🧾 Rotina de Emissão de NF — Particular no Rabi

Todo recebimento particular gera duas obrigações: registrar o dinheiro no sistema e emitir a nota fiscal de serviço. Esta rotina mostra como fazer as duas coisas de forma amarrada — o recebimento no Rabi e a NFS-e no emissor atual da clínica — sem deixar nota sem registro nem registro sem nota.

🗂️ Ficha da rotina

Quem executa: recepção/caixa (registro e recibo) e financeiro (emissão da NFS-e e conferência).
Quando: a cada recebimento particular, com conferência de caixa no fechamento do dia.
Objetivo: 100% dos recebimentos particulares registrados no Financeiro, com NFS-e emitida e o número da nota gravado no lançamento correspondente.
Telas principais: Financeiro → Registros (A Receber) · Contas e Caixas · Relatórios → Fluxo de Caixa · Dashboard Financeiro · + o portal da prefeitura/emissor de NFS-e da clínica (fora do Rabi, por enquanto).

🟠 Honestidade primeiro: o Rabi ainda NÃO emite NFS-e

Hoje o Rabi não emite nota fiscal. O módulo fiscal está em desenvolvimento: a emissão completa de NFS-e está na Sprint 9 "Plataforma + Grandes Features" (04–11/set). Até lá, a nota é emitida no portal da prefeitura ou no emissor que a clínica já usa, e o Rabi guarda o número da nota no lançamento financeiro. Veja o que vem por aí na seção roadmap fiscal e o detalhamento em Integrações — Notas Fiscais.

Como a rotina funciona hoje

Enquanto o módulo fiscal não chega, a rotina tem dois trilhos que andam juntos:

A amarração entre os dois trilhos é o número da nota gravado no lançamento — é ele que permite, meses depois, provar que aquele recebimento tem nota (e que aquela nota tem recebimento).

Fase 1 — Registrar o recebimento no Rabi (na hora do pagamento)

PassoOnde no RabiComo fazerDica de produtividade
1. Abrir um novo lançamento A Receber Menu Financeiro → Registros → "+ A Receber"
/portal/financeiro/registros/receber/criar		 Crie o registro do tipo RECEBIMENTO. Em "Receber de", escolha PACIENTE e busque pelo nome ou CPF. Atendimento particular finalizado no prontuário já gera o lançamento a receber automaticamente — nesse caso, localize-o na lista (filtro "A Receber") em vez de criar outro, para não duplicar.
2. Preencher os dados do recebimento Formulário do lançamento Informe data, valor (R$), Conta/Caixa onde o dinheiro entra, Categoria de pagamento (ex.: Consultas Particulares), Centro de custo e o Tipo de pagamento (Dinheiro, PIX, cartão…). Conta/caixa, categoria e centro de custo são obrigatórios — sem eles o lançamento não salva. Deixe esses cadastros prontos na implantação.
3. Registrar a baixa Mesmo lançamento (parcela) Como o pagamento é no ato, dê a baixa: valor recebido, data e conta/caixa. O status muda para Pago. Pagamento parcelado no cartão? Use Parcelamento AGRUPADO com o número de parcelas — o Rabi gera as duplicatas com os vencimentos.

Fase 2 — Emitir a NFS-e no portal da prefeitura / emissor atual

PassoOndeComo fazerDica de produtividade
1. Acessar o emissor da clínica Portal de NFS-e da prefeitura do município da clínica (ou o emissor/sistema do contador) Entre com o certificado ou login da clínica no emissor que ela já usa hoje. Cada município tem o seu portal — siga o procedimento definido com o contador. Deixe o atalho do portal salvo no navegador do caixa, junto com um passo a passo de 1 página combinado com o contador.
2. Emitir a nota do serviço Emissor (fora do Rabi) Informe o tomador (nome e CPF do paciente — copie do cadastro do paciente no Rabi), a descrição do serviço prestado, o valor efetivamente recebido e o código de serviço/alíquota definidos pelo contador. Use a busca global do Rabi (topo da tela) para achar o paciente e copiar CPF/nome sem sair da rotina. O valor da nota deve bater com o valor do lançamento da Fase 1.
3. Definir a periodicidade combinada Política da clínica O ideal é emitir no ato de cada recebimento. Se a clínica optar por emitir em bloco (ex.: fim do dia), a lista de referência é a tela de Registros do Rabi filtrada pelos recebimentos do dia. Emitir no ato evita o pior cenário: descobrir no fim do mês uma pilha de recebimentos sem nota.

Fase 3 — Amarrar a nota ao registro no Rabi

PassoOnde no RabiComo fazerDica de produtividade
1. Gravar o número da NFS-e no lançamento Financeiro → Registros → editar o lançamento
/portal/financeiro/registros		 Abra o lançamento do recebimento e preencha o campo Nota Fiscal com o número da NFS-e emitida. Faça na sequência da emissão, com o portal ainda aberto. Nota emitida + número não gravado = nota "perdida" na próxima conferência.
2. Guardar o PDF/comprovante da nota Cadastro do paciente → Anexos (ou a pasta fiscal da clínica) Baixe o PDF da NFS-e e arquive conforme a política da clínica — como anexo no cadastro do paciente no Rabi (suporta anexos) e/ou na pasta fiscal mensal usada pelo contador. Padronize o nome do arquivo: NFSE-numero-AAAA-MM-paciente.pdf. O contador agradece no fechamento do mês.

