🧾 Rotina de Emissão de NF — Particular no Rabi

Todo recebimento particular gera duas obrigações: registrar o dinheiro no sistema e emitir a nota fiscal de serviço. Esta rotina mostra como fazer as duas coisas de forma amarrada — o recebimento e a emissão da NFS-e dentro do próprio Rabi (módulo fiscal completo em produção); o emissor externo fica apenas para quem ainda não ativou o módulo fiscal — sem deixar nota sem registro nem registro sem nota.

🗂️ Ficha da rotina

Quem executa: recepção/caixa (registro e recibo) e financeiro (emissão da NFS-e e conferência).
Quando: a cada recebimento particular, com conferência de caixa no fechamento do dia.
Objetivo: 100% dos recebimentos particulares registrados no Financeiro, com NFS-e emitida e o número da nota gravado no lançamento correspondente.
Telas principais: Financeiro → Registros (A Receber) · Financeiro → Contas Caixa (abas Contas e Turnos por atendente — o menu "Caixa" saiu em 22/10) e Conciliação Bancária · Módulo fiscal (NFS-e) · Relatórios → Fluxo de Caixa · Dashboard Financeiro · + o portal da prefeitura/emissor de NFS-e (apenas para clínicas que ainda não ativaram o módulo fiscal).

🟢 O Rabi já emite NFS-e — módulo fiscal completo em produção ✅ Novo — set/2026

A 1ª fase do módulo fiscal de NFS-e está em produção (set/2026): emissão no ato do pagamento (inclusive direto do agendamento/orçamento), por convênio, assíncrona, com IBS/CBS — o módulo é opt-in por clínica (ativa quem quiser, com taxa do módulo). ✅ Novo — 26/09/2026 Modelos de nota, gestão das notas (tela Notas NFS-e: cancelar, substituir, pendências) e onboarding fiscal estão em produção desde 22/09/2026 (épico #462) — o módulo fiscal está completo. Com o módulo ativo, siga a Fase 2 (emissão dentro do Rabi); apenas se a sua clínica ainda não ativou o módulo, use a Fase 2-alternativa (portal da prefeitura/emissor externo) e grave o número no lançamento do Rabi. Detalhes em Integrações — Notas Fiscais.

Como a rotina funciona hoje

Com o módulo fiscal ativo, a emissão acontece dentro do Rabi — no ato do pagamento (#467) ou direto do agendamento/orçamento (#594) — e a amarração entre recebimento e nota é automática. Sem o módulo ativo, valem os dois trilhos abaixo:

A amarração entre os dois trilhos é o número da nota gravado no lançamento — é ele que permite, meses depois, provar que aquele recebimento tem nota (e que aquela nota tem recebimento).

🧾 NFS-e: como funciona hoje (rotina oficial em revisão) Novo — out/2026

A rotina oficial de NFS-e está em revisão pelo time Rabi (ainda em definição: quando emitir a nota de convênio, nota × lote/pagamento, estorno e relatório nota × recebimento). Enquanto isso, com o módulo fiscal ativo, funciona assim (23/10/2026):

  • Particular: a nota é emitida automaticamente quando o pagamento fica todo pago. Orçamento parcelado: uma nota por parcela paga.
  • Convênio: a nota para a operadora é emitida à mão, na tela de notas.
  • Cancelamento: onde a prefeitura exige (ex.: DF), o cancelamento é feito no portal da prefeitura e o Rabi atualiza a nota ao sincronizar.
  • Lote de faturamento: o campo "NFS-e" do lote é preenchido à mão.

Ver o Roadmap.

Fase 1 — Registrar o recebimento no Rabi (na hora do pagamento)

