📆 Rotina do Calendário de Faturamento no Rabi

Cada convênio tem a sua janela de entrega — e perder a janela é perder o faturamento do mês. Esta rotina mostra como transformar os prazos cadastrados nos convênios em um calendário mensal, e como cumprir esse calendário dentro do Rabi, semana a semana.

🗂️ Ficha da rotina

Quem executa: faturista / responsável pelo faturamento (com apoio do gestor financeiro).
Quando: ciclo mensal, com um ritual semanal fixo de conferência e fechamento + acompanhamento do retorno das operadoras.
Objetivo: entregar 100% das guias dentro da janela de cada convênio, sem glosa evitável e sem faturamento perdido por prazo vencido.
Telas principais: Configurações → Convênios · Pré-faturamento · Fechar Lotes · Administrar Lote · Gerar Contas a Receber · Glosas · Relatórios.

O que é o calendário de faturamento

Cada operadora define quando aceita receber as guias (a "janela de entrega": dias fixos do mês ou um prazo máximo após o atendimento), quando paga e até quando aceita recurso de glosa. O conjunto dessas datas, de todos os convênios da clínica, é o calendário de faturamento: o mapa que diz o que o faturista precisa fechar em cada semana do mês.

No Rabi, a fonte desse calendário é o cadastro do convênio — é lá que os prazos ficam registrados. A rotina, então, tem quatro partes: (1) manter os prazos configurados, (2) cumprir o ritual semanal de conferência e fechamento, (3) tratar o retorno da operadora (pagamentos e glosas) e (4) lidar com casos especiais, como a importação de XML de outro sistema.

⚠️ Regra de ouro

Entrega fora da janela = faturamento perdido ou empurrado para o mês seguinte. Muitas operadoras bloqueiam o portal depois do último dia da janela. Sempre confirme o cronograma vigente no portal de cada operadora — calendários mudam de ano para ano — e reflita qualquer mudança no cadastro do convênio no Rabi.

Fase 1 — Configurar os prazos no cadastro do convênio

Feito uma vez na implantação e revisado sempre que a operadora publicar um cronograma novo. É esta configuração que vira o calendário da clínica: os prazos cadastrados aqui alimentam a conferência do pré-faturamento e o controle de glosas.

Passo	Onde no Rabi	Como fazer	Dica de produtividade
1. Abrir o cadastro do convênio	Menu Configurações → Convênios `/portal/configuracoes/convenios`	Localize o convênio na lista e abra a edição.	Faça uma passada anual (virada de ano) em todos os convênios de uma vez — é quando as operadoras publicam cronogramas novos.
2. Preencher o prazo de entrega de guias	Campo Prazo de entrega de guias (dias) no cadastro do convênio	Informe o prazo máximo, em dias, que a operadora aceita receber guias após o atendimento. Se a operadora usa dias fixos do mês (ex.: do dia 01 ao 05), registre o limite e anote a janela na observação do convênio.	Este campo é a sua "data de corte". É a partir dele que você monta a tabela-modelo do calendário mensal (abaixo).
3. Preencher o prazo de pagamento	Campo Prazo de pagamento (dias)	Informe em quantos dias a operadora paga após receber o lote. É a sua previsão de entrada de caixa.	Com o prazo preenchido, o financeiro sabe quando cobrar a operadora por um lote não pago.
4. Preencher os prazos de recurso de glosa	Campos Limite de recurso de glosa e Prazo de pagamento de recurso de glosa (dias)	Registre até quantos dias você pode contestar uma glosa e em quanto tempo a operadora responde/paga o recurso.	Glosa não contestada dentro do prazo vira perda definitiva. Marque no calendário o "dia de recurso" de cada convênio.
5. Revisar prazos complementares	Mesmo cadastro: Prazo de retorno, Prazo de reajuste, Pagamento no ato?	Confira os demais prazos do contrato — retorno de consulta, reajuste da tabela e se o convênio paga no ato.	Use "Copiar de outro convênio" quando duas operadoras do mesmo grupo têm regras iguais.

💡 Dica

Os dias mais comuns de fechamento nas operadoras são em torno dos dias 28, 01, 05, 10 e 20 de cada mês. Se a sua clínica tem muitos convênios, configure lembretes (agenda pessoal ou mural da equipe) nesses dias, sempre validando contra os prazos cadastrados no Rabi.

