📞 Rotina de Confirmação de Agenda no Rabi
Confirmar 100% da agenda de amanhã (D-1) — deixando a automação fazer a primeira onda e ligando só para quem falta.
📌 Ficha da rotina
Quem executa: atendentes responsáveis pela confirmação (recepção ou equipe dedicada).
Quando: todo dia útil, para a agenda do dia seguinte (D-1); procedimentos complexos, com 2 dias de antecedência (D-2). Na sexta-feira, confirmar sábado + domingo + segunda de uma vez.
Objetivo: ao final do expediente, zero agendamento de amanhã sem status definido — Confirmado, Cancelado ou Remarcado (com tentativa de contato registrada).
Telas principais: Confirmação em massa /portal/agenda/confirmacao · Board da agenda /portal/agenda · Central de Notificações · Relatórios /portal/relatorios.
💡 Dica-chave da rotina
Deixe as notificações automáticas fazerem a 1ª onda. O Rabi envia lembrete de agenda por SMS e e-mail com link de confirmação — o paciente responde sozinho e o status atualiza na agenda. Seu tempo de telefone é precioso: ligue apenas para quem não respondeu e para os casos que merecem contato humano (primeira consulta, idosos, procedimentos com preparo).
📋 Fase 1 — Preparação: levantar a agenda de amanhã (D-1/D-2)
Antes de confirmar, saiba exatamente o que vai confirmar: quem está agendado, o que cada um vai fazer e o que ainda falta (autorização, orçamento, estoque).
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Levantar a agenda do dia seguinte | Menu Agenda/portal/agenda |
Navegue para o dia seguinte (D-1). O board mostra todos os agendamentos por status, com filtros por profissional, especialidade e unidade. | Procedimentos que dependem de autorização, preparo ou medicação: puxe também D-2, para ter tempo de reagir. |
| Gerar a lista de trabalho | Relatórios → Agenda/portal/relatorios |
Filtre por data (amanhã) e status Aguardando; o relatório traz CPF e celular de cada paciente e exporta CSV. | Essa é sua "lista de ligação" pronta, com telefone na frente — sem abrir ficha por ficha. |
| Checar pendências que impedem o atendimento | Board da agenda (D-1)/portal/agenda |
Agendamentos em Pendente (falta orçamento/autorização), coluna de autorizações pendentes e avisos "faltam X de Y" de produtos: acione a equipe de Autorização e Orçamento antes de confirmar o paciente. | Não confirme presença de quem não poderá ser atendido — resolva a pendência primeiro (ou remarque com antecedência, que é muito melhor do que na porta). |
🤖 Fase 2 — 1ª onda: notificações automáticas
A central de notificações do Rabi dispara os lembretes de agenda com link de confirmação. Sua tarefa aqui é monitorar o resultado, não enviar mensagem uma a uma.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Conferir os disparos automáticos | Central de Notificações (SMS + e-mail) | O sistema envia lembrete/confirmação de agenda com link: o paciente clica e confirma (ou sinaliza que não vem). Use os filtros de seleção de pacientes e a confirmação de envio para garantir que a régua do dia seguinte saiu. | Canais atuais: SMS e e-mail. WhatsApp automático é evolução futura do produto — não prometa esse canal ao paciente por enquanto. |
| Acompanhar quem respondeu | Board da agenda (D-1)/portal/agenda |
As respostas pelo link atualizam o status: quem confirmou aparece como Confirmado no board. Sobram no Aguardando os que não responderam. | Dê um prazo razoável (ex.: 2 horas após o disparo) antes de começar a ligar — muita gente confirma sozinha nesse intervalo. |
| Lembrar que o médico também é avisado | Central de Notificações → agenda do dia para médicos | Os profissionais recebem a agenda do dia contendo apenas os confirmados — mais um motivo para o status estar correto. | Status errado = médico com agenda errada na mão. A confirmação alimenta toda a clínica. |
🎯 Fase 3 — Priorização: quem recebe contato pessoal
Depois da onda automática, ordene a lista de ligações. Nem todo paciente tem a mesma urgência — e alguns merecem ligação mesmo que tenham confirmado pelo link.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Priorizar procedimentos críticos | Board da agenda + filtros/portal/agenda |
Ligue primeiro para: procedimentos com autorização/medicação envolvida, tratamentos seriados e pacientes de primeira consulta (orientar localização, documentos e horário de chegada). | Pacientes idosos ou com pouca intimidade com tecnologia: vá direto para a ligação, sem esperar o link. |
| Montar a fila de "não respondeu" | Relatórios → Agenda (status Aguardando)/portal/relatorios |