PassoOnde no RabiComo fazerDica de produtividade
1. Abrir um novo lançamento A Receber Menu Financeiro → Registros → "+ A Receber"
/portal/financeiro/registros/receber/criar		 Crie o registro do tipo RECEBIMENTO. Em "Receber de", escolha PACIENTE e busque pelo nome ou CPF. Atendimento particular finalizado no prontuário já gera o lançamento a receber automaticamente — nesse caso, localize-o na lista (filtro "A Receber") em vez de criar outro, para não duplicar. ✅ Novo — 26/09/2026 Veio de orçamento? Todas as sessões usam uma só movimentação com o valor total do orçamento — receba nela, pela tela do orçamento ou no acolhimento (pago de um lado, aparece pago nos dois). Depois de pago, o valor do orçamento trava.
2. Preencher os dados do recebimento Formulário do lançamento Informe data, valor (R$), Conta/Caixa onde o dinheiro entra, Categoria de pagamento (ex.: Consultas Particulares), Centro de custo e o Tipo de pagamento (Dinheiro, PIX, cartão…). Conta/caixa, categoria e centro de custo são obrigatórios — sem eles o lançamento não salva. Deixe esses cadastros prontos na implantação. ✅ Novo — 29/09/2026 A categoria também decide em que linha o recebimento aparece no DRE Gerencial (coluna "Linha do DRE" em Financeiro › Categorias de Pagamento) — categoria certa = DRE certo.
3. Registrar a baixa Mesmo lançamento (parcela) Como o pagamento é no ato, dê a baixa: valor recebido, data e conta/caixa. O status muda para Pago. ✅ Novo — 12/10/2026 Se a clínica ligou o controle de caixa, a baixa pede o caixa aberto (janela "Abrir o caixa"). Anexe o comprovante pelo botão de anexo da parcela — abre Comprovantes da parcela (vários arquivos, ID da transação / Pix, NSU, Autorização do cartão e Recebido por). O sinal do pagamento parcial antecipado gera uma movimentação de recebimento própria, sem NFS-e — confira a emissão da nota do serviço no fechamento. Pagamento parcelado no cartão? Use Parcelamento AGRUPADO com o número de parcelas — o Rabi gera as duplicatas com os vencimentos. ✅ Novo — 13/10/2026 Paciente vai pagar depois por Pix? Com provedor Pix ativo, use o ícone Link de pagamento (Pix) na parcela em aberto: o pagamento dá baixa sozinho (ver Recepção).

Fase 2 — Emitir a NFS-e no Rabi (módulo fiscal ativo) ✅ Novo — set/2026

Com o módulo fiscal ativado (opt-in, módulo completo em produção), a nota sai de dentro do próprio Rabi — este é o caminho padrão da rotina.

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1. Emitir no ato do pagamento Registro do recebimento (Fase 1) → emissão de NFS-e (#467) Ao confirmar o recebimento, o sistema oferece a emissão da nota já preenchida com os dados do paciente (o tomador pode ser nome/CPF/CNPJ diferente do paciente). A nota só sai após a confirmação do pagamento e o processamento é assíncrono (#469), com acompanhamento. Emitir no ato elimina a pilha de recebimentos sem nota do fim do mês — a amarração nota × lançamento sai pronta.
2. Emitir direto do agendamento/orçamento Agendamento ou Orçamento → emissão de NFS-e (#594) A emissão também está disponível direto do agendamento e do orçamento — útil quando o fluxo financeiro nasce ali. ✅ Novo — 26/09/2026 Em orçamento 100% particular com financeiro próprio (criado a partir de 25/09), todas as sessões compartilham uma só cobrança e a nota das sessões sai pelo lado do orçamento, por parcela paga — sem duplicar nota a cada sessão. Orçamento misto (particular + convênio) ou sem financeiro próprio segue emitindo pela movimentação, como antes. Um único caminho do orçamento aprovado ao pagamento com nota: sem redigitar dados em tela nenhuma.
3. Acompanhar o processamento Módulo fiscal → acompanhamento da emissão Como a emissão é assíncrona, acompanhe o retorno do provedor (autorizada / pendência) — pendências, cancelamento e substituição da nota ficam na tela Notas NFS-e (#468, em produção desde 22/09/2026). A configuração fiscal é por clínica (#464) e o certificado fica no provedor plugável (#463) — sem portal de prefeitura. Já compatível com a Reforma Tributária IBS/CBS (#470). Pendência de emissão se resolve no dia — nota pendente esquecida vira o mesmo problema da nota não emitida.

Fase 2-alternativa — Portal da prefeitura / emissor externo (sem o módulo ativo)

Apenas para clínicas que ainda não ativaram o módulo fiscal: a nota é emitida fora do Rabi e o número é gravado no lançamento (Fase 3).