Fase 2 — Ritual semanal: conferir, fechar, gerar

O erro clássico do faturamento é deixar tudo para a semana da entrega. O ritual semanal distribui o trabalho: toda semana você confere e fecha alguma coisa, e a semana da janela de cada convênio vira só o "apertar o botão".

Passo	Onde no Rabi	Como fazer	Dica de produtividade
1. Conferir as guias no pré-faturamento	Menu Faturamento → Pré-faturamento `/portal/guia2/list/pre-faturamento`	Filtre por convênio e período, abra as guias e revise: números de guia/autorização/senha, procedimentos, valores contra a tabela do convênio, CBOS, CID-10 e anexos. O sistema roda as validações da ANS e aponta o que falta. O salvamento é garantido — o Rabi confirma de fato a gravação de cada ajuste — e as anulações de produto/serviço/taxa são mantidas entre as sessões de conferência.	Confira por convênio, na ordem do calendário: primeiro o convênio cuja janela abre antes. Guia conferida hoje é glosa evitada no mês que vem.
2. Corrigir guias em lote	Pré-faturamento → correção em lote (por serviço, convênio e período)	Quando o mesmo erro se repete em várias guias (ex.: código de serviço errado para um convênio no mês inteiro), use a correção de guias em lote em vez de abrir uma a uma.	Antes de corrigir uma guia manualmente, pergunte-se: "esse erro está em quantas guias?" Se a resposta for "várias", vá direto para a correção em lote.
3. Fechar o lote na semana da janela	Menu Faturamento → Fechar Lotes `/portal/faturamento/fechar-lotes`	Selecione o convênio e o período de competência e feche o lote. O Rabi agrupa automaticamente as guias da mesma autorização, só permite inserir guias em lotes abertos, e grava um snapshot da quantidade faturada no fechamento — o retrato do que foi enviado fica preservado para auditoria.	Depois de fechado, as guias ficam bloqueadas para edição isolada. Feche o lote apenas quando a conferência do passo 1 estiver completa — reabrir lote exige permissão.
4. Gerar o XML TISS e o PDF por guia	No lote fechado: gerar XML TISS + PDF/digitalização completa dos documentos por guia	Gere o XML na versão TISS configurada para o convênio, valide e confira o hash. Gere também o PDF completo por guia (guia + anexos digitalizados) quando a operadora exigir documentação junto do XML. Envie pelo canal da operadora (portal, web-service ou o meio previsto em contrato) e guarde o protocolo.	O gerador de XML já passou por uma bateria de correções (quantidades, taxas, OPME, pacotes) — mesmo assim, revise a prévia antes do envio: o custo de conferir é minutos; o de reenviar, um mês.
5. Registrar o envio em Administrar Lote	Menu Lote → Administrar Lote `/portal/lote/administrar-lote`	Marque o lote como recebido pela operadora, registre a data e o protocolo de entrega. É daqui que você reabre um lote (com permissão), reemite o XML ou exporta a lista de guias.	Protocolo registrado no dia do envio = defesa pronta se a operadora alegar entrega fora do prazo.
6. Gerar as contas a receber	Menu Lote → Gerar Contas a Receber `/portal/lote/gerar-contas-a-receber`	Gere os lançamentos de contas a receber do lote. Eles aparecem no Financeiro (Registros, filtro "A Receber") com as parcelas e o vencimento previsto pelo prazo de pagamento do convênio.	Faça isso no mesmo dia do envio. Lote enviado sem contas a receber geradas é dinheiro que ninguém está esperando — e que ninguém vai cobrar.

✅ Novidades da Sprint 7 nesta fase ✅ Novo — ago/2026

Localizar guia pelo número (mãe e filha) já está disponível (#421) — ache a guia direto pelo número em vez de filtrar por convênio/período. A tela de lotes agora vem ordenada decrescente (#581) — os lotes mais recentes primeiro. E a reconciliação do pré-faturamento foi entregue (#568/#569, épico #572): o sistema cruza autorizado × agendado × atendido × faturado, mostra as divergências numa área fixa e permite faturar a diferença sem apagar o histórico. Entregue no ciclo de agosto/2026; se ainda não apareceu no seu ambiente, chega na próxima atualização.

Fase 3 — Retorno da operadora: baixa e glosas

Entregar é metade da rotina; a outra metade é conferir o que voltou. Quando a operadora processa o lote, ela devolve o demonstrativo com o que pagou e o que glosou.