Reemita o relatório filtrado por Aguardando depois da janela da 1ª onda: essa é a fila exata de quem precisa de ligação. | Trabalhe do relatório (CSV) marcando linha a linha — nada de caderninho paralelo: o resultado final entra no sistema (Fase 4). |
| Respeitar horários de contato | — | Ligue apenas em horário comercial razoável e nunca à noite. Defina com a liderança a janela da sua clínica (ex.: 9h–19h) e registre-a como regra da equipe. | Na sexta-feira, confirme sábado + domingo + segunda de uma vez — ninguém precisa trabalhar no fim de semana para confirmar agenda. |
☎️ Fase 4 — Contato pessoal e registro do status
Cada contato termina com o status atualizado no Rabi. Confirmou? Confirmado. Não vem? Cancele ou remarque na hora. Não atendeu? Registre a tentativa e siga o protocolo.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Ligar / usar atendimento assistido | Telefone da clínica ou TalkMe (integração oficial do Rabi) | Clínicas com TalkMe ativado contam com telefonia/mensageria integrada e confirmação assistida por IA — o atendimento fica registrado e vinculado ao paciente. Sem TalkMe, ligue normalmente e registre o resultado no Rabi. | Ordem de tentativa que funciona: 1ª ligação → segunda tentativa após ~30 min → mensagem (SMS/e-mail) como último recurso do dia. |
| Confirmar em massa | Agenda → Confirmação/portal/agenda/confirmacao |
Na tela de confirmação em massa, selecione os pacientes que confirmaram e marque todos como Confirmado de uma vez. Também é possível confirmar individualmente pela grade ou pela edição do agendamento. | Faça as ligações em bloco e registre em bloco: 10 ligações → 1 passada na tela de confirmação em massa. |
| Aproveitar o contato (seriados) | Mesma ligação | Paciente de tratamento seriado: confirme também as próximas sessões ("confirmo amanhã — e quinta, posso confirmar também?"). Atualize todas na tela de confirmação. | Um telefonema, várias confirmações. É a ligação mais rentável do dia. |
🔄 Fase 5 — Reagendamento e cancelamento
Quando o paciente não pode vir, o objetivo muda: garantir a nova data antes de desligar e liberar o horário para outro paciente.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Remarcar na mesma ligação | Agendamento → Editar/portal/agenda/:id/editar |
Ofereça 2–3 opções de horário e remarque na hora. O agendamento remarcado aparece na grade com a cor do status normal — a grade continua legível. | Nunca desligue com "depois eu ligo para remarcar": a taxa de retorno dessas promessas é baixíssima. |
| Atenção ao remarcar retorno | Mesma tela/portal/agenda/:id/editar |
Ao remarcar um retorno, o sistema valida o prazo de retorno do convênio: dentro do prazo, o bloqueio impede que a remarcação vire (e seja cobrada como) nova consulta. | Se o aviso de bloqueio aparecer, ele está te salvando de uma glosa — remarque dentro do prazo ou oriente o paciente. |
| Cancelar corretamente | Agendamento → cancelar/portal/agenda |
Paciente não virá e não quis remarcar: marque Cancelado. Cancelado/não comparecido não consome sessão da autorização — mas só quando o status está certo no sistema. | Registre o motivo na observação: a equipe de Sucesso do Paciente usa isso para resgatar o paciente depois. |
| Preencher o horário vago | Board da agenda + contato ativo/portal/agenda |
Horário liberado: verifique se dá para antecipar um paciente de data futura ou encaixar quem está aguardando vaga. ✅ Novo — set/2026 A fila de espera nativa (#405) está em produção: ao surgir cancelamento, o sistema sugere o encaixe do próximo da fila direto na grade. | Use o botão "Agendar" na própria fila de espera — o agendamento sai preenchido, sem redigitar. Entregue no ciclo de setembro/2026; se ainda não apareceu no seu ambiente, chega na próxima atualização. |
🚫 Fase 6 — No-show: faltas do dia de hoje
A rotina de confirmação também olha para trás: quem faltou hoje precisa de contato hoje, enquanto o vínculo está quente.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Identificar os faltantes | Board da agenda (hoje) ou Relatórios → Agenda/portal/agenda · /portal/relatorios |
No fim do dia, filtre a agenda de hoje: quem ficou Confirmado/Aguardando sem virar Atendido é falta. Marque o status correto (Cancelado/Remarcado). | Falta marcada certa não consome autorização e não polui o relatório de comparecimento. |
| Ligar no mesmo dia | Telefone / TalkMe | Contate o faltante ainda hoje: entenda o motivo e ofereça nova data na mesma conversa, remarcando em /portal/agenda/:id/editar. |
Cada dia que passa reduz a chance de reagendar. No-show sem resgate é paciente (e receita) perdidos. |
🔒 Fase 7 — Fechamento da confirmação
A rotina só termina quando a agenda de amanhã está 100% definida.
