👩💻 Manual do Operador — Guia por Perfil
Guia prático para novos funcionários aprenderem a operar o Sistema Rabi no dia a dia — organizado por cargo e função.
Seu Primeiro Dia
Bem-vindo ao Sistema Rabi. Este guia foi criado para você começar a trabalhar rapidamente, mesmo sem experiência no sistema. Localize seu cargo na tabela abaixo e vá direto para a seção correta:
Acesse o sistema pelo navegador em app.rabisistemas.com.br. Use o e-mail e senha que o administrador criou para você. Em caso de dúvida com a senha, clique em "Esqueci minha senha" na tela de login.
Recepcionista / Secretária
Você é a porta de entrada da clínica no sistema. Suas principais tarefas são: agendar consultas, cadastrar pacientes e realizar o check-in quando o paciente chegar.
Agendamento de Pacientes Tarefa diária
Para criar um novo agendamento:
- Acesse Agenda no menu lateral esquerdo
- Clique no horário desejado na grade ou no botão "+" no canto superior
- No campo paciente, digite o nome ou CPF para buscar
- Se o paciente não existir no sistema: clique em "Criar Paciente" e preencha no mínimo nome completo e CPF
- Selecione o convênio (ou "Particular"), a especialidade e o profissional
- Confira a data e horário, adicione observações se necessário
- Clique em Salvar
Data, hora, paciente, convênio, especialidade e profissional são sempre obrigatórios. O sistema não salva sem esses campos preenchidos.
Você agora pode localizar o paciente digitando parte do nome, telefone, e-mail ou CPF — a busca global encontra o cadastro mesmo com dados incompletos. Entregue no ciclo de julho/2026; se ainda não apareceu no seu ambiente, chega na próxima atualização.
Conforme a configuração da clínica, o sistema pode exigir orçamento aprovado e/ou autorização do convênio antes de concluir o agendamento (recurso parametrizável). Além disso, o agendamento de retorno é bloqueado fora do prazo configurado por convênio e serviço. Se aparecer um desses avisos, resolva a pendência (orçamento/autorização) ou confira o prazo de retorno antes de salvar. Entregue no ciclo de julho/2026; se ainda não apareceu no seu ambiente, chega na próxima atualização.
Confirmação de Consultas
Para confirmar várias consultas do dia de uma vez:
- Acesse Agenda → Confirmação em Massa
- Filtre pela data desejada
- Marque os pacientes que confirmaram presença
- Clique em Salvar — o status muda para "Confirmado"
Check-in / Acolhimento Tarefa diária
Quando o paciente chegar à clínica:
- Acesse Agenda → Acolhimento
- Localize o agendamento do paciente na listagem do dia
- Clique em "Check-in"
- O paciente entra automaticamente na fila de atendimento do médico
Cadastro de Paciente Completo
Para cadastrar um paciente pela primeira vez com todas as informações:
- Acesse Pacientes → Novo no menu lateral
- Preencha os campos obrigatórios: nome completo, CPF, data de nascimento, sexo
- Preencha os campos recomendados: telefone/celular, e-mail, endereço completo
- Se o paciente tem convênio: selecione o convênio, o plano e informe o número da carteirinha
- Clique em Salvar
| Campo | Obrigatório? | Observação |
|---|---|---|
| Nome completo | Sim | Como consta no documento |
| CPF | Sim | Usado para busca e identificação |
| Data de nascimento | Sim | Necessário para o prontuário |
| Sexo | Sim | — |
| Telefone / Celular | Recomendado | Para confirmação de consultas |
| Recomendado | Para envio de documentos | |
| Convênio + Carteirinha | Se tiver plano | Necessário para faturamento |
Situações Comuns
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| Paciente não aparece na busca | Buscar pelo CPF. Se não encontrar, cadastrar como novo paciente |
| Horário não está disponível | Verificar se o profissional tem agenda configurada para aquele dia em Configurações |
| Agendamento duplicado | Verificar na listagem da agenda filtrando por nome do paciente |
| Paciente quer cancelar | Clicar no agendamento na grade e alterar o status para "Cancelado" |
| Paciente quer remarcar | Clicar no agendamento, alterar status para "Remarcado", criar novo agendamento na data correta |
| Erro ao salvar agendamento | Verificar se todos os campos obrigatórios estão preenchidos (destaque em vermelho) |
Médico / Profissional de Saúde
Você usa o sistema principalmente para atender pacientes, preencher o prontuário eletrônico e emitir documentos médicos.