Passo	Onde no Rabi	Como fazer	Dica de produtividade
1. Comparar o retorno com o que foi enviado	Faturamento → comparação com o XML do convênio para baixa	Importe/compare o XML de retorno do convênio com o lote enviado. O Rabi confronta item a item e aponta as diferenças entre o cobrado e o pago — é a base da baixa.	Use o snapshot do fechamento como referência: o que foi enviado está congelado, então toda diferença é da operadora, não de edição posterior.
2. Dar baixa no que foi pago	Menu Financeiro → Registros `/portal/financeiro/registros` (filtro "A Receber")	Localize as parcelas do lote e registre o recebimento (valor, data, conta). Pagamento menor que o esperado = baixa parcial, mantendo o saldo em aberto.	Baixa no dia em que o pagamento cai. Saldo em aberto sem explicação é o primeiro sinal de glosa não tratada.
3. Tratar as glosas	Menu Glosas `/portal/glosas`	Para cada item glosado, decida: contestar (abre recurso, dentro do prazo de recurso do convênio) ou aceitar (gera estorno). Acompanhe os status: pendente → em recurso → recuperada / aceita / definitiva.	Priorize pelo prazo: conteste primeiro as glosas do convênio cujo limite de recurso vence antes (o prazo está no cadastro do convênio — Fase 1).

✅ ENTREGUE — rework de Glosas (Sprint 7, 26/08) ✅ Novo — ago/2026

O rework de glosas foi entregue: fluxos de registro unificados (#585), baixa/glosa automática a partir do retorno TISS real (#586), relatório agregado por convênio/motivo/período (#587) e status de guia unificados (#588). Com isso, o passo 1 e o passo 3 desta fase ficam em grande parte automáticos — o sistema lê o retorno TISS e dá baixa/registra glosa sozinho; use o relatório agregado na revisão mensal. Entregue no ciclo de agosto/2026; se ainda não apareceu no seu ambiente, chega na próxima atualização — até lá, vale o procedimento manual descrito acima.

Fase 4 — Caso especial: importar XML de outro sistema

Se a clínica está migrando para o Rabi no meio de um ciclo de faturamento, ou se parte das guias foi produzida em outro sistema, você não precisa redigitar nada.

Passo	Onde no Rabi	Como fazer	Dica de produtividade
1. Importar o XML de faturamento externo	Faturamento → Importar XML de outro sistema	Importe o arquivo XML TISS gerado pelo sistema anterior. O Rabi faz o casamento automático das guias com os agendamentos e pacientes existentes.	Importe assim que receber o arquivo — quanto mais perto do atendimento, mais fácil resolver divergência de cadastro.
2. Conciliar o que não casou	Área de conciliação da importação	Revise os itens que o casamento automático não resolveu (paciente com nome divergente, serviço sem correspondência) e vincule manualmente.	Cada item conciliado ensina o mapeamento — as próximas importações do mesmo sistema casam cada vez mais sozinhas.
3. Seguir o fluxo normal	Pré-faturamento → Fechar Lotes → …	As guias importadas entram no mesmo ritual da Fase 2: conferência, lote, XML, envio e contas a receber. A importação também vincula os registros financeiros ao agendamento e à guia.	Trate guia importada como guia sua: ela passa pelas mesmas validações do pré-faturamento antes do lote.

Tabela-modelo: o calendário mensal do faturista

Monte o seu calendário a partir dos prazos cadastrados na Fase 1. O modelo abaixo é um exemplo genérico — troque "Convênio A/B/C" pelos seus convênios reais e ajuste os dias às janelas de cada contrato. A lógica é sempre a mesma: conferência antecipada, fechamento na janela, retorno e recurso no fim do ciclo.

