardar só o campo alterado (antes/depois, quem, quando) e salvar sem mudar nada deixa de gerar evento; as telas não mudam e o histórico antigo não será perdido.Log de auditoria é ferramenta de causa raiz, não de caça às bruxas: descubra o porquê antes do quem.
Manter o cadastro em dia para a IA (TalkMe) ✅ Novo — 30/09/2026Configurações → Colaboradores, grade do profissional e Configurações → ConvêniosSe a clínica usa a TalkMe (habilitada em Configurações › Parâmetros › Integrações, #597), a IA só oferece o que o cadastro mostra. Mantenha em dia: no cadastro do profissional, Atende convênio marcado em cada convênio que ele atende; na grade do profissional, os serviços cadastrados e os convênios configurados (Incluir/Excluir); no convênio, Utiliza nos serviços cobertos e, se usar, Atende nas especialidades; convênio ativo na unidade onde é atendido. Faltando algo, a IA responde que não há atendimento, mesmo que a recepção consiga agendar pela tela. Desde 30/09 a IA também checa a duração do serviço ao marcar, só oferece especialidades quando há grade que aceite o convênio, filtra horários pelo serviço e recusa serviço inativo. ✅ Novo — 09/10/2026 Desde 09/10 a IA usa a consulta única de disponibilidade (#633): numa chamada, sabe se há profissional da especialidade, que faz o procedimento, com agenda liberada para o convênio — por isso o cadastro em dia é decisivo. Não há tela de catálogo (#659). ✅ Novo — 14/10/2026 O catálogo considera o Farol (#664): a IA não oferece serviço que o Farol bloqueia ou que exige aprovação — esses a recepção agenda, com aprovação — e o painel, com convênio no filtro, esconde os bloqueados; os dados do catálogo já alimentam o painel Disponibilidade por Convênio da Agenda, que usa os convênios das Unidades do convênio. Atenção: a trava de especialidade do convênio no agendamento está desligada desde 06/10 — a recepção consegue agendar serviço de especialidade que o convênio não atende; cobre a conferência.Para mexer no convênio: Liberar para edição → alterar → Salvar no cabeçalho (desde 01/10 as abas só gravam no Salvar; ações em massa gravam na hora). Revise esses quatro pontos a cada convênio ou profissional novo — é o que evita a IA "dizer não" a um paciente que a clínica atende.
Manter as permissões da equipe em diaConfigurações → Colaboradores (perfis e permissões)
/portal/configuracoes/colaboradores
Revise periodicamente: com as permissões granulares (#395, set/2026), o acesso é controlado por funcionalidade e por ação (Visualizar, Criar, Alterar, Excluir — e, em Agendamento/Acolhimento/Confirmação e Atendimentos, as ações elevadas por colaborador: agir em registro de outro colaborador, Cancelar e Excluir em status final), com múltiplos perfis/grupos por usuário — o que ficou para trás foi o modelo de um papel fixo por usuário; as 4 ações VIEW/CREATE/UPDATE/DELETE continuam sendo a base. (Correção 30/09: Exportar, Imprimir e Autorizar não existem como ações de permissão. ✅ Atualização 13/10 desde 12/10 existe a ação ESTORNAR, só em CONTAS CAIXAS, junto com as outras 8 ações novas do financeiro.) Mantenha também os níveis de alçada compatíveis com a função. ✅ Novo — 01/10/2026 Salvar um perfil aplica a mudança a todos os colaboradores ativos dele ("Alteração aplicada a N usuário(s)"); salvar um colaborador muda só ele. ✅ Novo — 12/10/2026 O financeiro ganhou 9 ações em CONTAS CAIXAS (conferir, reabrir, receber em outra conta, alterar recebedor, baixa retroativa, conciliar, desconciliar, excluir comprovante, estornar) que ninguém recebe sozinho — libere para quem conduz o caixa. 🟠 Roadmap Em preparação: as permissões vão negar por padrão (#667) — confira desde já se o perfil de cada colaborador tem os módulos que ele usa. ✅ Atualização 15/10 a #667 foi fechada no GitLab, mas o "negar por padrão" não entrou: hoje quem não tem configuração num módulo continua vendo as telas. Entraram permissões em telas que estavam abertas (ex.: salvar glosa exige GLOSAS UPDATE; editar XML exige UPDATE em Administrar Lote ou Faturamento). Também desde 13–14/10: a senha e o e-mail de quem trabalha em mais de uma clínica só o próprio usuário troca ("Esqueci minha senha"); 5 senhas erradas de aprovação presencial em 15 min travam aquele aprovador por 15 min (use a aprovação remota); e a tela Configurações › Log de erros (só administrador) mostra os erros com o código que aparece na mensagem "(código XXXX)". Entrou/saiu gente do time = revisão no mesmo dia. O sistema opera com sessão única por usuário — nada de login compartilhado.Permissão sobrando é risco; permissão faltando é fila no seu colo (tudo vira aprovação sua). Ajuste a alçada para o time decidir o que é do tamanho dele.

📈 Como acompanhar seu trabalho — o ritual diário da liderança

⚠️ Erros comuns

ErroO que acontece / como corrigir
Aprovar alçada "no atacado" para desafogarA alçada existe para proteger margem e faturamento. Aprovação sem análise = farol de enfeite. Analise caso a caso; se o volume é grande demais, o problema é preço/alçada mal calibrados — ajuste a configuração, não o critério.
Deixar as pendências de alçada acumularemCada solicitação parada trava uma operação da equipe (orçamento bloqueado, edição esperando). Blocos fixos de aprovação resolvem; e as pendências de alçada agora aparecem na Central de Notificações (#559, set/2026).
Descobrir o problema no fim do diaBoard, fila de divergências e dashboards são tempo real — liderança que só olha às 18h gerencia o passado. Monitor com o board aberto muda o jogo.
Gerir por planilha paralelaPlanilha desatualiza na hora em que é salva. Os relatórios Rotina de Recepção/Autorização/Fechamento e os dashboards já são o quadro de gestão — cobre por eles.
"Uma aba do dashboard sumiu" (para alguém da equipe)Não é defeito: abas e atalhos são filtrados por permissão (ex.: sem permissão de ver o Financeiro, sem aba Financeiro). Ajuste o perfil se a pessoa realmente precisa ver.
Editar (ou mandar editar) um Atendido "por fora"Não existe "por fora": Atendido é bloqueado e toda alteração exige motivo + aprovação, com reflexo automático na autorização. É proteção do faturamento — use o fluxo, e investigue padrões repetidos de edição.
"Este registro foi alterado por outra pessoa"Não é defeito: desde 02/10 o sistema recusa gravar por cima do trabalho de outra pessoa. Oriente a equipe a recarregar a tela e refazer a alteração.
Ligar o Bloqueio do caixa no primeiro diaA equipe trava no balcão. Comece em Aviso, libere as permissões de quem confere e só depois passe para Bloqueio.
Logins compartilhados na equipeO sistema derruba a sessão anterior (sessão única) e o log de auditoria perde o sentido. Cada pessoa com seu usuário, seu perfil e sua alçada.
Cobrar produtividade sem fonteUse Ocupação, Produtividade da Agenda, Produtividade por Usuário (desde 14/10) e os relatórios de rotina — não invente número; diga o que é medido e o que ainda não é.