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1. Acessar o emissor da clínica Portal de NFS-e da prefeitura do município da clínica (ou o emissor/sistema do contador) Entre com o certificado ou login da clínica no emissor que ela já usa hoje. Cada município tem o seu portal — siga o procedimento definido com o contador. Deixe o atalho do portal salvo no navegador do caixa, junto com um passo a passo de 1 página combinado com o contador.
2. Emitir a nota do serviço Emissor (fora do Rabi) Informe o tomador (nome e CPF do paciente — copie do cadastro do paciente no Rabi), a descrição do serviço prestado, o valor efetivamente recebido e o código de serviço/alíquota definidos pelo contador. Use a busca global do Rabi (topo da tela) para achar o paciente e copiar CPF/nome sem sair da rotina. O valor da nota deve bater com o valor do lançamento da Fase 1.
3. Definir a periodicidade combinada Política da clínica O ideal é emitir no ato de cada recebimento. Se a clínica optar por emitir em bloco (ex.: fim do dia), a lista de referência é a tela de Registros do Rabi filtrada pelos recebimentos do dia. Emitir no ato evita o pior cenário: descobrir no fim do mês uma pilha de recebimentos sem nota.

Fase 3 — Amarrar a nota ao registro no Rabi

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1. Gravar o número da NFS-e no lançamento Financeiro → Registros → editar o lançamento
/portal/financeiro/registros		 Abra o lançamento do recebimento e preencha o campo Nota Fiscal com o número da NFS-e emitida. Faça na sequência da emissão, com o portal ainda aberto. Nota emitida + número não gravado = nota "perdida" na próxima conferência.
2. Guardar o PDF/comprovante da nota Cadastro do paciente → Anexos (ou a pasta fiscal da clínica) Baixe o PDF da NFS-e e arquive conforme a política da clínica — como anexo no cadastro do paciente no Rabi (suporta anexos) e/ou na pasta fiscal mensal usada pelo contador. Padronize o nome do arquivo: NFSE-numero-AAAA-MM-paciente.pdf. O contador agradece no fechamento do mês.

Fase 4 — Recibo para o paciente

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1. Entregar o comprovante ao paciente Emissor de NFS-e (a própria nota) ou recibo da clínica A NFS-e é o comprovante fiscal do paciente — envie o PDF ou o link de visualização por e-mail/mensagem. Se a clínica também emite recibo próprio (ex.: para reembolso de plano), entregue-o junto, com o mesmo valor e data. Paciente que pede recibo para reembolso quase sempre vai pedir de novo: anote a preferência nas observações do cadastro do paciente.

Fase 5 — Conferência diária do caixa

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1. Conferir os recebimentos do dia Financeiro → Contas Caixa (aba Turnos por atendente) Novo — out/2026
/portal/financeiro/contas-caixa · ou Financeiro → Registros		 ✅ Novo — 12/10/2026 Com o controle de caixa ligado: o turno do atendente (Contas Caixa › Turnos por atendente) lista os recebimentos sem comprovante (anexe até aparecer "Tudo comprovado") e o resumo por forma de pagamento; o atendente faz o Fechar caixa com contagem cega e o líder confere em Contas Caixa › Turnos por atendente. Sem o controle: liste os recebimentos do dia em Registros e confira contra o movimento físico. Em qualquer caso, cada linha paga deve ter um comprovante — e um número no campo Nota Fiscal. Conferência em dupla (quem operou o caixa + um segundo par de olhos) leva 10 minutos e elimina 90% das dores de cabeça.
2. Validar o saldo das contas/caixas Financeiro → Contas e Caixas
/portal/financeiro/contas-caixa		 Confira se o saldo do caixa físico e das contas bate com o esperado após os lançamentos do dia. Divergência = investigar hoje, não amanhã. O Histórico de Contas mostra a evolução do saldo por conta — use-o para achar o dia exato em que uma divergência começou.
3. Fechar o dia no Fluxo de Caixa Menu Relatórios → Fluxo de Caixa
/portal/relatorios		 Rode o Fluxo de Caixa do dia (filtro por data e conta) e confirme que entradas e saídas fecham com a conferência do passo 1. Dia fechado e conferido = mês que se fecha sozinho. Nunca deixe dois dias sem conferência acumularem.
4. Conciliar com o extrato do banco ✅ Novo — 12/10/2026 Financeiro → Conciliação Bancária
/portal/financeiro/conciliacao-bancaria		 Importe o extrato OFX do banco e concilie os PIX, cartões e transferências com as sugestões do sistema (Conciliar / Baixar e conciliar); tarifa bancária pode ser ignorada com motivo. É por arquivo OFX — não há ligação automática com o banco (Open Finance é roadmap). ✅ Atualização 15/10 a tela Financeiro › Contas Conectadas (Open Finance) já aparece, mas o módulo nasce desligado, é adicional (cobrado por conta conectada) e depende do time Rabi — 🟡 Chegando (módulo adicional); siga pelo OFX. Pix recebido por link de pagamento já entra baixado sozinho. O relatório Conciliação: pago × conciliado mostra o que ainda não bateu com o banco.