Fase 4 — Recibo para o paciente

PassoOndeComo fazerDica de produtividade
1. Entregar o comprovante ao paciente Emissor de NFS-e (a própria nota) ou recibo da clínica A NFS-e é o comprovante fiscal do paciente — envie o PDF ou o link de visualização por e-mail/mensagem. Se a clínica também emite recibo próprio (ex.: para reembolso de plano), entregue-o junto, com o mesmo valor e data. Paciente que pede recibo para reembolso quase sempre vai pedir de novo: anote a preferência nas observações do cadastro do paciente.

Fase 5 — Conferência diária do caixa

PassoOnde no RabiComo fazerDica de produtividade
1. Conferir os recebimentos do dia Financeiro → Registros (filtros: A Receber, data de hoje, status Pago)
/portal/financeiro/registros		 Liste os recebimentos do dia e confira contra o movimento físico: dinheiro na gaveta, comprovantes de PIX e de cartão. Cada linha paga deve ter um comprovante — e um número no campo Nota Fiscal. Conferência em dupla (quem operou o caixa + um segundo par de olhos) leva 10 minutos e elimina 90% das dores de cabeça.
2. Validar o saldo das contas/caixas Financeiro → Contas e Caixas
/portal/financeiro/contas-caixa		 Confira se o saldo do caixa físico e das contas bate com o esperado após os lançamentos do dia. Divergência = investigar hoje, não amanhã. O Histórico de Contas mostra a evolução do saldo por conta — use-o para achar o dia exato em que uma divergência começou.
3. Fechar o dia no Fluxo de Caixa Menu Relatórios → Fluxo de Caixa
/portal/relatorios		 Rode o Fluxo de Caixa do dia (filtro por data e conta) e confirme que entradas e saídas fecham com a conferência do passo 1. Dia fechado e conferido = mês que se fecha sozinho. Nunca deixe dois dias sem conferência acumularem.

🟠 O que vem por aí: módulo fiscal do Rabi (Sprints 8–9)

Roadmap — emissão de NFS-e dentro do Rabi (28/ago–11/set)

Quando o módulo fiscal entrar em produção, as Fases 2 e 3 desta rotina passam a acontecer dentro do Rabi. O que está planejado:

  • Emissão no ato do pagamento: ao registrar um recebimento no ato, o sistema pergunta se deseja emitir a nota e abre a tela já preenchida com os dados do paciente (podendo emitir em nome/CPF/CNPJ diferentes). A nota só sai após a confirmação do pagamento.
  • Modelos de nota configuráveis: a clínica cadastra modelos fiscais (definidos com o contador) e um padrão; serviços com tributação diferente usam modelo específico.
  • Área de manutenção de notas: acompanhar, cancelar, substituir, tratar pendências e obter o link de visualização para o paciente.
  • Integração via provedor: a emissão passa por um integrador fiscal escolhido pela clínica; o certificado digital fica no provedor, e o provedor cuida das regras de cada município — sem depender do portal de cada prefeitura.

Detalhes, prazos e configuração em Integrações — Notas Fiscais (NF-e e NFS-e). Até o módulo chegar ao seu ambiente, siga a rotina desta página.

📈 Como acompanhar seu trabalho

⚠️ Erros comuns

ErroConsequênciaComo evitar
Esquecer de registrar o nº da NF no lançamento Recebimento e nota ficam "soltos": conferência fiscal do mês vira caça ao tesouro, e o contador não consegue conciliar Regra da clínica: emitiu a nota, gravou o número no campo Nota Fiscal na sequência, antes de atender o próximo. A conferência diária (Fase 5) pega os esquecidos: linha paga sem número de nota = pendência do dia.
Fechar o dia sem conferir o caixa Divergências se acumulam e ficam impossíveis de rastrear semanas depois; risco de perda sem detecção Conferência diária obrigatória (Registros do dia + saldo das contas + Fluxo de Caixa) antes de encerrar o expediente — nunca deixar dois dias acumularem.
Emitir a nota com valor diferente do recebido Inconsistência fiscal e contábil; retrabalho de cancelamento/substituição da nota Emita a nota olhando o lançamento do Rabi (não de memória). O valor da NFS-e = valor do lançamento pago.
Duplicar o lançamento do recebimento Receita contada duas vezes; Fluxo de Caixa não fecha Antes de criar um "+ A Receber", verifique se o atendimento particular finalizado já gerou o lançamento automaticamente — use a lista com filtro pelo paciente.
Receber sem conta/caixa ou categoria corretas Relatórios e DRE distorcidos; dinheiro "na conta errada" Cadastros-mestre (contas/caixas, categorias, centros de custo) bem definidos na implantação e treinados com a equipe do caixa.