Quando	Atividade	Onde no Rabi	Fonte do prazo
Semana 1 (dias 01–07)	Fechar e entregar os convênios com janela no início do mês (ex.: Convênio A, janela 01–05). Conferir no pré-faturamento as guias dos demais.	Pré-faturamento → Fechar Lotes → XML/PDF → Administrar Lote → Gerar Contas a Receber	Prazo de entrega de guias do Convênio A
Semana 2 (dias 08–14)	Fechar os convênios com janela até o dia 10/15 (ex.: Convênio B). Dar baixa nos pagamentos que chegaram; iniciar recurso das glosas com prazo curto.	Fechar Lotes · Registros (A Receber) · Glosas	Prazo de entrega do Convênio B · Limite de recurso de glosa
Semana 3 (dias 15–21)	Fechar os convênios com janela ~dia 20 (ex.: Convênio C). Conferir guias da segunda quinzena no pré-faturamento.	Fechar Lotes · Pré-faturamento	Prazo de entrega do Convênio C
Semana 4 (dias 22–fim)	Fechar os convênios "por prazo após atendimento" (sem dia fixo) cujas guias estão vencendo. Comparar retornos recebidos com o XML enviado; tratar glosas restantes; conferência prévia do mês seguinte.	Fechar Lotes · Comparação com XML do convênio · Glosas	Prazo de entrega (dias após atendimento) de cada convênio
Dia fixo de recurso (ex.: dia X de cada mês)	Revisão mensal de glosas: contestar tudo o que ainda está "pendente" e cujo prazo de recurso vence neste ciclo.	Glosas `/portal/glosas`	Limite de recurso de glosa de cada convênio
Todo dia	Baixa dos pagamentos do dia; olhada rápida no dashboard de faturamento.	Registros (A Receber) · Dashboard Faturamento	Prazo de pagamento de cada convênio

💡 Como preencher o seu

Para cada convênio ativo, pegue do cadastro no Rabi: prazo de entrega de guias (define a semana de fechamento), prazo de pagamento (define quando cobrar) e limite de recurso de glosa (define o dia de recurso). Imprima a tabela e deixe visível na mesa do faturamento — e atualize sempre que uma operadora publicar cronograma novo.

📈 Como acompanhar seu trabalho

Relatório Rotina de Fechamento (Menu Relatórios — /portal/relatorios): a visão da própria rotina — o que já foi fechado e o que ainda está pendente no ciclo. É o seu checklist oficial de fim de semana de trabalho.
Dashboard de Faturamento (/dashboard/faturamento): visão executiva de lotes, guias e valores por status — ideal para a passada diária de 2 minutos e para reportar ao gestor.
Relatório de Autorizações (Menu Relatórios): confira se todo atendimento que exigia autorização está com autorização válida antes de faturar — autorização vencida ou ausente é a glosa mais comum.
Farol serviços × convênio (relatório com farol, versão para impressão): mostra a situação de preço/margem de cada serviço em cada convênio (🟢🟡🔴🟣). Imprima e use na conferência do pré-faturamento para pegar valores fora da tabela antes da operadora pegar.

⚠️ Erros comuns

Erro	Consequência	Como o Rabi ajuda / como evitar
Faturar atendimento com autorização vencida ou ausente	Glosa quase certa do item (ou da guia inteira)	O pré-faturamento valida a autorização e o status FATURADA é controlado na tela de Autorizações; confira o Relatório de Autorizações antes de fechar o lote.
Fechar o lote fora da janela do convênio	Portal da operadora bloqueado; faturamento empurrado para o mês seguinte (ou perdido)	Mantenha o prazo de entrega de guias atualizado no cadastro do convênio e siga a tabela-modelo do calendário. Na dúvida, feche antes do último dia da janela — nunca no último.
Deixar toda a conferência para a semana da entrega	Conferência apressada → guias com erro → glosas em série	Ritual semanal (Fase 2): conferir toda semana, fechar na janela. A correção de guias em lote reduz o retrabalho quando o erro é repetido.
Tentar editar guia que já entrou em lote fechado	Edição bloqueada; risco de "corrigir" fora do que foi enviado	O Rabi bloqueia por desenho (e grava o snapshot do fechamento). Se precisar mesmo corrigir, reabra o lote em Administrar Lote — com permissão — e feche de novo.
Enviar o lote e não gerar as contas a receber	Ninguém cobra a operadora; pagamento atrasado passa despercebido	Gerar Contas a Receber no mesmo dia do envio; acompanhar os vencimentos em Registros (A Receber) e no Fluxo de Caixa.
Não tratar glosas dentro do prazo de recurso	Glosa vira perda definitiva de receita	Cadastre o limite de recurso de glosa no convênio e reserve um dia fixo do mês para a revisão de glosas em `/portal/glosas`.

🔗 Links úteis

Módulo Faturamento — telas e campos em detalhe
Módulo Financeiro — contas a receber e baixas
Lição completa: Faturamento TISS e Glosas — para certificação
Lição completa: Financeiro
Pré-requisitos de implantação — o que precisa estar cadastrado antes