🟢 Módulo fiscal do Rabi — completo em produção ✅ Novo — set/2026

Emissão de NFS-e dentro do Rabi — o que já funciona

Com o módulo fiscal ativado na clínica (é opt-in, com taxa do módulo), as Fases 2 e 3 desta rotina passam a acontecer dentro do Rabi. O que já está em produção (set/2026):

  • Emissão no ato do pagamento (#467): ao registrar um recebimento no ato, o sistema oferece a emissão da nota já preenchida com os dados do paciente (podendo emitir em nome/CPF/CNPJ diferentes — tomador diferente do paciente). A nota só sai após a confirmação do pagamento. Também funciona direto do Agendamento e do Orçamento (#594).
  • Emissão por convênio (#466) e processamento assíncrono com acompanhamento (#469), já compatível com a Reforma Tributária IBS/CBS (#470).
  • Integração via provedor plugável (#463): o certificado digital fica no provedor, que cuida das regras de cada município — sem depender do portal de cada prefeitura. Configuração fiscal por clínica (#464).

✅ Novo — 26/09/2026 Em produção desde 22/09/2026 (épico #462 — módulo completo): modelos de nota configuráveis (#465 — padrão da clínica + por serviço), área de gestão/manutenção das notas — cancelar, substituir, pendências, histórico (#468, tela Notas NFS-e; também pela API externa) — e checklist de onboarding fiscal (#472). Detalhes e configuração em Integrações — Notas Fiscais (NF-e e NFS-e). Enquanto a sua clínica não ativa o módulo, use a Fase 2-alternativa desta página.

📈 Como acompanhar seu trabalho

⚠️ Erros comuns

ErroConsequênciaComo evitar
Esquecer de registrar o nº da NF no lançamento Recebimento e nota ficam "soltos": conferência fiscal do mês vira caça ao tesouro, e o contador não consegue conciliar Regra da clínica: emitiu a nota, gravou o número no campo Nota Fiscal na sequência, antes de atender o próximo. A conferência diária (Fase 5) pega os esquecidos: linha paga sem número de nota = pendência do dia.
Fechar o dia sem conferir o caixa Divergências se acumulam e ficam impossíveis de rastrear semanas depois; risco de perda sem detecção Conferência diária obrigatória (Registros do dia + saldo das contas + Fluxo de Caixa) antes de encerrar o expediente — nunca deixar dois dias acumularem.
Emitir a nota com valor diferente do recebido Inconsistência fiscal e contábil; retrabalho de cancelamento/substituição da nota Emita a nota olhando o lançamento do Rabi (não de memória). O valor da NFS-e = valor do lançamento pago.
Excluir um recebimento pago para "corrigir" ✅ Novo — 12/10/2026 Desde 12/10 o sistema bloqueia a exclusão de movimentação com parcela paga Correção é por Estornar (Histórico da Conta, feito pelo líder, com motivo): lança a devolução e mantém a original no histórico. Se já havia NFS-e, cancele ou substitua a nota na tela Notas NFS-e.
Duplicar o lançamento do recebimento Receita contada duas vezes; Fluxo de Caixa não fecha Antes de criar um "+ A Receber", verifique se o atendimento particular finalizado já gerou o lançamento automaticamente — use a lista com filtro pelo paciente.
Receber sem conta/caixa ou categoria corretas Relatórios financeiros, fluxo de caixa e DRE gerencial (#617, em produção desde 28/09/2026) distorcidos; dinheiro "na conta errada" Cadastros-mestre (contas/caixas, categorias, centros de custo) bem definidos na implantação e treinados com a equipe do caixa.