Acessar a Fila de Atendimento Tarefa diária
- No menu lateral, clique em Fila de Atendimento
- Você verá os pacientes do dia com nome, horário e status atual
- Clique em "Atender" no próximo paciente da fila
- O prontuário eletrônico do paciente será aberto automaticamente
Somente pacientes que passaram pelo acolhimento (check-in na recepção) aparecem na fila de atendimento. Se um paciente não estiver na fila, peça à recepção para realizar o check-in.
Pela Central de Notificações, o médico pode receber uma notificação com a agenda do dia (SMS/e-mail), sem precisar abrir o sistema para saber os horários. Peça ao gestor para habilitar. Entregue no ciclo de julho/2026; se ainda não apareceu no seu ambiente, chega na próxima atualização.
Preencher o Prontuário Tarefa diária
No prontuário de atendimento você pode registrar:
- Anamnese: queixa principal, história da doença atual, antecedentes
- CID-10: código do diagnóstico
- Procedimentos: procedimentos realizados na consulta
- Documentos: receitas, atestados, solicitações de exame, laudos
- Anexos: arquivos e imagens relacionados ao atendimento
- Preencha a anamnese no campo de texto principal
- Informe o CID-10 no campo de diagnóstico (busca por código ou nome)
- Selecione os procedimentos realizados na aba correspondente
- Para emitir documentos: clique em "Novo Documento" e selecione o tipo (receita, atestado, etc.)
- Revise as informações antes de finalizar
Finalizar o Atendimento
- Após preencher o prontuário, clique em "Finalizar Atendimento"
- O status do agendamento muda automaticamente para "Atendido"
- O prontuário fica salvo no histórico do paciente
- O paciente sai da fila de atendimento
O prontuário é salvo automaticamente ao clicar em "Finalizar Atendimento". Fechar a aba sem finalizar pode resultar em perda de dados preenchidos.
✅ Novo — jul/2026 O sistema agora exibe uma confirmação ao tentar sair de uma tela com alterações não salvas (guard de edição) — uma proteção extra contra perda de dados. Mesmo assim, sempre finalize o atendimento. Entregue no ciclo de julho/2026; se ainda não apareceu no seu ambiente, chega na próxima atualização.
Visualizar Histórico do Paciente
- Acesse Pacientes no menu lateral
- Busque o paciente pelo nome ou CPF
- Clique no nome do paciente para abrir o cadastro
- Na aba "Histórico de Atendimentos", veja todos os atendimentos anteriores
- Clique em qualquer atendimento para ver o prontuário completo
Financeiro / Faturamento
Você registra entradas e saídas, controla o caixa e gera relatórios financeiros da clínica.
Registrar Entrada (Recebimento) Tarefa diária
- Acesse Financeiro → Registros
- Clique em "Nova Entrada" (ou "Novo Recebimento")
- Selecione Receber de: Paciente, Convênio, Colaborador, etc.
- Informe a data, o valor e a conta/caixa de destino
- Selecione a categoria de pagamento (ex: Consulta Particular, Procedimento)
- Selecione o tipo de pagamento (PIX, Dinheiro, Cartão, etc.)
- Clique em Salvar
Registrar Saída (Pagamento)
- Acesse Financeiro → Registros
- Clique em "Nova Saída" (ou "Novo Pagamento")
- Selecione Pagar para: Fornecedor, Colaborador, Empresa, etc.
- Informe a data, o valor e a conta/caixa de origem
- Selecione a categoria (ex: Material de Escritório, Salário, Aluguel)
- Clique em Salvar
Verificar o Caixa do Dia Tarefa diária
- Acesse Financeiro → Contas e Caixas
- Veja o saldo atual de cada conta e caixa cadastrado
- Para relatório detalhado: acesse Relatórios → Fluxo de Caixa
- Filtre pela data desejada para ver entradas e saídas do período
Situações Comuns
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| Paciente pagou mas não aparece no caixa | Verificar em Registros se o lançamento foi salvo com a data e conta corretas |
| Lançamento com valor errado | Localizar em Financeiro → Registros, clicar no lançamento e editar ou excluir |
| Fechamento do caixa | Relatórios → Fluxo de Caixa — filtrar pelo período desejado |
| Fatura de convênio não gerada | Verificar em Faturamento → Pré-faturamento se os atendimentos foram processados |
| Glosa recebida do convênio | Acessar Faturamento → Glosas para registrar e acompanhar recursos |
Ao faturar, as guias vinculadas à mesma autorização são agrupadas automaticamente, reduzindo o retrabalho no fechamento de lotes. A autorização também passa a constar como "faturada" quando a guia dela é faturada. Entregue no ciclo de julho/2026; se ainda não apareceu no seu ambiente, chega na próxima atualização.