| Passo | Onde no Rabi (menu + rota) | Como fazer | Dica de produtividade |
|---|---|---|---|
| Checagem final do board | Board da agenda (D-1)/portal/agenda |
Meta de fechamento: zero agendamento de amanhã em Aguardando sem tentativa registrada, e zero em Pendente sem responsável acionado. | O board é o seu checklist visual: coluna de Aguardando vazia = rotina cumprida. |
| Reportar o resultado | Relatórios → Agenda (CSV)/portal/relatorios |
Exporte a agenda de amanhã por status e repasse à liderança: confirmados × cancelados × não localizados, horários vagos preenchidos, pendências de autorização acionadas. | Número no lugar de "acho que está tudo confirmado": o CSV fecha a conversa em 1 minuto. |
📈 Como acompanhar seu trabalho
| Ferramenta | Onde | O que mostra |
|---|---|---|
| % de confirmados no board | Agenda/portal/agenda |
A proporção entre as colunas Confirmado e Aguardando do dia seguinte é o termômetro da rotina em tempo real. Antes de ir embora: Aguardando zerado (ou com tentativa registrada). |
| Relatório de Agenda (comparecimento) | Relatórios → Agenda/portal/relatorios |
Filtrado por período e status, mostra confirmados × atendidos × cancelados × remarcados — a taxa real de comparecimento. Exporta CSV para comparar semanas e medir o efeito das confirmações. |
| Relatório de Ocupação da Agenda | Relatórios → Ocupação da Agenda/portal/relatorios |
Quanto da agenda de cada profissional foi de fato ocupada — horários vagos por cancelamento sem reposição aparecem aqui. |
| Dashboard de Agendamentos | Dashboard → Agendamentos/dashboard/agendamentos |
Visão executiva da evolução de agendamentos e confirmações — a leitura que a liderança acompanha. |
⚠️ Erros comuns
| Erro | Consequência | Como evitar |
|---|---|---|
| Ligar para todo mundo, ignorando a automação | Horas de telefone desperdiçadas com quem já teria confirmado pelo link | 1ª onda é das notificações automáticas (SMS/e-mail com link); ligação só para quem não respondeu e para os casos priorizados. |
| Confirmar de boca e não registrar no sistema | Board errado, médico recebe agenda do dia incompleta (só confirmados), retrabalho de quem confere depois | Todo contato termina com status atualizado — de preferência em bloco, na tela /portal/agenda/confirmacao. |
| Confirmar presença de agendamento Pendente | Paciente vem e não pode ser atendido (sem autorização/orçamento) | Fase 1: checar pendências ANTES de confirmar; acionar Autorização e Orçamento com antecedência. |
| Desligar sem remarcar quem não pode vir | Horário vago + paciente que some do radar | Remarcação na mesma ligação, com 2–3 opções de horário (Fase 5). |
| Remarcar retorno ignorando o prazo do convênio | Nova consulta indevida → glosa | Respeitar o bloqueio de retorno do sistema; ele valida o prazo automaticamente. |
| Deixar a falta de hoje para resgatar "semana que vem" | Paciente perdido; tratamento seriado interrompido | Resgate de no-show no mesmo dia (Fase 6). |
| Marcar falta como "Atendido" ou deixar sem status | Autorização consumida indevidamente; relatórios de comparecimento sem valor | Status correto sempre: Cancelado/Remarcado. Cancelado e não comparecido não consomem sessão da autorização. |
| Prometer confirmação por WhatsApp automático | Expectativa que o sistema ainda não atende | Hoje os canais automáticos são SMS e e-mail; WhatsApp é evolução futura. TalkMe cobre telefonia/mensageria assistida onde estiver ativado. |
🔗 Para se aprofundar
Módulo: Agendamento (status, confirmação, board) — Lição completa: Agendamento — Notificações e TalkMe: Mapa de Integrações. Rotinas interligadas: Recepção · Sucesso do Paciente · Autorização e Orçamento.