Gestor / Administrador
Você monitora indicadores, toma decisões estratégicas e mantém as configurações do sistema.
Dashboard — Visão Geral Uso diário
O Dashboard é a tela inicial do sistema. Acesse pelo menu principal clicando em Dashboard.
| Aba do Dashboard | O que mostra |
|---|---|
| Agendamentos | Volume de agendamentos por período, status e cancelamentos |
| Autorizações | Autorizações de convênio pendentes e aprovadas |
| Orçamentos | Orçamentos em aberto e convertidos |
| Produtos | Alertas de estoque mínimo e consumo |
| Financeiro | Resumo de entradas, saídas e saldo |
| Faturamento | Lotes em aberto e valores a receber de convênios |
Os orçamentos agora exibem um farol 🟢🟡🔴 com índice de resultado por convênio, serviço e produto. No vermelho, o sistema bloqueia a operação — a liberação exige um usuário de nível superior. Use o farol para evitar vender serviços com resultado negativo. Entregue no ciclo de julho/2026; se ainda não apareceu no seu ambiente, chega na próxima atualização.
Relatórios Gerenciais
Acesse Relatórios no menu lateral para obter dados consolidados:
| Relatório | Onde acessar | Para que serve |
|---|---|---|
| Agenda | Relatórios → Agenda | Todos os agendamentos com filtros por profissional, status, período |
| Ocupação de Agenda | Relatórios → Ocupação | Taxa de ocupação por profissional e sala |
| Produtividade | Relatórios → Produtividade | Atendimentos e repasses por profissional |
| Fluxo de Caixa | Relatórios → Fluxo de Caixa | Entradas e saídas por período e conta |
| Repasses Colaborador | Relatórios → Repasses | Valores a repassar para cada profissional |
| Mapa de Estoque | Relatórios → Estoque | Posição atual do estoque e itens críticos |
| Logs de Auditoria | Relatórios → Logs | Ações realizadas por cada usuário no sistema |
Gerenciar Usuários e Permissões
- Acesse Configurações → Colaboradores
- Localize o colaborador pelo nome
- Veja as informações de acesso e especialidades cadastradas
- O controle de permissões por módulo é feito pelo sistema SSO (Keycloak)
- Para ajustar permissões de acesso ou criar novos usuários, acione o suporte Rabi Sistemas
Conceda apenas as permissões necessárias para cada função. Recepcionistas não precisam de acesso ao financeiro. Médicos não precisam de acesso às configurações do sistema. Isso protege os dados dos pacientes.
Plano dos Primeiros 30 Dias
| Período | Foco | Responsável |
|---|---|---|
| Dias 1–7 | Configurar empresa, locais, colaboradores e pelo menos 1 convênio. Verificar acesso de todos os usuários. | Gestor + Suporte Rabi |
| Dias 8–14 | Treinar recepcionistas no agendamento, cadastro de pacientes e check-in. Testar o fluxo completo. | Gestor + Recepção |
| Dias 15–21 | Treinar equipe financeira nos lançamentos. Validar relatórios de fluxo de caixa com dados reais. | Gestor + Financeiro |
| Dias 22–30 | Treinar médicos no prontuário e na fila de atendimento. Validar fluxo completo do paciente. | Gestor + Médicos |
Atalhos e Dicas Rápidas
Os caminhos mais utilizados no sistema:
| O que fazer | Caminho no sistema | Perfil que usa |
|---|---|---|
| Novo agendamento | Agenda → clique no horário ou no botão "+" | Recepcionista |
| Buscar paciente | Pacientes → campo de busca (parte do nome, telefone, e-mail ou CPF — busca global ✅ Novo — jul/2026) | Todos |
| Check-in do paciente | Agenda → Acolhimento → Check-in | Recepcionista |
| Iniciar atendimento | Fila de Atendimento → "Atender" | Médico |
| Emitir receita/atestado | Prontuário → Novo Documento | Médico |
| Lançar recebimento | Financeiro → Registros → Nova Entrada | Financeiro |
| Ver saldo do caixa | Financeiro → Contas e Caixas | Financeiro / Gestor |
| Gerar relatório | Relatórios → escolher o tipo desejado | Financeiro / Gestor |
| Ver dashboard | Dashboard no menu principal | Gestor |
| Mudar minha senha | Menu superior (canto direito) → Minha Conta | Todos |
| Sair do sistema | Menu superior → Sair / Logout | Todos |
Consulte o manual completo por módulo nos links da barra lateral esquerda. Cada módulo tem uma seção de permissões e campos explicados em detalhes. Para suporte técnico, acesse app.rabisistemas.com.br.